出货管理制度

出货管理制度一、总则（一）目的为规范公司出货流程，确保货物准确、及时、安全地交付给客户，提高客户满意度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有产品的出货管理，包括国内销售出货、出口出货以及样品出货等。（三）职责分工1.销售部门负责接收客户订单，审核订单信息的准确性和完整性，并及时传达给相关部门。跟踪订单执行情况，协调解决客户在出货过程中提出的问题。根据客户要求和公司实际情况，确定出货方式和时间安排。2.生产部门根据销售订单安排生产计划，确保产品按时、按质、按量生产出来。在产品生产完成后，负责将产品运输至出货区，并配合出货部门进行货物的清点和包装。3.仓库部门负责货物的存储和保管，确保货物的安全和完好。根据出货计划，提前准备好货物，进行货物的清点、包装和标识工作。负责安排出货运输车辆，确保货物能够及时、安全地送达客户手中。4.质量部门对出货产品进行质量检验，确保产品符合质量标准和客户要求。出具产品质量检验报告，对不合格产品提出处理意见。5.财务部门负责审核出货相关的财务手续，确保货款的及时回收和账目清晰。根据销售订单和出货情况，进行相关的账务处理。二、出货流程（一）订单接收与审核1.销售部门收到客户订单后，应立即对订单信息进行审核，包括客户名称、产品规格、数量、交货期、交货地点等。如发现订单信息不完整或不准确，应及时与客户沟通确认。2.审核无误后，销售部门将订单录入公司订单管理系统，并将订单信息传递给生产部门、仓库部门、质量部门等相关部门。（二）生产安排1.生产部门接到销售订单后，根据订单要求和生产能力，制定详细的生产计划。生产计划应包括产品的生产进度、原材料采购计划、设备维护计划等。2.在生产过程中，生产部门应严格按照生产计划组织生产，确保产品按时、按质、按量生产出来。如因特殊原因需要调整生产计划，应及时与销售部门沟通协调，并报上级领导批准。（三）产品检验1.产品生产完成后，质量部门应按照相关质量标准和检验规范对产品进行检验。检验内容包括产品的外观、尺寸、性能、包装等。2.经检验合格的产品，质量部门应出具产品质量检验报告，并在产品上加盖合格标识。对检验不合格的产品，质量部门应出具不合格报告，并提出整改意见。生产部门应根据整改意见对不合格产品进行返工或报废处理。（四）货物入库1.生产部门将检验合格的产品运输至仓库部门，仓库部门应按照规定的程序进行货物的清点和入库。2.货物入库时，仓库管理人员应核对产品的名称、规格、数量、质量等信息是否与送货单一致，并在送货单上签字确认。3.仓库管理人员应将货物按照规定的存储方式进行存放，并做好货物的标识和记录工作。（五）出货准备1.仓库部门根据销售部门下达的出货计划，提前准备好货物。出货准备工作包括货物的清点、包装、标识等。2.在货物包装过程中，应根据产品的特点和客户要求选择合适的包装材料和包装方式，确保产品在运输过程中不受损坏。3.货物包装完成后，仓库管理人员应在包装上贴上产品标识，标识内容应包括产品名称、规格、数量、生产日期、保质期等。（六）出货运输1.仓库部门负责安排出货运输车辆，并与运输公司签订运输合同。运输合同应明确运输公司的责任和义务，以及运输过程中的安全要求和赔偿标准等。2.在货物装车前，仓库管理人员应再次核对货物的名称、规格、数量等信息是否与出货单一致，并确保货物的包装完好。3.货物装车时，应按照规定的装车方式进行装载，确保货物在运输过程中不发生碰撞、挤压等情况。同时，应做好货物的固定和防护措施，防止货物在运输过程中发生移动。4.运输公司在接到货物后，应及时将货物运输至客户指定的交货地点。在运输过程中，运输公司应严格遵守交通规则，确保货物的安全运输。如因运输公司原因导致货物损坏或延误交付，运输公司应承担相应的赔偿责任。（七）出货交接1.货物运输至客户指定的交货地点后，运输公司应及时与客户办理货物的交接手续。交接手续包括货物的清点、签收等。2.在货物交接过程中，客户应仔细核对货物的名称、规格、数量、质量等信息是否与出货单一致，并在出货单上签字确认。如发现货物有损坏或数量不符等情况，客户应及时与运输公司和销售部门沟通协调，并在出货单上注明相关情况。3.运输公司应将客户签字确认的出货单带回公司，并交予仓库部门。