会议管理规定110401

会议管理规定110401一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司级会议、部门级会议、项目会议等。（三）会议原则1.精简高效原则：会议应注重实效，精简会议流程，减少不必要的环节，提高会议效率。2.目标明确原则：每次会议都应有明确的主题和目标，确保参会人员清楚会议要解决的问题。3.充分准备原则：会议组织者和参会人员应提前做好准备工作，确保会议顺利进行。4.责任落实原则：会议形成的决议和任务应明确责任人，确保执行到位。二、会议分类及组织（一）公司级会议1.总经理办公会会议召集：由总经理召集，总经理办公室负责组织。参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人。会议内容：研究公司战略规划、重大决策、重要人事任免、年度预算等重大事项。会议频率：原则上每周[X]次，如有需要可临时召开。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知，明确会议时间、地点、议题等。议题准备：参会人员提前准备议题，提交总经理办公室汇总。会议召开：按照议程进行讨论，形成会议决议。会议纪要：总经理办公室负责整理会议纪要，经总经理审核后发布。2.公司年度工作会会议召集：由总经理召集，总经理办公室负责组织。参会人员：公司全体员工。会议内容：总结上一年度工作，部署本年度工作任务。会议频率：每年年初召开一次。会议流程：会议通知：提前[X]周发布会议通知。工作报告准备：各部门提前准备工作报告。会议召开：总经理作年度工作报告，各部门汇报工作，进行分组讨论。会议决议：形成年度工作目标和任务，明确责任部门和责任人。会议纪要：总经理办公室负责整理会议纪要，经总经理审核后发布。（二）部门级会议1.部门例会会议召集：由部门负责人召集并主持。参会人员：部门全体员工。会议内容：总结部门上周工作，安排本周工作任务，沟通协调部门内部工作事宜。会议频率：原则上每周[X]次。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知。工作汇报：员工汇报上周工作进展和本周工作计划。问题讨论：针对工作中存在的问题进行讨论，提出解决方案。工作安排：部门负责人明确本周工作重点和任务分工。会议记录：指定专人负责会议记录，形成会议纪要，部门内部留存。2.部门专题会会议召集：根据工作需要，由部门负责人或相关人员召集。参会人员：与专题相关的人员。会议内容：针对部门特定工作专题进行深入讨论和研究，提出解决方案和措施。会议频率：根据工作需要适时召开。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员等。专题汇报：相关人员汇报专题工作进展情况。讨论研究：参会人员围绕专题进行讨论，提出意见和建议。形成决议：明确专题工作的下一步计划和责任人。会议记录：指定专人负责会议记录，形成会议纪要，报部门负责人审核后留存。（三）项目会议1.项目启动会会议召集：由项目经理召集，项目团队成员及相关部门人员参加。会议内容：介绍项目背景、目标、范围、进度计划、团队成员职责等，宣布项目正式启动。会议频率：项目启动阶段召开一次。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知。项目介绍：项目经理介绍项目基本情况。团队组建：明确项目团队成员及职责分工。目标与计划：阐述项目目标、进度计划和里程碑。沟通机制：建立项目沟通机制。会议记录：形成会议纪要，项目团队成员签字确认。2.项目周会会议召集：由项目经理召集，项目团队成员参加。会议内容：总结项目上周工作进展，分析存在的问题，安排本周工作任务。会议频率：原则上每周[X]次。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知。工作汇报：项目团队成员汇报上周工作完成情况。问题分析：对工作中出现的问题进行分析讨论。本周安排：明确本周工作任务和目标。风险预警：识别项目潜在风险并提出应对措施。会议记录：形成会议纪要，项目团队成员签字确认。3.项目里程碑会议会议召集：由项目经理召集，项目团队成员、相关部门负责人及公司领导参加。会议内容：对项目里程碑的完成情况进行评估和总结，研究解决项目推进过程中的重大问题，部署下一阶段工作任务。会议频率：在项目关键里程碑节点召开。会议流程：会议通知：提前[X]天发布会议通知。里程碑汇报：项目经理汇报里程碑完成情况。成果展示：相关人员展示项目成果。问题讨论：对项目存在的问题进行深入讨论，提出解决方案。决策部署：明确下一阶段工作目标、任务和责任人。会议记录：形成会议纪要，经参会领导审核后发布。三、会议准备（一）会议发起1.会议发起部门或个人应填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议目的、议程安排等内容。2.《会议申请表》经部门负责人或相关领导审批后，提交至会议组织部门。（二）会议通知1.会议组织部门根据审批后的《会议申请表》，提前发布会议通知。2.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程安排、会议要求等信息。3.对于重要会议，应提前[X]天发布通知；对于一般性会议，应提前[X]天发布通知。4.