总控卡管理制度

总控卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司总控卡的管理，规范总控卡的使用流程，确保总控卡信息的准确性、完整性和安全性，提高公司运营管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及总控卡使用的部门和人员，包括但不限于生产部门、质量部门、仓库管理部门、采购部门等。（三）定义1.总控卡：是指记录公司生产运营过程中关键信息的卡片，涵盖了产品从原材料采购到成品入库全过程的关键数据，包括物料信息、生产工艺、质量标准、设备运行参数等。2.相关部门：指与总控卡所涉及业务流程直接相关的部门，如生产车间、技术研发部门、质量检验部门、仓库管理部门等。二、总控卡的建立（一）信息收集1.生产部门负责收集产品生产过程中的详细工艺信息，包括各工序的操作步骤、工艺参数、工时定额等。例如，对于某电子产品的生产，生产部门需明确每一道焊接工序的温度、时间要求，以及组装工序的顺序和注意事项等。2.技术研发部门提供产品的技术规范和质量标准，如产品的性能指标、外观要求、测试方法等。以汽车零部件生产为例，技术研发部门需确定零部件的尺寸公差、材料性能等质量标准。3.采购部门整理原材料和零部件的采购信息，包括供应商信息、物料规格型号、采购周期等。如采购某型号钢材时，采购部门要明确钢材的生产厂家、规格、每次采购的数量和到货时间等。4.质量部门提供产品质量检验标准和检验流程，以及各工序的质量控制点。例如，食品生产企业的质量部门要规定每一批次产品在原材料验收、生产过程中各关键环节以及成品出厂时的检验项目、检验方法和合格标准。（二）编制与审核1.由生产部门牵头，会同技术研发、采购、质量等相关部门，根据收集到的信息共同编制总控卡。2.总控卡编制完成后，依次提交相关部门负责人审核。审核内容包括信息的准确性、完整性、合理性以及与实际业务流程的匹配性。例如，生产部门负责人审核生产工艺和工时定额是否合理，质量部门负责人审核质量标准和检验流程是否符合要求等。3.经各部门审核无误后，由生产部门将总控卡提交给公司管理层审批。管理层审批通过后，总控卡正式生效。（三）编号与存档1.对生效的总控卡进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则可根据公司实际情况制定，如按照产品类别、年份、顺序号等进行编排。2.将总控卡原件存档于生产部门，同时制作电子文档备份，分别存储在公司内部网络的共享文件夹和相关部门的服务器上，确保各部门能够及时查阅。三、总控卡的使用（一）生产过程中的使用1.生产车间生产操作人员在开工前，必须领取与生产任务对应的总控卡，并仔细核对总控卡上的产品信息、生产工艺、质量要求等内容，确保与实际生产任务相符。在生产过程中，操作人员要严格按照总控卡上规定的工艺参数和操作步骤进行操作，并做好相关记录。例如，记录每一批次产品的生产时间、设备运行参数、原材料消耗数量等信息。生产过程中如发现实际情况与总控卡不符，操作人员应立即停止生产，并及时报告车间主管和相关部门，查明原因后进行调整。2.质量检验人员质量检验人员依据总控卡上的质量标准和检验流程，对生产过程中的半成品和成品进行检验。在检验过程中，要认真填写检验记录，如检验结果、不合格品数量及处理情况等，并将检验记录与总控卡相关信息进行比对，确保产品质量符合要求。对于检验不合格的产品，质量检验人员要及时在总控卡上标记，并按照公司不合格品管理制度进行处理，同时通知生产部门采取纠正措施。（二）仓库管理中的使用1.原材料仓库仓库管理人员根据总控卡上的物料信息，对原材料进行验收入库。核对原材料的名称、规格、型号、数量、质量证明文件等是否与总控卡一致。在原材料发放时，仓库管理人员要依据生产部门下达的领料单和总控卡上的物料需求信息进行发料，并做好发料记录，记录内容包括领料日期、领料部门、物料名称、规格、数量等。2.成品仓库成品入库时，仓库管理人员按照总控卡上的成品信息，对成品的数量、规格、型号、质量等进行验收。只有验收合格的成品才能办理入库手续，并在总控卡上记录入库时间、入库数量等信息。成品出库时，仓库管理人员根据销售订单或发货指令，结合总控卡上的库存信息进行发货，并做好发货记录，确保发货数量准确无误。（三）采购过程中的使用1.采购部门采购人员依据总控卡上的物料需求信息和采购周期，制定采购计划。明确采购物料的名称、规格、型号、数量、采购时间等内容。在采购过程中，采购人员要与供应商沟通协调，确保所采购的物料符合总控卡上规定的质量标准和规格要求。