仓库部门应根据出货单对货物的出库情况进行核对，并在库存管理系统中进行相应的记录。三、出货相关规定（一）出货时间规定1.销售部门应根据客户要求和公司生产能力，合理安排出货时间，并提前通知相关部门做好出货准备工作。2.如因特殊原因需要调整出货时间，销售部门应及时与客户沟通协调，并报上级领导批准。同时，应通知相关部门做好相应的调整工作。（二）出货包装规定1.产品包装应符合国家相关标准和客户要求，确保产品在运输过程中不受损坏。2.包装材料应选择质量可靠、环保安全的材料，避免使用对环境造成污染的材料。3.产品包装上应标明产品名称、规格、数量、生产日期、保质期等信息，以及必要的警示标识和说明。（三）出货标识规定1.产品标识应清晰、准确、完整，易于识别和追溯。2.标识内容应包括产品名称、规格、数量、生产日期、保质期、生产批次、质量等级等信息。3.产品标识应采用耐久性好的材料制作，确保在产品的存储、运输和销售过程中不脱落、不损坏。（四）出货文件规定1.出货文件应包括出货单、装箱单、发票、提单（出口出货时）等。2.出货文件的内容应与货物实际情况一致，确保文件的准确性和完整性。3.出货文件应由专人负责审核和保管，确保文件的安全和可追溯性。四、出货异常处理（一）出货延迟1.如因生产进度延迟、运输车辆故障等原因导致出货延迟，责任部门应及时通知销售部门，并说明延迟原因和预计出货时间。2.销售部门应及时与客户沟通协调，向客户解释出货延迟的原因，并争取客户的理解和同意。3.责任部门应采取有效措施，尽快解决出货延迟问题，确保货物能够尽快交付给客户。（二）货物损坏1.在出货运输过程中，如发现货物有损坏情况，运输公司应及时通知仓库部门和销售部门，并采取相应的措施进行处理。2.仓库部门应根据货物损坏情况，对货物进行清点和记录，并及时通知质量部门进行检验。3.质量部门应根据检验结果，确定货物的损坏程度和是否可以返工修复。如货物可以返工修复，生产部门应及时进行返工处理；如货物无法返工修复，应按照公司相关规定进行报废处理。4.销售部门应及时与客户沟通协调，向客户说明货物损坏的原因和处理情况，并根据客户要求协商解决方案。如因货物损坏给客户造成损失的，公司应承担相应的赔偿责任。（三）数量不符1.在出货交接过程中，如客户发现货物数量不符，运输公司应及时与仓库部门核对货物数量，并查明原因。2.如因仓库管理人员疏忽或操作失误导致货物数量不符，仓库部门应及时调整库存记录，并补足或退还相应数量的货物。3.如因生产过程中出现问题导致货物数量不符，生产部门应查明原因，并采取相应的措施进行处理。如需要补货的，应及时安排生产和出货。4.销售部门应及时与客户沟通协调，向客户说明货物数量不符的原因和处理情况，并根据客户要求协商解决方案。五、出货成本控制（一）运输成本控制1.仓库部门应根据货物的数量、重量、体积、运输距离等因素，合理选择运输方式和运输公司，确保运输成本最低。2.在与运输公司签订运输合同时，应明确运输价格、运输时间、运输质量等条款，避免因运输合同不明确导致运输成本增加。3.运输过程中，应加强对运输车辆的管理和监督，确保运输车辆按时、按质、按量完成运输任务，避免因运输延误或货物损坏导致运输成本增加。（二）包装成本控制1.包装设计应根据产品的特点和客户要求进行优化，在保证产品安全运输的前提下，尽量降低包装成本。2.包装材料的采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，并建立长期稳定的合作关系，以获取更优惠的采购价格。3.在包装过程中，应加强对包装材料的管理和控制，避免浪费和损坏，降低包装成本。（三）其他成本控制1.出货文件的制作和管理应尽量简化流程，提高工作效率，降低文件制作和管理成本。2.对于出口出货，应及时了解国家相关政策和法规，合理安排报关、报检等手续，避免因政策调整或手续办理不当导致成本增加。六、出货绩效评估（一）评估指标1.出货准时率=按时出货订单数量/总出货订单数量×100%2.货物完好率=交付客户时货物无损坏订单数量/总出货订单数量×100%3.出货成本控制率=（实际出货成本预算出货成本）/预算出货成本×100%4.客户满意度=客户对出货服务的满意程度评价得分/总评价得分×100%（二）评估周期出货绩效评估周期为每月一次，由销售部门负责收集相关数据，并进行统计和分析。（三）评估结果应用