项目物资管理办法范本

项目物资管理办法范本一、总则1.目的为加强项目物资管理，规范物资采购、供应、存储、使用等环节的行为，降低物资成本，确保项目顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司所有项目的物资管理活动，包括项目所需的原材料、构配件、设备等各类物资。3.基本原则归口管理原则：物资管理工作由公司物资管理部门归口负责，统一协调和管理项目物资。计划采购原则：物资采购应根据项目需求计划进行，确保物资供应的及时性和准确性。质量控制原则：严格把控物资质量，确保所采购物资符合项目要求和相关标准。成本效益原则：在保证物资质量和项目需求的前提下，努力降低物资采购成本和使用成本。监督考核原则：建立物资管理监督考核机制，对物资管理各环节进行监督检查和考核评价。二、物资管理职责1.物资管理部门职责制定和完善项目物资管理制度、流程和标准。汇总、审核项目物资需求计划，编制物资采购计划。组织物资采购招标、询价等采购活动，签订采购合同。负责物资供应商的开发、评估、选择和管理。监督物资的到货验收、存储保管、发放使用等环节。定期组织物资盘点，确保账实相符。分析物资成本，提出降低成本的措施和建议。指导和监督项目现场物资管理工作。2.项目部门职责根据项目施工进度和实际需求，编制物资需求计划，并及时提交给物资管理部门。配合物资管理部门进行物资采购招标、询价等工作。负责项目现场物资的接收、验收、存储、保管、发放和使用管理。建立项目物资台账，记录物资的收发存情况。定期对项目现场物资进行盘点，发现问题及时上报。协助物资管理部门做好物资成本控制和节约使用工作。3.其他部门职责财务部门负责物资采购资金的审核、支付和成本核算。质量部门负责对物资质量进行检验和监督。审计部门负责对物资管理活动进行审计监督。三、物资需求计划管理1.需求计划编制依据项目合同文件、施工图纸、施工组织设计等。项目施工进度计划。物资消耗定额、储备定额等。2.需求计划编制流程项目部门根据项目施工进度和实际需求，在规定时间内编制物资需求计划，详细列出物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。将物资需求计划提交给物资管理部门。物资管理部门对项目部门提交的物资需求计划进行汇总、审核，如有疑问及时与项目部门沟通核实。物资管理部门根据审核后的物资需求计划，结合库存情况，编制物资采购计划。3.需求计划调整如因项目变更、施工进度调整等原因导致物资需求计划发生变化，项目部门应及时向物资管理部门提交需求计划调整申请。物资管理部门对需求计划调整申请进行审核，审核通过后对物资采购计划进行相应调整。四、物资采购管理1.采购方式选择招标采购：适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的物资采购。询价采购：适用于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的物资采购。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的物资，或因不可预见的紧急情况等特殊原因无法进行招标或询价采购的物资。2.采购流程物资管理部门根据物资采购计划，制定采购方案，明确采购方式、采购时间、采购预算等。发布采购信息：通过公司内部网站、招标平台、行业媒体等渠道发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。供应商报名：符合条件的供应商在规定时间内报名参加采购活动。资格审查：物资管理部门对报名供应商进行资格审查，确定入围供应商名单。采购文件发放：向入围供应商发放采购文件，包括招标文件、询价文件等。投标或报价：供应商按照采购文件要求编制投标文件或报价文件，并在规定时间内提交。开标、评标或询价：物资管理部门组织开标、评标或询价活动，对供应商的投标文件或报价文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。合同签订：与中标供应商或成交供应商签订物资采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购合同管理采购合同应明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。物资管理部门负责采购合同的起草、审核、签订和执行跟踪。采购合同签订后，物资管理部门应将合同副本分发给项目部门、财务部门等相关部门。定期对采购合同的执行情况进行检查，如发现问题及时与供应商沟通协商解决。如需变更采购合同，应按照合同约定的程序进行审批，并签订补充协议。五、物资供应商管理1.供应商开发物资管理部门根据项目物资需求和市场情况，制定供应商开发计划。通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行筛选和评估，确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况。将考察合格的潜在供应商纳入供应商库管理。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、诚信记录等方面。