物资集中采购管理办法

物资集中采购管理办法一、总则（一）目的为规范公司物资（设备）集中采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证物资（设备）质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、下属各单位物资（设备）的集中采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购活动应公开采购信息、采购程序和采购结果，接受公司内部和外部监督。2.公平竞争原则：给予所有符合条件的供应商平等参与竞争的机会，不得歧视任何一方。3.公正原则：采购决策应公正，按照事先设定的标准和程序进行评审和选择。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、组织机构及职责（一）集中采购领导小组1.组成：由公司领导及相关部门负责人组成。2.职责审议集中采购管理制度、政策和年度采购计划。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。（二）集中采购工作小组1.组成：由采购部门牵头，相关技术、质量、法务等部门人员组成。2.职责负责制定和执行集中采购具体工作流程和操作规范。组织实施物资（设备）采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。对采购项目进行跟踪和协调，确保采购任务按时完成，质量符合要求。（三）采购部门职责1.负责收集采购需求，编制采购计划，组织采购实施。2.建立和维护供应商数据库，开展供应商评估和管理。3.负责采购合同的起草、签订、执行和归档。4.协调采购过程中的内部沟通与外部联络。（四）技术部门职责1.提供物资（设备）技术要求和标准，参与技术评标。2.协助解决采购过程中的技术问题，对采购物资（设备）进行技术验收。（五）质量部门职责1.制定物资（设备）质量检验标准和验收程序。2.参与采购过程中的质量评审，负责到货物资（设备）的质量检验和验收。（六）法务部门职责1.审查采购合同条款，提供法律意见和风险防范建议。2.处理采购过程中的法律纠纷。三、采购计划管理（一）采购需求收集1.各部门应根据工作需要，定期向采购部门提交物资（设备）采购需求计划，详细说明物资（设备）的名称、规格型号、数量、技术要求、预计使用时间等。2.采购部门应主动与各部门沟通，了解采购需求变化情况，及时更新采购需求信息。（二）采购计划编制1.采购部门根据收集到的采购需求，结合公司库存情况、资金状况和市场供应情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购物资（设备）的名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容，并经相关部门审核后报集中采购领导小组审批。（三）采购计划调整1.因工作需要确需调整采购计划的，由需求部门提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经采购部门审核后报集中采购领导小组审批。2.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，并对采购工作进行相应调整。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入标准和程序，明确供应商的资质要求、业绩要求、生产能力、质量保证能力等条件。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件，经采购部门审核合格后纳入供应商数据库。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。2.评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等多种形式，评估结果作为供应商选择和管理的重要依据。（三）供应商分类管理1.根据供应商评估结果，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，具有良好的信誉和较强的供应能力，可作为主要合作对象，给予优先采购、价格优惠等政策。B类供应商为合格供应商，供应能力和信誉一般，可作为常规合作对象。C类供应商为不合格供应商，存在质量问题或其他不良记录，应限制合作或淘汰。2.采购部门对不同类别的供应商采取不同的管理措施，定期对供应商类别进行调整。（四）供应商淘汰1.对于出现严重质量问题、交货期严重延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时将其列入淘汰名单，并停止与其合作。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得重新进入公司供应商数据库。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的物资（设备）采购项目。2.采购部门应按照相关法律法规和公司规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的物资（设备）采购项目。2.采购部门应向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织投标、开标、评标、定标等活动。（三）竞争性谈判1.适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的物资（设备）采购项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的物资（设备）采购项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的物资（设备）采购项目；不能事先计算出价格总额的物资（设备）采购项目。2.采购部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用于只能从唯一供应商处采购的物资（设备）采购项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资（设备）采购项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的物资（设备）采购项目。2.采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资（设备）采购项目。2.采购部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购实施（一）采购文件编制1.根据采购方式和采购项目特点，采购部门编制采购文件，包括招标文件、投标邀请书、竞争性谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购物资（设备）的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的准确性和完整性。（二）采购信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在公司内部网站、相关行业媒体等渠道发布招标公告或投标邀请书，公开采购信息。2.对于其他采购方式，采购部门应向符合条件的供应商直接发出采购文件。（三）投标（响应）文件接收与评审1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点接收供应商的投标（响应）文件，并进行登记和编号。2.成立评标（评审）小组，按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人。（四）定标与合同签订1.集中采购领导小组根据评标（评审）小组推荐的中标（成交）候选人，确定中标（成交）供应商。2.采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资（设备）名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门负责起草，经法务部门审核后，报公司法定代表人或其授权代表签订。2.合同签订前，采购部门应确保合同条款符合采购文件要求，明确双方的权利和义务，避免合同风险。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行工作，及时验收采购物资（设备），反馈使用情况。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划和相关财务处理。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料归档保存，建立合同档案管理制度，便于查询和追溯。八、验收管理（一）验收标准制定质量部门根据物资（设备）技术要求和相关标准，制定验收标准和验收程序，明确验收内容、验收方法、验收人员等。（二）验收组织实施1.采购物资（设备）到货前，采购部门应通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。2.到货后，由质量部门组织需求部门等相关人员按照验收标准进行验收，验收合格后方可办理入库手续。（三）验收结果处理1.验收合格的物资（设备），采购部门应及时办理入库手续，并通知财务部门进行账务处理。2.验收不合格的物资（设备），采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取换货、补货、退货等措施，直至验收合格。如供应商未能按时解决问题，采购部门可按照合同约定追究供应商的违约责任。九、付款管理（一）付款申请1.采购物资（设备）验收合格后，供应商应向采购部门提交付款申请单，注明合同编号、物资（设备）名称、规格型号、数量、金额、付款方式等内容，并附上发票、验收报告等相关证明文件。2.采购部门对付款申请单进行审核，确认无误后提交财务部门。（二）付款审批财务部门按照公司财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。（三）付款方式1.采购合同应明确付款方式，一般包括预付款、货到付款、验收合格付款、质保期满付款等。2.财务部门应根据采购合同约定的付款方式和时间，按时支付货款，确保公司信誉。十、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对物资（设备）集中采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.公司纪检监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。（二）供应商监督1.采购部门应建立供应商监督机制，定期收集供应商和用户的反馈意见，对供应商的供应行为进行监督评价。2.对于供应商的违规行为，采购部门应