公司费用管理制度

公司费用管理制度一、总则1.目的为了加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.费用管理原则预算控制原则：各项费用应纳入预算管理，严格按照预算执行。审批规范原则：费用报销需按照规定的审批流程进行审批。真实性原则：费用报销凭证必须真实、合法、有效。及时性原则：费用发生后应及时报销，不得拖延。二、费用预算管理1.预算编制各部门应根据公司年度经营目标和本部门工作计划，编制本部门年度费用预算。费用预算应包括费用项目、金额、预算期间等内容，并详细说明预算编制依据。预算编制应遵循"零基预算"原则，充分考虑各项费用的必要性和合理性。2.预算审批各部门年度费用预算经部门负责人审核后，报公司财务部门汇总。财务部门对各部门预算进行审核、平衡，编制公司年度费用总预算。公司年度费用总预算报公司管理层审批后执行。3.预算执行与调整各部门应严格按照预算执行费用支出，不得超预算支出。如因特殊原因需要调整预算，应提前填写《费用预算调整申请表》，详细说明调整原因和调整金额，经部门负责人、财务部门审核后，报公司管理层审批。三、费用报销流程1.费用报销申请费用发生后，经办人应及时填写《费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等内容，并将相关发票、收据等原始凭证粘贴在《费用报销单》后。属于差旅费报销的，还应填写《差旅费报销单》，按照差旅费管理规定填写相关信息。2.部门负责人审核部门负责人对本部门发生的费用进行审核，重点审核费用的真实性、合理性和必要性，审核通过后在《费用报销单》上签字确认。3.财务部门审核财务部门对费用报销凭证进行审核，审核内容包括：发票等原始凭证的真实性、合法性、有效性；费用报销单填写是否规范；费用是否符合公司费用管理制度规定等。对于不符合规定的费用报销凭证，财务部门有权要求经办人补充或更正；对于不合理的费用支出，财务部门有权拒绝报销。财务部门审核通过后在《费用报销单》上签字确认。4.审批根据公司授权审批制度，不同金额的费用报销需经不同级别的领导审批。一般费用报销经部门负责人、财务部门审核后，报分管领导审批；较大金额的费用报销还需报总经理审批。审批人应在《费用报销单》上签署审批意见和审批日期。5.报销支付经审批后的费用报销单交财务部门办理报销支付手续。财务部门根据公司资金状况和审批结果，及时安排报销款项的支付。报销款项一般通过银行转账方式支付给报销人，特殊情况需要现金支付的，需经财务负责人批准。四、费用报销标准1.差旅费报销标准交通费用乘坐飞机：经济舱（含特价机票），因工作需要乘坐头等舱的，需经总经理批准。乘坐火车：一般员工乘坐硬座、硬卧，部门负责人及以上人员可乘坐软卧、高铁二等座。因工作需要乘坐高铁一等座、动车一等座的，需经总经理批准。乘坐长途汽车：原则上乘坐普通客车，因特殊情况需乘坐豪华客车的，需经部门负责人批准。市内交通：出差期间市内交通费用实行包干制，按照出差天数计算，具体标准为：一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。出差人员应保留有效的市内交通票据作为报销依据，实际发生的市内交通费用超过包干标准的，不予报销；未达到包干标准的，按照实际发生额报销。住宿费用一般员工住宿标准为[X]元/天，部门负责人及以上人员住宿标准为[X]元/天。因特殊情况需要提高住宿标准的，需经总经理批准。同性多人出差，原则上应两人合住一间标准间，按照住宿标准报销。餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。已享受公司出差期间接待单位安排餐饮的，不再享受餐饮补贴。2.业务招待费报销标准业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性原则。业务招待费报销需注明招待对象、事由、时间、地点等信息。招待费标准根据招待对象和招待事由确定，一般招待客户的标准为：每人每次[X]元。因特殊情况需要提高招待标准的，需经总经理批准。招待费报销时应提供发票、消费清单等原始凭证，对于超标准的招待费用，财务部门不予报销。3.办公费报销标准办公用品、办公设备等采购应按照公司采购管理制度执行，实行集中采购或定点采购。办公用品应建立领用登记制度，由专人负责管理。办公费报销需提供发票、采购清单等原始凭证，对于不符合采购规定的办公用品，财务部门不予报销。4.通讯费报销标准公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工岗位确定。员工凭通讯费发票在补贴标准内报销通讯费用。通讯费发票抬头应与员工姓名一致，如发票抬头为公司名称的，不予报销。五、费用报销凭证要求1.发票要求费用报销必须提供合法有效的发票，发票应加盖发票专用章。发票内容应与费用发生事项相符，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等。对于不符合规定的发票，如发票内容不完整、发票印章不符、发票过期等，财务部门不予报销。2.收据要求除发票外，部分费用可以使用财政部门监制的收据报销，但收据应加盖收款单位财务专用章。对于行政事业性收费等专用收据，应符合相关规定要求。3.其他凭证要求费用报销还应提供其他必要的凭证，如合同、协议、审批文件、清单等，以证明费用发生的真实性和合理性。报销凭证应粘贴整齐、牢固，不得随意涂改、粘贴不规范的凭证财务部门不予受理。六、费用报销的其他规定1.借款管理因工作需要预借差旅费、业务费等款项的，借款人应填写《借款单》，注明借款事由、金额、借款期限等内容，经部门负责人、财务部门审核后，报分管领导审批。借款金额应根据实际需要合理确定，原则上不得超过预计费用总额。借款人应在费用发生后及时报销冲账，借款期限一般不得超过[X]个月。对于逾期未报销的借款，财务部门将从借款人工资中扣除。2.费用分摊对于涉及多个部门的费用，应按照合理的方法进行分摊。分摊方法应在费用发生前确定，并经相关部门确认。费用分摊应遵循公平、合理、合规的原则，确保各部门费用负担合理。3.费用审计公司财务部门定期对费用报销情况进行审计，检查费用报销是否符合公司费用管理制度规定。对于审计中发现的问题，财务部门应及时通知相关部门和人员进行整改，并根据情况进行相应处理。公