革命历史档案著录细则

革命历史档案著录细则一、总则1.目的本细则旨在规范革命历史档案的著录工作，使档案信息得以准确、系统地揭示和存储，便于档案的管理、检索、利用和交流，充分发挥革命历史档案的作用。2.适用范围本细则适用于各级各类档案馆（室）对革命历史档案的著录。革命历史档案是指反映新民主主义革命、社会主义革命和建设时期的档案。3.著录原则客观性原则：著录应依据档案的实际内容，如实反映档案的特征，不得随意歪曲或增减。准确性原则：著录项目应填写准确、完整，数据应真实可靠，避免出现错误或遗漏。一致性原则：对于同一类型的档案，著录格式、内容和方法应保持一致，以确保著录信息的可比性和规范性。实用性原则：著录应充分考虑档案的利用需求，便于检索和查询，提高档案的利用效率。二、著录项目与标识符号1.著录项目档号：档案馆（室）赋予每份档案的唯一标识符，通常由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。题名：档案的标题，应照实抄录，一般包括责任者、事由和文种等要素。责任者：对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，如机关、组织、人物等。时间：档案形成的时间，一般采用公元纪年，具体到年、月、日。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值确定的保管时间，如永久、长期、短期等。密级：档案的保密等级，如绝密、机密、秘密等。来源：档案的形成单位或部门。内容提要：对档案内容的简要概括，应准确反映档案的核心内容和主要信息。主题词：能够概括档案主题的规范化词汇，一般从《中国档案主题词表》等词表中选取。2.标识符号为了便于著录和计算机处理，著录项目之间使用特定的标识符号分隔。常用的标识符号有："="：用于分隔档号中的不同层次，如全宗号=目录号=案卷号=件号。"："：用于分隔题名与责任者、时间等项目，如题名：[具体题名]：责任者：[具体责任者]。"/"：用于分隔责任者之间，如责任者：[张三/李四]。"；"：用于分隔并列的著录项目，如时间：[1945年10月1日]；保管期限：[永久]。"，"：用于分隔主题词之间，如主题词：[革命历史；档案管理；史料研究]。三、档号著录1.全宗号全宗号是档案馆（室）对其所接收的各立档单位档案进行分类编号的标识。全宗号应按照有关规定进行编制，一般采用数字或字母与数字相结合的方式。2.目录号目录号是全宗内档案分类的标识，用于区分不同的案卷目录。目录号应根据全宗内档案的分类体系进行编制，一般采用数字表示。3.案卷号案卷号是案卷目录内每一案卷的顺序编号，用于标识同一目录下的不同案卷。案卷号应按照案卷的排列顺序依次编制，一般采用数字表示。4.件号件号是案卷内每份文件的顺序编号，用于标识同一案卷内的不同文件。件号应按照文件的排列顺序依次编制，一般采用数字表示。档号著录时，应按照全宗号=目录号=案卷号=件号的格式填写，例如：001=002=003=004。四、题名著录1.题名的选取应优先选取档案本身的题名作为著录依据。如果档案没有题名或题名不完整、不准确，应根据档案内容重新拟写题名，并在题名后加注"[拟]"字样。2.题名的著录格式题名著录应按照"题名：[具体题名]：责任者：[具体责任者]"的格式填写。例如：题名：[关于土地改革工作的报告]：责任者：[XX县人民政府]。3.题名中责任者的著录责任者应著录全称或通用简称，不得使用简称或省略。如果责任者有多个，应按照档案原件的顺序依次著录，中间用"/"分隔。例如：责任者：[中国共产党XX市委宣传部/XX市文化局]。五、责任者著录1.责任者的确定责任者是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。应根据档案的实际内容和来源，准确确定责任者。2.责任者的著录格式责任者著录应按照"责任者：[具体责任者]"的格式填写。例如：责任者：[毛泽东]。3.多个责任者的著录如果档案有多个责任者，应按照档案原件的顺序依次著录，中间用"/"分隔。例如：责任者：[周恩来/朱德/刘少奇]。4.机关团体责任者的著录机关团体责任者应著录全称或通用简称，不得使用简称或省略。如果机关团体名称发生变化，应在首次著录时注明原名，并在括号内加注现名。