同时，要及时跟踪采购进度，将采购订单执行情况反馈给相关部门，并记录在总控卡的相关栏目中。2.供应商管理质量部门根据总控卡上的质量标准，对供应商提供的物料进行质量评估和审核。定期对供应商进行实地考察，确保供应商具备稳定供应合格物料的能力。将供应商的评估结果和合作情况记录在总控卡上，作为后续采购决策和供应商管理的参考依据。对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或更换。四、总控卡的变更（一）变更申请1.当产品生产工艺、质量标准、物料信息等发生变化时，相关部门应及时提出总控卡变更申请。变更申请应详细说明变更的原因、内容以及对生产、质量、采购等环节的影响。2.变更申请由申请部门负责人签字确认后，提交给生产部门。生产部门负责组织相关部门对变更申请进行评审，评估变更的可行性和必要性。（二）变更审核与批准1.评审通过的变更申请，依次提交技术研发、质量、采购等相关部门负责人审核。各部门审核重点如下：技术研发部门审核变更后的工艺是否合理、可行，是否符合产品设计要求。质量部门审核变更后的质量标准是否能够保证产品质量，检验流程是否需要调整。采购部门审核变更后的物料信息是否准确，供应商是否能够满足新的采购要求。2.经各部门审核同意后，变更申请提交给公司管理层审批。管理层根据公司整体运营情况和战略目标，对变更申请进行最终决策。批准后的变更申请方可实施。（三）变更实施与记录1.生产部门根据批准的变更申请，组织相关人员对总控卡进行修改。修改后的总控卡要再次提交各部门审核确认，确保变更后的信息准确无误。2.总控卡变更实施后，相关部门要及时做好记录，包括变更时间、变更内容、变更原因、涉及的产品批次等信息。记录应详细、准确，便于追溯和查询。五、总控卡的保管与维护（一）保管责任1.生产部门负责总控卡原件的保管，要设立专门的文件柜或文件夹，对总控卡进行分类存放，确保总控卡存放安全、有序，便于查阅。2.各部门在使用总控卡过程中，要妥善保管好各自使用的总控卡副本，不得随意丢失、损坏或涂改。如发现总控卡有损坏或丢失情况，应及时报告生产部门，并协助查明原因。（二）定期检查1.生产部门定期对总控卡进行检查，检查内容包括总控卡的完整性、准确性、字迹清晰度等。一般每月进行一次全面检查，并做好检查记录。2.如发现总控卡存在问题，如信息错误、字迹模糊等，生产部门要及时组织相关人员进行更正和修复。对于因时间久远等原因导致总控卡内容难以辨认的，要及时重新编制总控卡。（三）备份管理1.定期对总控卡的电子文档备份进行检查和维护，确保备份数据的完整性和可恢复性。建议每周进行一次数据备份，并将备份数据存储在不同的介质上，如外部硬盘、光盘等，以防数据丢失。2.每季度对备份数据进行一次全面恢复测试，确保在需要时能够及时恢复总控卡的原始数据。六、总控卡的销毁（一）销毁条件1.当产品停产、工艺变更不再适用或总控卡保存期限已满时，由生产部门提出总控卡销毁申请。2.申请销毁的总控卡应经过相关部门审核，确认其确实不再具有使用价值。审核内容包括产品是否已停止生产、工艺是否已完全变更、保存期限是否已达到规定要求等。（二）销毁流程1.经审核同意销毁的总控卡，由生产部门填写《总控卡销毁申请表》，详细注明总控卡的编号、名称、销毁原因、销毁日期等信息。2.《总控卡销毁申请表》经生产部门负责人签字后，提交给公司管理层审批。管理层批准后，方可进行销毁操作。3.总控卡销毁应采用适当的方式进行，确保信息无法恢复。对于纸质总控卡，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子文档，应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。4.总控卡销毁过程要有专人负责监督，并做好销毁记录。记录内容包括销毁日期、销毁方式、监督人员签字等信息，以备日后查询。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的监督小组，定期对各部门总控卡的使用、保管、变更等情况进行监督检查。监督小组由生产部门、质量部门、行政部门等相关人员组成。2.监督检查内容包括总控卡信息的准确性、完整性，使用流程的规范性，保管情况是否良好，变更手续是否齐全等。3.监督小组通过查阅总控卡记录、现场观察、与相关人员沟通等方式进行检查，并将检查结果记录在《总控卡监督检查记录表》中。（二）考核机制1.建立总控卡管理考核机制，将各部门总控卡管理工作纳入绩效考核体系。考核指标包括总控卡信息准确率、使用规范率、保管完好率、变更及时率等。2.根据监督检查结果，对总控卡管