某房产公司印章管理制度

某房产公司印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，防范风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的所有印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。3.印章管理原则印章管理遵循"谁保管、谁负责"的原则，严格执行审批程序，确保印章使用的合法性、真实性和安全性。二、印章的种类及用途1.公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等，具有最高的法律效力。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同的法律效力。3.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章用于特定的财务文件、授权委托书等，代表法定代表人的个人意志。5.部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部文件、通知、报表等，不得对外使用。三、印章的刻制与启用1.印章刻制（1）因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报总经理批准。（2）申请部门持经批准的《印章刻制申请表》到公安机关指定的刻章单位刻制印章。2.印章启用（1）新刻印章启用前，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，经总经理批准后启用。（2）行政部门负责将新印章的印模留存备案，并将印章发放给使用部门或个人。四、印章的保管1.保管原则（1）实行专人保管制度，每枚印章必须指定一名责任心强、业务熟悉的人员负责保管，印章保管人对印章的安全和正确使用负责。（2）印章保管人不得将印章转借他人使用，不得擅自委托他人代管印章。（3）印章保管人因请假、出差等原因不能履行保管职责时，应提前办理印章交接手续，由行政部门指定临时保管人。2.保管地点（1）公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章应存放在公司保险柜内，由专人负责保管。（2）部门章由各部门自行保管，存放于安全可靠的地方。3.保管要求（1）印章保管人应妥善保管印章，确保印章不受损坏、遗失或被盗用。（2）如发现印章损坏、遗失或被盗用，应立即向行政部门报告，并采取相应的措施，如挂失、登报声明等，以防止造成不良后果。五、印章的使用1.使用流程（1）填写《印章使用申请表》：使用人需详细填写申请表，注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。（2）审批：根据用印事项的性质和审批权限，依次提交部门负责人、分管领导、总经理审批。（3）用印：经审批同意后，印章保管人对照审批后的申请表及相关文件资料进行用印，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。2.审批权限（1）一般性文件、通知、报表等，由部门负责人审批。（2）涉及经济合同、重要协议、对外投资等重大事项的文件，需经分管领导审核，报总经理批准。（3）以公司名义对外出具的法律文件、证明材料等，必须经公司法律顾问审核，报总经理批准。3.使用范围（1）公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章必须严格按照规定的用途使用，不得超越权限使用。（2）部门章只能用于部门内部文件、通知、报表等，不得对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。4.禁止使用情况（1）未经审批的文件、资料不得用印。（2）空白纸张、介绍信、合同文本等不得用印。（3）涉及违法违规、损害公司利益的文件不得用印。六、印章的停用与销毁1.停用（1）因公司机构变更、名称变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，经总经理批准后停用。（2）行政部门负责通知各相关部门和人员印章停用事宜，并收回停用的印章。2.销毁（1）停用的印章由行政部门统一保管，定期进行清理。对于不再使用且无保留价值的印章，填写《印章销毁申请表》，经总经理批准后进行销毁。（2）印章销毁应采用适当的方式，确保印章无法恢复使用，并由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员共同监督销毁过程，在《印章销毁登记表》上签字确认。七、印章管理的监督与检查1.定期检查行政部门定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理符合本制度的规定。2.不定期抽查公司领导、审计部门等不定期对印章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；给公司造成损失的，依法追究相关人员的法律责任。八、附则1.本制