采购科管理制度

采购科管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购流程，确保采购工作高效、有序进行，保证公司生产经营活动所需物资的及时供应，降低采购成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购科所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，确保物资供应满足生产、销售等工作需要，避免盲目采购和库存积压。2.质量第一原则：严格把控采购物资的质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资符合公司生产经营要求和相关标准。3.价格合理原则：在保证物资质量的前提下，通过市场调研、询价、招标等方式，选择性价比最优的供应商，降低采购成本。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易行为。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂、回扣等不正当利益，确保采购工作廉洁、透明。二、采购流程（一）采购申请1.生产部门：根据生产计划和库存情况，填写《物资采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，经部门负责人审核签字后提交至采购科。2.其他部门：如销售、研发、行政等部门，因工作需要申请采购物资时，同样填写《物资采购申请表》，经本部门负责人审核后交采购科。3.紧急采购：对于因生产急需、设备故障等原因需要紧急采购的物资，由使用部门填写《紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因和物资需求情况，经部门负责人和分管领导批准后，直接交采购科办理。（二）采购审批1.采购科收到《物资采购申请表》后，采购专员对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，需求是否合理。2.对于金额较小的常规采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），由采购科科长审批。3.对于金额较大或重要物资的采购申请，采购科科长审核后，报分管领导审批；涉及重大采购项目的，还需提交公司总经理办公会审议批准。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购科根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的信息，并填写《供应商信息调查表》。对于符合基本要求的潜在供应商，采购科组织相关人员进行实地考察，考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、环保措施等，考察结束后形成《供应商考察报告》。2.供应商评估与选择采购科根据《供应商信息调查表》和《供应商考察报告》，对潜在供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等。建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对于评估合格的供应商，将其纳入公司合格供应商名录，并根据评估得分进行等级划分。在采购时，优先选择等级较高、信誉良好的供应商。对于新的采购项目，采购人员应从合格供应商名录中选择至少三家供应商进行询价。3.供应商日常管理采购科定期对供应商进行回访，了解供应商的供货情况、产品质量状况、售后服务等方面的情况，填写《供应商回访记录》。对于出现产品质量问题、交货期延误等情况的供应商，采购科及时与供应商沟通，要求其采取整改措施，并根据合同约定进行相应处理。根据供应商的表现，对合格供应商名录进行动态调整，对于不再符合要求的供应商，及时将其从名录中删除。（四）采购实施1.询价采购人员向至少三家合格供应商发出询价函，询价函应明确物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货期等信息。供应商在规定时间内回复询价，采购人员对各供应商的报价进行整理、分析，比较价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。2.商务谈判对于金额较大、采购条件较为复杂的采购项目，采购人员组织与选定的供应商进行商务谈判。谈判内容包括价格、付款方式、交货期、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的底线，争取最有利的采购条件，并做好谈判记录。3.签订合同商务谈判达成一致后，采购人员起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同经采购科科长审核后，报公司法务部门审核，确保合同合法合规。审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。4.订单下达采购人员根据签订的采购合同，及时向供应商下达采购订单，订单应明确物资的详细规格、数量、交货时间、交货地点等信息。将采购订单副本分发给相关部门，如生产部门、仓库等，以便其做好接收物资的准备工作。（五）采购验收1.到货通知采购人员应提前与供应商沟通，了解物资的发货情况，并在物资预计到货前通知仓库做好收货准备。仓库收到供应商的到货通知后，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息是否与采购订单一致，并安排人员进行收货。2.验收标准采购物资的验收应按照合同约定的质量标准进行。对于有国家标准、行业标准的物资，应符合相应标准要求。验收人员应检查物资的外观质量、数量、规格、型号等是否与合同一致，同时对物资的性能、功能等进行检验，确保物资质量合格。3.验收流程仓库收货人员在物资到货时，对物资进行初步检查，如发现物资存在数量短缺、外观损坏等问题，应及时通知采购人员与供应商联系处理。质量检验部门按照规定的检验程序和标准对采购物资进行质量检验。对于重要物资或批量较大的物资，应进行抽样检验。验收合格的物资，仓库办理入库手续，填写《物资入库单》，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并将入库单分发给采购科、财务部门等相关部门。验收不合格的物资，仓库应及时通知采购人员，采购人员与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。对于因质量问题给公司造成损失的，采购人员应按照合同约定追究供应商的责任。（六）采购付款1.付款申请采购人员在收到供应商的发票及相关送货凭证后，核对发票信息与采购合同、入库单是否一致。填写《采购付款申请表》，注明采购合同编号、物资名称、规格、型号、数量、金额、发票号码、付款方式等信息，经采购科科长审核签字后提交至财务部门。2.付款审批财务部门收到《采购付款申请表》后，对申请内容进行审核，检查发票的真实性、合法性、完整性，以及付款金额是否与合同约定相符。