会议公司会议协议书

会议公司会议协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]会议，委托乙方提供会议服务，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，就甲方委托乙方承办本次会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议具体名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.参会人数：预计[x]人，实际人数以会议签到为准。二、服务内容及要求1.会议策划与组织乙方负责根据甲方需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等，并提交甲方审核确认。组织会议相关的各项活动，确保活动顺利进行，协调各方资源，处理现场突发情况。2.场地租赁与布置乙方负责租赁符合会议要求的场地，并按照设计方案进行场地布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、背景板制作等。场地布置应符合会议主题及甲方要求，营造良好的会议氛围。提供会议期间所需的基本设施设备，如投影仪、麦克风、白板、纸笔等，并确保设备正常运行。3.餐饮服务根据会议日程安排，提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇等。餐饮标准为[具体标准]，菜品应符合卫生要求，注重营养搭配，满足参会人员口味需求。负责餐饮的供应、摆放及清理，确保用餐环境整洁有序。4.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责协助安排参会人员的住宿事宜。根据甲方提供的人员名单及住宿要求，预订合适的酒店，并与酒店协调好房间分配、入住及退房手续等相关事宜。提供从会议场地到酒店的交通接送服务（如有需要），确保参会人员出行便利。5.会议资料准备乙方负责设计、制作并印刷会议所需的各类资料，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍、会议文件等。资料内容应准确无误，排版精美，符合甲方品牌形象。在会议开始前，将会议资料发放至每位参会人员手中。6.人员接待安排专业的接待人员在会议场地入口处迎接参会人员，引导其签到、领取会议资料，并协助其前往指定区域就座。对于重要嘉宾，提供专人全程陪同服务，负责介绍会议相关情况及解答疑问，确保嘉宾得到周到的接待。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务方案、场地布置、餐饮安排等提出修改意见，并要求乙方按照甲方要求进行调整。在会议举办过程中，有权对乙方的服务质量进行监督，如发现问题可及时要求乙方整改。对会议资料、活动安排等享有知情权，乙方应及时向甲方汇报相关工作进展情况。2.义务向乙方提供准确、详细的会议信息，包括会议主题、目的、议程、参会人员名单、特殊要求等，确保乙方能够全面了解甲方需求，以便提供符合要求的服务。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方做好会议期间的各项协调工作，如与参会人员沟通、提供必要的文件资料等。在会议举办前，对乙方提供的服务方案、场地布置、会议资料等进行审核确认，并给予明确的反馈意见。如因甲方原因未能及时审核或提出修改意见，导致会议出现问题，甲方应承担相应责任。（二）乙方权利与义务1.权利按照本协议约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议服务的具体实施细节，但应确保服务质量符合行业标准及甲方要求。在遇到不可抗力或甲方提出不合理要求等特殊情况时，有权与甲方协商调整服务内容或费用。2.义务严格按照本协议约定及甲方要求，提供优质、高效、专业的会议服务，确保会议顺利进行。对会议服务过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。负责会议期间的安全保障工作，制定安全应急预案，确保参会人员的人身和财产安全。如因乙方原因导致会议现场发生安全事故，乙方应承担相应的法律责任。提前做好各项准备工作，包括场地预订、设备调试、人员培训等，确保在会议开始前各项服务均已准备就绪。会议结束后，及时清理会议场地，归还租赁的设备设施，并向甲方提供会议服务总结报告，总结经验教训，为今后的合作提供参考。在会议举办过程中，如遇突发情况或意外事件，应及时采取有效措施进行处理，并第一时间向甲方汇报。四、服务费用及支付方式1.服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。该费用包含乙方为本次会议提供的策划、组织、场地租赁、布置、餐饮、住宿、资料准备、人员接待等全部服务费用，但不包括因甲方特殊要求产生的额外费用。2.支付方式甲方应在本协议签订之日起[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）；在会议举办前[x]个工作日内，支付服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）；会议结束后[x]个工作日内，甲方对乙方的服务进行验收，如无异议，支付剩余服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在收到每笔款项后的[x]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致会议无法正常进行或给乙方造成其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定或甲方要求提供服务，或提供的服务质量不符合行业标准及甲方要求，乙方应负责采取补救措施或重新提供服务，直至达到要求为止。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应按照损失金额的[x]%向甲方支付违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力或政府行为等影响消除后，双方应协商恢复履行本协议或协商变更协议内容。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章