物资管理部门制定供应商评估标准和评分细则，组织相关部门对供应商进行评分。根据评估结果，将供应商分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商三类。对于优秀供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于不合格供应商，及时淘汰并停止合作。3.供应商选择在物资采购时，优先从优秀供应商中选择供应商。对于新的物资采购项目，应根据项目需求和供应商评估情况，综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商。选择供应商时，应签订书面协议，明确双方的权利和义务。六、物资验收管理1.到货通知物资采购合同签订后，物资管理部门应及时通知供应商物资到货时间和地点。供应商发货后，应及时将发货信息通知物资管理部门和项目部门。2.验收准备项目部门接到到货通知后，应组织相关人员做好验收准备工作，包括准备验收工具、场地等。物资管理部门应根据物资采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收内容、验收方法、验收人员等。3.验收流程物资到货后，项目部门按照验收方案组织验收人员对物资进行验收。验收人员对照物资采购合同、送货清单、质量证明文件等，对物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。对物资进行外观检查、尺寸测量、性能测试等，确保物资质量符合要求。填写物资验收记录，详细记录验收情况，验收人员签字确认。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。4.验收结果处理验收合格的物资，办理入库手续。验收不合格的物资，物资管理部门应及时通知供应商处理，供应商应在规定时间内将不合格物资更换或处理完毕。因验收不合格导致项目工期延误或经济损失的，按照采购合同约定追究供应商的责任。七、物资存储管理1.仓库规划根据项目物资需求和存储特点，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、构配件区、设备区、易燃易爆品区等。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资存储安全。2.物资入库验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写物资入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、入库时间等信息。将物资按照规定的存储区域存放，并做好标识。3.物资保管仓库管理人员定期对物资进行检查、盘点，确保物资存储安全、质量完好。对易受潮、易变质、易腐蚀等特殊物资，应采取相应的保管措施。做好仓库的清洁卫生工作，保持仓库环境整洁。4.物资出库项目部门根据施工需要，填写物资领料单，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息。仓库管理人员根据物资领料单发放物资，填写物资出库单，注明物资名称、规格、型号、数量、出库时间、领料人等信息。物资发放应遵循先进先出、限额领料等原则。5.库存盘点定期组织物资库存盘点，盘点方式可采用实地盘点、账实核对等。仓库管理人员在盘点前应做好物资整理、计量等准备工作。盘点结束后，编制物资盘点表，如实反映物资的实际库存情况。如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整，并上报相关部门。八、物资使用管理1.物资限额领料根据项目施工进度和物资消耗定额，对项目部门实行物资限额领料制度。项目部门应在限额范围内合理使用物资，避免浪费。如因特殊原因需要超限额领料，应办理审批手续。2.物资节约使用加强对项目施工人员的物资节约使用教育，提高节约意识。推广应用新技术、新工艺、新材料，降低物资消耗。对可回收利用的物资，应进行回收再利用。3.物资使用监督物资管理部门和项目部门应加强对物资使用情况的监督检查，发现问题及时纠正。对浪费物资、违规使用物资等行为，应按照相关规定进行处理。九、物资成本控制1.采购成本控制通过招标采购、询价采购等方式，引入竞争机制，降低物资采购价格。与供应商进行谈判，争取更优惠的采购条款，如价格折扣、付款方式等。加强采购合同管理，严格执行合同条款，避免因合同变更等原因增加采购成本。2.存储成本控制合理规划仓库布局，提高仓库空间利用率，降低仓储成本。加强物资保管，减少物资损耗，降低存储成本。定期盘点物资，及时处理积压物资，减少库存资金占用。3.使用成本控制实行物资限额领料制度，控制物资使用量，降低物资消耗成本。加强物资节约使用管理，提高物资利用率，降低使用成本。对物资使用情况进行分析和评估，找出成本控制的关键点，采取有效措施进行改进。十、物资管理监督与考核1.监督检查物资管理部门定期对项目物资管理工作进行监督检查，检查内容包括物资需求计划编制、采购管理、供应商管理、验收管理、存储管理、使用管理等方面。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.考核评价建立物资管理考核评价机制，对项目部门和物资管理部门的物资