根据公司财务管理制度和资金状况，对采购付款申请进行审批。对于金额较小的采购付款，由财务部门负责人审批；对于金额较大的采购付款，报分管领导审批；涉及重大资金支出的，需提交公司总经理办公会审议批准。3.付款执行经审批通过的采购付款申请，财务部门按照合同约定的付款方式及时安排付款。对于采用银行转账方式付款的，财务部门应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保付款准确无误。财务部门在付款后，及时登记付款台账，记录采购合同编号、付款金额、付款日期、付款方式等信息。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购科每年年底根据公司下一年度的生产经营计划和目标，结合历史采购数据和市场价格变化趋势，编制下一年度的采购预算草案。2.采购预算草案应包括各类物资的采购数量、采购金额、采购时间等详细信息，并按照物资类别进行分类汇总。3.采购预算草案编制完成后，提交至公司财务部门进行审核。财务部门根据公司整体预算安排和资金状况，对采购预算草案进行调整和完善，形成正式的采购预算方案。（二）预算执行1.采购科严格按照采购预算方案进行采购活动，不得随意突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.采购人员在采购过程中，应密切关注市场价格变化，及时与供应商进行沟通协商，争取在预算范围内获得最优的采购价格和条件。3.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向采购科反馈。采购科根据财务部门的反馈信息，采取相应的措施进行调整和改进。（三）预算调整1.当市场价格大幅波动、生产经营计划发生重大变化等原因导致原采购预算无法满足实际需求时，采购科应及时提出采购预算调整申请。2.采购预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容（包括采购数量、采购金额、采购时间等）、预计增加或减少的预算金额等信息。3.采购预算调整申请经采购科科长审核后，报公司财务部门和分管领导审批。审批通过后，采购科按照调整后的采购预算进行采购活动。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购科定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，风险识别的范围包括供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性和定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。对于高风险的采购项目，应制定专门的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商风险应对建立多源供应体系，避免对单一供应商过度依赖，降低因供应商原因导致的供应中断风险。加强对供应商的管理和监督，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的供货能力和质量稳定性。与重要供应商签订长期合作协议，明确双方的权利和义务，建立良好的合作关系，共同应对市场变化和风险。2.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场价格动态和供求信息，合理安排采购计划，避免因市场价格波动导致采购成本增加。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况适时调整采购价格，降低市场价格风险。建立物资储备制度，合理控制库存水平，应对因市场供应紧张导致的物资短缺风险。3.质量风险应对严格把控采购物资的质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准，确保所采购物资符合公司生产经营需要。加强对采购物资的检验检测，增加检验频次和检验项目，确保不合格物资不进入公司。对于质量问题频发的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施，降低质量风险。4.合同风险应对采购合同签订前，由公司法务部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷。加强对采购合同执行过程的跟踪和监督，及时发现合同执行过程中存在的问题，并与供应商协商解决。建立合同档案管理制度，妥善保管采购合同及相关文件资料，以备查阅和追溯。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，避免因付款延迟导致的供应商不满和合作风险。加强对供应商发票的管理，确保发票的真实性、合法性、完整性，避免因发票问题导致的付款风险。定期与供应商核对账目，及时发现和解决付款过程中存在的问题，确保资金支付安全。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，以及与同行业相比是否具有优势。2.采购质量：考核采购物资的合格率、退货率等指标，评估采购物资是否符合质量要求。3.交货期：考察供应商的交货准时率，评估采购活动是否能够按时满足公司生产经营需求。4.服务水平：包括供应商的售后服务质量、响应速度等方面，评估供应商是否能够提供优质的服务。5.合规性：检查采购活动是否符合公司的采购制度、法律法规等要求，评估采购工作的规范性和合法性。（二）评估方法1.定期评估：采购科每月对采购工作进行一次小结，每季度进行一次全面评估，每年进行一次年度综合评估。评估结果以报告的形式提交给公司管理层。2.数据分析：通过对采购成本、采购质量、交货期等相关数据的统计分析，评估采购绩效指标的完成情况。3.问卷调查：向公司内部相关部门发放调查问卷，了解他们对采购工作的满意度和意见建议，作为采购绩效评估的参考依据。4.现场检查：对采购物资的到货情况、质量检验情况等进行现场检查，核实采购绩效指标的实际执行情况。（三）评估结果应用1.对于采购绩效优秀的采购人员和供应商，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书等，同时在公司内部进行经验分享和推广。2.对于采购绩效较差的采购人员，进行绩效面谈，分析原因，制定改进措施，并根据公司绩效考核制度进行相应的处理，如扣减绩效奖金、调岗等。3.对于采购绩效不达标的供应商，采购科及时与供应商沟通，要求其限期整改。如供应商在规定时间内仍未达到要求，采购科可采取减少采购量、暂停合作、取消合作等措施。六、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.保守公司商业秘密，不得向供应商或其他无关人员泄露公司的采购计划、采购价格、供应商信息等机密信息。3.树立良好的职业形象，注重言行举止，维护公司声誉。（二）工作纪律1.按时上下班，不迟到、不早退，遵守公司考勤制度。2.认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿扯皮、敷衍了事。3.严格遵守采购