印章管理制度

印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用流程，防范印章使用风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的各类印章管理。3.印章种类本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章、业务专用章等。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、使用范围、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报行政部门。行政部门根据审批意见，选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应监督印章刻制质量，确保印章内容清晰、规范。2.印章启用印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交使用部门，并填写《印章交接登记表》，明确交接时间、印章名称、规格、数量、交接人等信息。使用部门在收到印章后，应及时启用。启用时，应在印章使用登记簿上进行登记，记录启用日期、印章名称、保管人等信息。三、印章的保管1.保管原则公司各类印章应遵循"谁使用、谁保管、谁负责"的原则，明确保管责任人，确保印章安全。印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用，如有特殊情况需要委托他人使用，应经印章保管人所在部门负责人批准，并办理书面委托手续。2.保管要求公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应指定专人保管，保管人应具备较强的责任心和保密意识。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或丢失，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。3.保管人变更印章保管人因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印章交接手续。交接时，应填写《印章交接登记表》，由行政部门负责人、原保管人、新保管人共同签字确认。交接完成后，原保管人应将印章及相关资料移交给新保管人。四、印章的使用1.使用范围公司公章用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及其他需要代表公司对外行使权力的事项。法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关文件、合同、协议等的签署。合同专用章用于公司各类合同的签署。财务专用章用于公司财务结算、票据开具等相关财务事项。部门章用于部门内部文件、通知、报告等的签署，以及与部门业务相关的其他事项。业务专用章用于公司特定业务领域的文件、协议等的签署，如项目章、投标专用章等。2.使用流程用印申请：使用部门或个人需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报印章保管人。审核盖章：印章保管人收到《印章使用申请表》后，应认真审核用印事项是否符合公司规定和审批流程。审核无误后，在印章使用登记簿上进行登记，并在《印章使用申请表》上签字确认，然后按照规定的使用范围和要求盖章。用印登记：印章保管人应在用印完成后，及时在印章使用登记簿上记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息，确保用印记录完整、准确。3.特殊情况用印紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行审批用印时，使用部门或个人应电话请示分管领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件的用印，应经公司总经理或董事长审批后，方可盖章。4.禁止使用印章的情况未经审批的文件、协议等不得用印。空白纸张、空白介绍信等不得加盖印章。与公司业务无关的事项不得用印。五、印章的停用与销毁1.停用条件因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章损坏或丢失，无法继续使用时，应及时办理停用手续。2.停用流程使用部门或个人发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、规格、数量等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报行政部门。行政部门收到《印章停用申请表》后，应及时核实情况，并在印章使用登记簿上注明印章停用日期。同时，收回印章，并将印章封存保管。3.销毁流程对于停用的印章，行政部门应定期进行清理。清理后，填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经行政部门负责人、分管领导审批后，报公司总经理或董事长批准。经批准后，行政部门应选择具有合法资质的销毁单位进行销毁。销毁过程中，应安排专人监销，确保印章彻底销毁，防止印章被非法使用。销毁完成后，监销人应在《印章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、印章管理的监督与检查1.监督检查职责行政部门负责对公司印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理制度的有效执行。审计部门负责对公司印章使用情况进行不定期审计，检查印章使用是否合规、审批流程是否健全等。2.监督检查内容印章保管情况：检查印章是否存放在安全可靠的地方，保管人是否严格履行保管职责。印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和流程，用印记录是否完整、准确。印章审批情况：检查印章使用审批手续是否齐全，审批意见是否明确。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时发出整改通知，要求责任部门限期整改。责任部门应认真落实整改措施，对违规行为进行纠正，并将整改情况及时反馈给行政部门。对于违反印章管理制度的行为，公