海运公司技术档案管理办法

海运公司技术档案管理办法一、总则1.目的为加强公司技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在公司生产、经营、管理和技术创新中的作用，依据国家有关档案管理的法律法规及公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各船舶涉及的技术档案管理工作。3.定义技术档案是指公司在船舶建造、运营、维护、技术改造等活动中形成的，具有保存价值的图纸、文件、资料、数据等各类载体的文件材料。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司技术档案管理的各项规章制度，并监督执行。集中统一管理公司技术档案，对各部门、各船舶提交的技术档案进行收集、整理、归档、保管和利用。定期对技术档案进行鉴定、统计和销毁，确保档案的完整性和准确性。组织开展技术档案管理的培训和宣传工作，提高员工的档案意识。2.各部门、各船舶职责负责本部门、本船舶技术文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保技术文件材料的真实、完整、准确。明确专人负责技术档案管理工作，按照公司档案管理部门的要求及时提交技术档案。在项目结束或工作完成后，对形成的技术档案进行系统整理，编制档案移交清单，向公司档案管理部门移交。配合公司档案管理部门做好技术档案的鉴定、统计、销毁等工作。三、技术档案的形成与积累1.船舶建造过程船舶设计阶段形成的设计图纸、技术规格书、设计变更通知等。船舶建造合同、协议及相关商务文件。船舶建造过程中的施工图纸、工艺文件、检验记录、质量证明文件等。船舶试验报告、试航报告、验收文件等。2.船舶运营与维护船舶设备的操作规程、维护保养计划、维修记录、零部件更换记录等。船舶航行日志、轮机日志、气象记录、货物运输记录等。船舶安全检查报告、事故报告及处理文件。船舶技术改造方案、实施记录及验收文件。3.技术研发与创新公司开展的各类科研项目的立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。新技术、新工艺、新材料的应用方案、试验报告及推广应用情况。技术创新奖励申报材料及相关证明文件。四、技术档案的整理与归档1.整理原则遵循技术文件材料的形成规律，保持其内在联系。分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。便于保管和利用。2.分类方法船舶档案：按照船舶名称分类，包括船舶基本信息、建造档案、运营档案、维护档案等。设备档案：按照设备类型分类，如主机、辅机、电气设备、通信设备等，每类设备档案再按设备型号细分。科研项目档案：按照项目名称分类，包括项目立项、研究过程、成果验收等文件材料。其他技术档案：如技术标准、规范、技术总结等，按其性质分类。3.整理要求对收集到的技术文件材料进行清理，剔除重复、无效的文件。对文件材料进行分类、编号，编制卷内目录。图纸应折叠成A4幅面，图标栏外露，按顺序排列。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并与纸质文件建立对应关系。4.归档要求各部门、各船舶应在规定时间内将整理好的技术档案移交公司档案管理部门。移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。档案管理部门对接收的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。五、技术档案的保管1.保管期限船舶建造档案、重要设备档案等长期保存。船舶运营与维护档案、一般性科研项目档案等保存期限为[X]年。技术标准、规范等参考性档案根据实际情况确定保管期限。2.保管条件档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃，湿度控制在[X]%。配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。3.档案数字化为提高技术档案的利用效率，逐步推进档案数字化工作。对重要的技术档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放。六、技术档案的利用1.利用原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司的保密制度。确保技术档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。方便公司内部各部门和员工合理利用技术档案。2.利用方式查阅：公司内部员工因工作需要可到档案管理部门查阅技术档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称等信息。借阅：因特殊情况需要借阅技术档案的，应经档案管理部门负责人批准，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、复印、摘录档案内容。出具证明：档案管理部门可根据公司需求，为有关部门或单位出具技术档案证明材料。3.利用登记档案管理部门应对技术档案的利用情况进行详细登记，包括查阅人、查阅时间、查阅内容、借阅人、借阅时间、归还时间等信息。定期对利用登记情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。七、技术档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门定期组织对技术档案进行鉴定，成立由档案管理人员、专业技术人员等组成的鉴定小组。鉴定小组根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，填写档案鉴定销毁审批表。2.销毁审批档案鉴定销毁审批表经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。重大项目或重要档案的销毁，需报公司主要领导批准。3.销毁实施档案销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行。销毁档案时，应采用适当的方式确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，参与销毁人员应签字确认。八、监督与检查1.公司定期对各部门、各船舶的技术档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等情况。2.对违反本办法规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、责令改正等处理；造成档案损