例如：责任者：[中华苏维埃共和国临时中央政府（现称：中华苏维埃共和国中央政府）]。六、时间著录1.时间的确定时间是指档案形成的时间，一般采用公元纪年，具体到年、月、日。应根据档案的形成时间准确填写，不得随意更改或推算。2.时间的著录格式时间著录应按照"时间：[具体时间]"的格式填写。例如：时间：[1949年10月1日]。3.跨年文件的著录对于跨年形成的文件，应著录文件的起止时间，中间用""连接。例如：时间：[1948年12月1949年1月]。七、保管期限著录1.保管期限的划分保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保存的档案是指具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保存的档案是指在较长时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年；短期保存的档案是指在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年以下。2.保管期限的著录格式保管期限著录应按照"保管期限：[具体保管期限]"的格式填写。例如：保管期限：[永久]。八、密级著录1.密级的确定密级是指档案的保密等级，应根据档案的内容和有关保密规定确定。密级分为绝密、机密、秘密三种。2.密级的著录格式密级著录应按照"密级：[具体密级]"的格式填写。例如：密级：[机密]。九、来源著录1.来源的确定来源是指档案的形成单位或部门。应根据档案的实际内容和来源，准确填写档案的来源。2.来源的著录格式来源著录应按照"来源：[具体来源]"的格式填写。例如：来源：[XX县档案局]。十、内容提要著录1.内容提要的编写要求内容提要应准确概括档案的核心内容和主要信息，字数一般控制在100字至300字之间。编写内容提要应突出重点，语言简洁明了，避免使用过于冗长或模糊的表述。2.内容提要的著录格式内容提要著录应按照"内容提要：[具体内容提要]"的格式填写。例如：内容提要：[该档案为XX地区土地改革运动的相关文件，包括土地分配方案、农民诉苦材料等，反映了土地改革运动的全过程和取得的成果。]十一、主题词著录1.主题词的选取主题词应从《中国档案主题词表》等词表中选取，也可根据档案的实际内容和主题，参考相关的专业词表或工具书进行选取。主题词应准确、规范、简洁，能够概括档案的主题内容。2.主题词的著录格式主题词著录应按照"主题词：[具体主题词]"的格式填写，多个主题词之间用"，"分隔。例如：主题词：[革命历史，档案管理，史料研究]。3.主题词的标引规则专指性原则：优先选取与档案主题内容最直接、最准确的主题词进行标引。组配原则：当单个主题词不能准确表达档案主题时，可以采用主题词组配的方式进行标引。组配应遵循逻辑关系，确保组配后的主题词能够准确反映档案的主题内容。上位词和下位词原则：如果没有合适的专指性主题词，可以选取上位词进行标引；如果需要更详细地表达档案主题，可以选取下位词进行标引。十二、著录工作的组织与实施1.著录人员的要求著录人员应具备档案专业知识和一定的文化素养，熟悉档案著录的相关规定和方法。著录人员应认真负责，保证著录信息的准确性和完整性。2.著录工作的流程档案整理：在进行著录之前，应对档案进行系统的整理，包括分类、编号、编目等，确保档案的有序化和规范化。著录准备：著录人员应熟悉档案的内容和相关背景资料，准备好著录所需的工具和材料，如著录卡片、计算机等。著录操作：著录人员应按照著录细则的要求，对档案的各项著录项目进行准确填写和录入，确保著录信息的质量。校对审核：著录完成后，应对著录信息进行认真的校对和审核，检查著录项目是否完整、准确，数据是否真实可靠，标识符号是否使用正确等。发现问题应及时进行修改和补充。数据存储：校对审核无误后，应将著录信息按照规定的格式存储到计算机或其他存储设备中，建立档案著录数据库，以便于检索和利用。3.著录工作的质量控制为了保证著录工作的质量，应建立健全质量控制制度，加强对著录工作的监督和检查。具体措施包括：定期培训：定期组织著录人员进行业务培训，提高著录人员的业务水平和操作技能。质量抽检：定期对著录信息进行抽检，检查著录质量是否符合要求，发现问题及时进行整改。考核评价：建立著录人员考核评价机制，对著录人员的工作质量和工作效率进行考核评价，激励著录人员