存货管理内控制度

存货管理内控制度一、总则1.目的为了加强公司存货管理，确保存货的安全完整，提高存货运营效率，保证财务信息的真实可靠，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各子公司的存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的管理与控制。3.定义存货是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等，包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品以及周转材料等。二、职责分工1.采购部门负责存货采购计划的制定与执行，选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购存货的质量、数量和交货期符合要求。2.仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作，建立存货台账，定期盘点存货，保证存货的安全完整和账实相符。3.生产部门根据销售订单和生产计划，合理安排生产，控制在产品数量和质量，及时办理在产品的入库、领用等手续。4.销售部门负责市场销售预测，制定销售计划，签订销售合同，及时办理产成品的出库、销售等手续，跟踪货款回收情况。5.财务部门负责存货的核算与监督，定期与仓储部门核对存货账目，参与存货盘点工作，对存货管理中发现的问题提出财务建议。6.质量检验部门负责对采购的存货进行质量检验，确保入库存货符合质量标准，对生产过程中的在产品和产成品进行质量抽检，防止不合格产品流入市场。三、存货采购控制1.采购计划采购部门应根据公司的销售计划、生产计划、库存状况等因素，结合市场供求情况和价格变动趋势，定期编制存货采购计划。采购计划应明确采购存货的品种、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并经相关部门审核批准。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商，并建立供应商档案。定期对供应商进行考核评价，对于不符合要求的供应商，应及时调整或淘汰。3.采购合同签订采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购存货的品种、规格、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经法律部门或法律顾问审核，确保合同的合法性、合规性和有效性。4.采购执行与验收采购部门应按照采购合同的要求，及时组织存货的采购，并跟踪采购进度，确保按时到货。存货到货后，采购部门应通知仓储部门和质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关质量标准对存货进行检验，检验合格的存货方可办理入库手续；检验不合格的存货，应及时与供应商协商处理。仓储部门应根据验收结果，对合格的存货办理入库手续，填写入库单，并登记存货台账。入库单应包括存货的名称、规格、数量、供应商等信息。四、存货存储控制1.仓库规划与布局仓储部门应根据公司存货的特点和管理要求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、在产品区、产成品区、合格品区、不合格品区等，并设置明显的标识。仓库应具备必要的仓储设施和设备，如货架、货柜、托盘、叉车、搬运工具等，确保存货的安全存储和便于管理。2.存货入库管理存货入库时，仓储部门应核对入库单与采购合同、发票等相关凭证的一致性，确保入库存货的品种、规格、数量、质量等符合要求。对入库的存货应进行妥善存放，按照分类、分区的原则进行摆放，并做好标识。对于贵重物品、易燃易爆物品、易腐蚀物品等特殊存货，应采取特殊的存储措施。3.存货保管与养护仓储部门应建立存货保管制度，定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全完整。发现存货有损坏、变质、过期等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。根据存货的特性和存储要求，做好存货的养护工作，如防潮、防虫、防火、防盗等。对于需要特殊养护条件的存货，应配备相应的设施和设备，并严格按照规定进行操作。4.存货存储限制仓储部门应严格控制存货的存储数量，避免存货积压或缺货。对于积压存货，应及时分析原因，并采取相应的处理措施，如促销、退货、报废等。建立存货库存预警机制，设定合理的库存上下限。当存货库存达到预警线时，仓储部门应及时通知采购部门或相关部门进行处理。五、存货发出控制1.领料管理生产部门根据生产计划和实际需要，填写领料单，注明领用存货的品种、规格、数量、用途等信息。领料单应经相关负责人审核批准。仓储部门根据审核后的领料单，办理存货发出手续，发放存货，并在领料单上签字确认。同时，应登记存货台账，减少库存数量。2.销售发货管理销售部门根据销售合同和客户订单，填写发货单，注明发货存货的品种、规格、数量、客户名称等信息。发货单应经相关负责人审核批准。仓储部门根据审核后的发货单，组织存货发货，确保发货的准确性和及时性。发货时，应核对发货单与销售合同的一致性，并做好发货记录。对于发出的存货，仓储部门应及时办理出库手续，开具出库单，并登记存货台账。出库单应包括存货的名称、规格、数量、客户等信息。3.发出存货成本核算财务部门应按照规定的成本核算方法，对发出存货的成本进行核算。发出存货成本的计算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经相关部门批准，并在财务报表附注中予以说明。定期对发出存货的成本进行核对和分析，确保成本核算的准确性和合理性。六、存货盘点控制1.盘点计划财务部门应会同仓储部门等相关部门，定期制定存货盘点计划，明确盘点的范围、时间、方法、人员分工等内容。盘点计划应经公司管理层批准。盘点范围应涵盖公司所有的存货，包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品以及周转材料等。盘点时间应选择在财务报表结账日前，以确保账实相符。2.盘点实施按照盘点计划，组织相关人员进行存货盘点。盘点人员应认真核对存货的品种、规格、数量、质量等信息，并做好盘点记录。在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并编制盘盈盘亏报告表。盘盈盘亏报告表应包括存货的名称、规格、数量、盘盈盘亏金额、原因分析等内容。3.盘点结果处理财务部门应根据盘盈盘亏报告表，进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。对于盘盈的存货，应冲减当期管理费用；对于盘亏的存货，应根据不同原因分别计入管理费用、营业外支出等科目。对盘点中发现的存货管理问题，如存货积压、毁损、丢失等，应及时进行分析和总结，提出改进措施，加强存货管理。定期对存货盘点结果进行分析和评估，检查盘点计划的执行情况和盘点方法的合理性，不断完善存货盘点制度。七、存货核算与财务监督1.存货核算财务部门应按照国家统一的会计制度和公司的财务管理制度，对存货进行准确的核算。存货核算应包括存货的采购成本、加工成本、其他成本以及存货的收发存情况等。建立健全存货核算账簿，及时记录存货的增减变动情况，并定期与仓储部门核对存货账目，确保账账相符。2.财务监督财务部门应加强对存货管理各环节的财务监督，定期对存货采购、存储、发出、盘点等情况进行检查和分析，发现问题及时提出整改意见。参与存货采购合同的审核，对合同中的价格条款、付款方式等进行审查，确保公司利益不受损害。对存货盘点结果进行审核，确保盘点数据的真实性和准确性，并监督盘点结果的处理情况。八、信息系统控制1.存货管理信息系统建设公司应建立完善的存货管理信息系统，实现存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的信息化管理。存货管理信息系统应具备数据录入、查询、统计、分析等功能，能够实时反映存货的库存状况和变动情况。加强存货管理信息系统的安全防护，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。定期对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。2.信息传