会议通知可通过邮件、即时通讯工具、公司内部办公系统等方式发布。（三）参会人员准备1.参会人员应提前了解会议主题和议程，做好相关资料和数据的准备。2.对于需要汇报工作的参会人员，应准备好详细的工作报告，确保内容准确、条理清晰。3.如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适的人员代替参会。（四）会议资料准备1.会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如报告、文件、图表等。2.会议资料应提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好讨论准备。3.对于临时增加的会议资料，应在会议前及时发放给参会人员。（五）会议场地准备1.根据会议规模和要求，选择合适的会议场地。2.会议场地应提前进行布置，确保环境整洁、舒适，设备设施正常运行。3.准备好会议所需的文具、茶水、音响、投影仪等物品。四、会议召开（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议场地，在会议签到表上签到。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，统计参会人数，确保会议按计划召开。（二）会议主持1.会议主持应提前熟悉会议议程和参会人员情况，确保会议顺利进行。2.会议主持应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，控制会议节奏和时间。3.对于会议中出现的争议和分歧，会议主持应及时协调解决，确保会议达成共识。（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程和要求，有序发言，表达自己的观点和意见。2.发言应简洁明了，重点突出，避免冗长和无关的内容。3.对于重要问题的发言，应提供充分的依据和数据支持。（四）会议讨论1.会议讨论应围绕会议主题展开，鼓励参会人员充分发表意见和建议，进行深入的交流和探讨。2.会议组织者应引导讨论方向，避免出现跑题和混乱的情况。3.对于讨论中提出的问题和建议，应及时进行记录和整理。（五）会议决策1.对于需要决策的事项，会议组织者应根据讨论结果，提出决策建议，提交参会领导或相关决策机构进行决策。2.决策应遵循民主集中制原则，充分听取各方意见，确保决策的科学性和合理性。3.决策结果应明确责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。（六）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录，确保记录内容准确、完整。2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、议程安排、发言内容、讨论结果、决策事项等内容。3.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录完成后应及时整理和归档。五、会议纪要（一）纪要撰写1.会议结束后，会议组织者应及时撰写会议纪要。2.会议纪要应客观、准确地反映会议内容和讨论结果，突出重点和关键决策。3.会议纪要应语言简洁、条理清晰，避免使用模糊和歧义的表述。（二）纪要审核1.会议纪要初稿完成后，应提交会议组织者或相关领导进行审核。2.审核人员应重点审核会议纪要的内容是否准确、完整，逻辑是否清晰，语言是否规范。3.对于审核中发现的问题，应及时反馈给会议组织者进行修改。（三）纪要发布1.审核通过的会议纪要应及时发布给参会人员和相关部门。2.会议纪要可通过邮件、公司内部办公系统等方式发布。3.对于重要会议的会议纪要，应进行存档，以便日后查阅和参考。六、会议跟进与执行（一）任务分解1.会议形成的决议和任务应进行详细的分解，明确责任部门和责任人。2.责任部门和责任人应根据任务分解情况，制定具体的工作计划和时间表。（二）进度跟踪1.会议组织者应定期对会议决议和任务的执行情况进行跟踪和检查。2.责任部门和责任人应及时向会议组织者汇报任务执行进度，反馈执行过程中遇到的问题和困难。（三）协调解决1.对于任务执行过程中出现的问题和困难，会议组织者应及时协调相关部门和人员进行解决。2.相关部门和人员应积极配合，共同推进任务的顺利执行。（四）结果反馈1.任务完成后，责任部门和责任人应及时向会议组织者反馈任务完成情况和结果。2.会议组织者应对任务完成情况进行评估和总结，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求的时间到达会议场地，不得迟到、早退。2.如有特殊情况需要请假，应提前向会议组织者请假，并得到批准。（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议秩序，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。2.会议期间应将手机调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会议室外接听。（三）尊重他人1.参会人员应尊重他人的发言和意见，不得打断他人发言，不得进行人身攻击和恶意诋毁。2.对于不同的观点和意见，应通过理性的讨论和交流来解决，不得情绪化表达。