便签纸管理制度

便签纸管理制度总则目的为加强公司便签纸的管理，规范便签纸的使用行为，提高办公效率，节约办公成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工。定义本制度所指便签纸是公司为满足员工日常办公记录、提醒等需求而提供的办公用品。便签纸的采购与库存管理采购流程1.需求统计各部门定期（每月末）统计本部门下月度便签纸的预计使用量，填写《便签纸需求统计表》，报至行政部门。2.采购申请行政部门根据各部门需求统计表，结合库存情况，汇总编制《便签纸采购申请表》，注明便签纸的规格、数量、预算等信息，提交至采购负责人审批。3.采购执行采购负责人根据审批后的采购申请表，选择合格的供应商进行采购。采购过程中要严格把控质量，确保所采购的便签纸符合公司办公需求。4.到货验收便签纸到货后，行政部门负责组织验收。验收内容包括数量、规格、质量等，如发现问题及时与供应商沟通解决。验收合格后办理入库手续。库存管理1.入库登记行政部门设立专门的便签纸库存台账，详细记录便签纸的入库日期、规格、数量、供应商等信息。2.存放管理便签纸应存放在干燥、通风、安全的仓库内，按照规格、型号分类存放，便于查找和取用。3.库存盘点行政部门定期（每季度末）对便签纸库存进行盘点，确保账实相符。如发现盘盈、盘亏情况，要及时查明原因并进行相应处理。4.库存预警当便签纸库存数量低于设定的安全库存时，行政部门应及时发出库存预警，通知采购部门进行补货。便签纸的领用与发放领用原则1.按需领用员工应根据实际工作需要领用便签纸，避免浪费。2.以旧换新员工领用新便签纸时，应将用完的旧便签纸交回行政部门，以旧换新。领用流程1.填写申请表员工如需领用便签纸，需填写《便签纸领用申请表》，注明领用便签纸的规格、数量、用途等信息，提交至所在部门负责人审批。2.部门审批部门负责人根据员工实际工作需求，对领用申请表进行审批。如申请合理，予以批准；如申请不合理，应说明原因并要求员工调整申请。3.领用发放员工持经部门负责人审批后的领用申请表到行政部门领取便签纸。行政部门根据申请表发放相应规格和数量的便签纸，并在库存台账上进行记录。便签纸的使用规范书写规范1.内容简洁明了员工使用便签纸记录信息时，应确保内容简洁、准确、清晰，避免冗长、模糊的表述。2.书写工整便签纸上的文字应书写工整，易于辨认。不得使用潦草、难以识别的字体。3.语言文明便签纸上的语言应文明规范，不得出现侮辱性、歧视性、攻击性等不当言辞。使用范围1.办公记录员工可使用便签纸记录会议纪要、工作安排、待办事项、重要数据等办公相关信息。2.提醒事项用于提醒自己重要的工作任务、会议时间、文件截止日期等事项。3.内部沟通在公司内部传递简短的信息、意见、建议等，但不得用于传递机密信息。禁止行为1.随意浪费禁止员工随意丢弃未使用完的便签纸，或在便签纸上乱写乱画、撕毁等浪费行为。2.挪作他用不得将便签纸用于非办公用途，如私人信件、草稿纸等。3.违规传递信息严禁利用便签纸传递公司机密信息、商业秘密或违反公司规定的信息。便签纸的回收与处理回收要求1.及时回收员工用完便签纸后，应及时将其交回行政部门指定的回收地点。2.分类整理行政部门在回收便签纸时，应按照便签纸的使用情况（已使用、未使用）进行分类整理。处理方式1.可再利用便签纸对于未使用完的便签纸或可二次利用的便签纸（如部分空白页面可继续使用），经整理后重新入库，供员工再次领用。2.废弃便签纸对于已使用且无再利用价值的废弃便签纸，行政部门应按照公司的环保要求进行妥善处理，如统一交由有资质的回收公司进行回收处理，避免随意丢弃造成环境污染。便签纸的费用管理预算管理公司将便签纸采购费用纳入年度办公费用预算，由财务部门负责审核和控制。行政部门应严格按照预算进行采购，不得超预算支出。费用核算财务部门对便签纸的采购费用进行单独核算，记录每笔采购的金额、供应商等信息。同时，根据各部门的领用情况，将便签纸费用分摊至各部门，作为部门办公费用的一部分进行考核。监督与考核监督机制1.行政部门监督行政部门负责对便签纸的使用情况进行日常监督检查，发现违规行为及时制止并纠正。2.内部审计监督公司内部审计部门定期对便签纸的采购、库存、领用、费用等情况进行审计，确保各项管理工作符合制度规定。考核办法1.考核指标将便签纸的使用节约情况、回收情况等纳入员工绩效考核指标体系，具体指标包括：便签纸人均月使用量：考核员工便签纸的使用量是否合理，是否存在浪费现象。便签纸回收率：考核员工是否及时将用完的便签纸交回行政部门。2.考核周期绩效考核周期为一个自然年度。3.考核结果应用根据考核结果，对表现优秀的员工给予表彰和奖励；对违反本制度规定的员工，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分等处罚。附则制度修订本制