北京首信公司印章管理办法

北京首信公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强北京首信公司（以下简称"公司"）印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、全资子公司、控股子公司的各类印章管理。（三）印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担义务的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定业务场景，代表法定代表人个人意志的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务的印章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。5.部门章：各部门为履行职责而使用的印章，如行政章、业务章等。6.其他专用章：根据公司业务需要特别设定的专用印章，如发票专用章等。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.因工作需要刻制印章，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核、分管领导批准。2.申请表经批准后，由行政管理部门统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.刻制的印章必须符合国家法律法规及相关规定，确保印章质量和安全性。（二）启用1.新印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知印章使用部门。2.印章使用部门在收到新印章后，应填写《印章启用登记表》，注明启用日期、使用范围等信息，并将登记表交行政管理部门存档。3.新印章启用前，应在行政管理部门的监督下，在印模登记簿上预留印模。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全存放。2.不同种类的印章应分别保管，避免相互混淆。3.严禁将印章交与非授权人员代管或使用。（二）保管职责1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由合同管理部门指定专人保管。4.部门章由各部门负责人指定专人保管。5.其他专用章根据其用途由相关业务部门指定专人保管。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、带锁的文件柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火设施。3.印章保管人员因特殊原因暂时离岗时，应将印章交与部门负责人指定的临时保管人员，并办理交接手续。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外发布的重要文件、函件、合同协议、授权委托书等。2.法定代表人章：用于需要法定代表人签字的文件、票据、授权书等。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.合同专用章：用于签订各类合同、协议等法律文件。5.部门章：用于本部门职责范围内的文件、通知、报告等内部事务处理。6.其他专用章：按照其特定用途使用。（二）使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息。用印文件应内容完整、格式规范，经相关部门负责人审核、签字确认。涉及重大事项或金额较大的用印，还需经分管领导或总经理批准。2.审核审批印章保管人员收到《印章使用申请表》后，应认真审核用印申请内容是否合规、手续是否齐全。对于不符合规定的用印申请，印章保管人员有权拒绝用印，并说明理由。审核通过后，按照审批权限提交相应领导审批。3.用印登记经审批同意用印后，印章保管人员在《印章使用登记簿》上进行详细登记，记录用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、批准人等信息。4.用印操作印章保管人员在用印时，应确保用印位置准确、清晰，符合文件要求。用印完成后，应在文件上加盖印章，并在印章旁加盖骑缝章（如有需要）。用印过程中应注意保护印章，避免印章损坏或污染。（三）特殊情况用印1.紧急情况下无法提前办理用印审批手续的，申请人应电话向批准人说明情况，经同意后先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.因工作需要携带印章外出使用的，由申请人填写《印章外出使用申请表》，注明外出事由、外出时间、携带印章种类等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，由印章保管人员专人携带印章外出，并做好印章使用记录和安全防护措施。五、印章的变更与废止（一）变更1.印章的名称、规格、样式等发生变更时，由需求部门填写《印章变更申请表》，说明变更原因及内容，并经部门负责人审核、分管领导批准。2.申请表经批准后，行政管理部门按照印章刻制流程办理变更手续。3.印章变更后，应及时更新印模登记簿，并通知相关部门和人员。（二）废止1.因公司机构调整、业务变更等原因，不再使用的印章，由使用部门填写《印章废止申请表》，注明废止原因及印章名称、规格等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，交行政管理部门统一封存。2.行政管理部门对废止印章进行登记造册，并定期进行清理销毁。3.印章废止后，应及时通知相关部门和人员停止使用，并收回已发放的相关文件和凭证。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.行政管理部门负责对公司印章管理工作进行定期监督检查，确保印章管理规范、安全。2.内部审计部门有权对印章使用情况进行不定期审计，发现问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合要求、存放环境是否安全等。2.印章使用流程执行情况，是否严格按照规定进行用印申请、审核审批、登记等操作。3.印章使用记录是否完整、准确，是否存在违规用印行为。（三）违规处理1.对于发现的印章管理违规行为，行政管理部门应及时责令整改，并对相关责任人进行批评教育。2.对于因违规用印给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的责任，情节严重的将移交司法机关处理。七、附则（一）解释权本办法由公司行政管理部门负责解释。（二）修订与生效