附05-03：暂转固管理工作指引

附05-03：暂转固管理工作指引一、总则1.目的本指引旨在规范公司资产暂转固管理工作，确保资产核算准确、完整，提高资产使用效率，保障公司资产安全。通过明确暂转固的流程、标准和责任，加强对资产从暂估入账到正式转为固定资产全过程的管理和控制。2.适用范围本指引适用于公司所有涉及资产暂估入账并转为固定资产的相关业务活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、无形资产购置等形成的资产。二、暂转固定义及相关概念1.暂估入账对于已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产，按照估计价值确定其成本，并计提折旧；待办理竣工决算后，再按照实际成本调整原来的暂估价值，但不需要调整原已计提的折旧额。2.暂转固指资产从暂估入账状态正式转为按实际成本核算的固定资产的过程，标志着资产核算进入正式的固定资产管理阶段。三、职责分工1.项目管理部门负责项目的整体推进和管理，确保项目按时达到预定可使用状态。组织相关部门进行项目验收，提供项目验收报告及相关技术资料。配合财务部门进行资产暂估入账和暂转固的相关工作，及时反馈项目进展情况和变更信息。2.财务部门负责资产的账务处理，包括暂估入账、折旧计提、暂转固核算等。审核项目成本费用支出，确保入账金额准确合理。依据项目管理部门提供的验收报告等资料，办理资产暂转固手续。定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。3.采购部门负责资产采购合同的签订、执行和管理，确保采购资产符合合同要求。及时提供采购资产的发票、付款凭证等相关资料，协助财务部门进行账务处理。跟踪采购资产的到货、安装调试等情况，反馈给项目管理部门。4.使用部门参与项目验收，提供资产使用情况的反馈意见。负责资产的日常使用和维护管理，确保资产正常运行。配合财务部门和项目管理部门进行资产清查盘点工作。四、暂估入账管理1.暂估入账条件资产已达到预定可使用状态，但尚未办理竣工决算。能够合理估计资产的成本。2.暂估入账流程项目管理部门在资产达到预定可使用状态后，填写《资产暂估入账申请表》，详细说明资产名称、规格型号、数量、估计成本、预计使用年限等信息，并附相关技术资料和验收报告初稿。将申请表提交至财务部门。财务部门审核申请表及相关资料，核实资产是否满足暂估入账条件。如审核通过，按照估计成本进行账务处理，借记"固定资产暂估入账"科目，贷记"在建工程"等相关科目，并计提折旧。同时，财务部门在固定资产卡片中记录暂估入账信息，包括暂估入账日期、估计成本、预计使用年限等。3.暂估入账调整在资产办理竣工决算后，如实际成本与暂估成本存在差异，项目管理部门应及时通知财务部门。财务部门根据竣工决算报告，对暂估入账的固定资产成本进行调整。调整时，按照实际成本与暂估成本的差额，借记或贷记"固定资产暂估入账"科目，同时调整累计折旧。如实际成本大于暂估成本，应补提折旧；如实际成本小于暂估成本，应冲减多提的折旧。五、暂转固管理1.暂转固条件资产已办理竣工决算，且决算金额准确可靠。资产已通过验收，达到预定可使用状态，能够正常投入使用。相关成本费用已全部结算，发票等原始凭证齐全。2.暂转固流程项目管理部门在资产满足暂转固条件后，组织相关部门进行全面验收。验收合格后，出具正式的《项目验收报告》，详细说明资产的验收情况、运行状况、实际成本等信息。将验收报告及相关资料（包括竣工决算报告、发票、合同等）提交至财务部门。财务部门对提交的资料进行审核，核实资产是否满足暂转固条件，成本费用是否准确无误。审核通过后，财务部门按照竣工决算金额，将"固定资产暂估入账"科目余额转入"固定资产在用"科目，同时调整累计折旧。借记"固定资产在用"科目，贷记"固定资产暂估入账"科目；根据实际成本与暂估成本的差异，调整累计折旧，借记或贷记"累计折旧"科目。财务部门在固定资产卡片中更新资产信息，将暂估入账信息变更为正式入账信息，包括资产原值、预计使用年限、折旧方法等，并按照新的信息计提折旧。3.特殊情况处理如资产部分达到暂转固条件，项目管理部门应分别核算已达到条件部分和未达到条件部分的资产情况，并向财务部门提供详细说明。财务部门按照已达到条件部分的资产价值进行暂转固处理，未达到条件部分继续按照暂估入账管理。对于已暂转固的资产，如后续发现存在质量问题或需要进行重大改造等情况，影响资产价值的，项目管理部门应及时通知财务部门。财务部门根据实际情况，对固定资产账面价值进行调整，并相应调整累计折旧。六、相关资料管理1.资料内容资产采购合同、技术协议、安装调试报告、验收报告、竣工决算报告、发票等原始凭证。资产的技术资料、使用说明书、维护手册等。固定资产卡片、折旧计算表、资产清查盘点报告等财务资料。2.资料归档各部门应按照职责分工，负责收集、整理本部门涉及的资产相关资料，并及时归档。项目管理部门负责收集项目验收报告、技术资料等；采购部门负责收集采购合同、发票等；财务部门负责收集固定资产卡片、折旧计算表等财务资料。归档资料应按照类别、时间顺序进行整理，确保资料完整、清晰、可查。3.资料保管期限资产相关资料的保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度执行，一般为资产使用寿命结束后[X]年。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对资产暂转固管理工作进行审计监督，检查暂转固流程是否合规、资料是否齐全、账务处理是否准确等。对审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查财务部门会同项目管理部门、使用部门等定期对固定资产进行清查盘点，检查资产的实际使用状况、账实是否相符等。对清查盘点中发现的问题，如资产丢失、损坏、闲置等，及时查明原因，提出处理意见，并调整相关账务记录。3.绩效考核将资产暂转固管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对在暂转固工作中表现突出的部门和个人给予奖励，对工作不力导致出现问题的进行相应处罚。八、附则