高校采购管理制度

高校采购管理制度一、总则（一）目的为加强学校采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家法律法规及相关政策，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度。2.公开、公平、公正原则：采购信息公开，采购程序透明，确保所有符合条件的供应商公平参与竞争，公正对待每一个供应商。3.效益原则：追求采购资金的使用效益最大化，注重采购质量和售后服务。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购管理制度、采购政策和采购计划。2.审定重大采购项目的采购方式、采购文件和采购结果。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，具体负责组织实施采购活动。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家法律法规和学校采购管理制度。2.编制和执行采购计划，组织采购项目的实施。3.建立和管理采购信息平台，发布采购信息。4.组织采购项目的开标、评标、谈判等活动。5.与供应商签订采购合同，监督合同执行。6.整理和保存采购档案资料。（三）需求部门职责1.根据学校事业发展需要，提出采购需求，编制采购预算。2.参与采购项目的技术要求制定、采购文件编制和评标等工作。3.负责采购项目的验收工作，对采购质量和售后服务进行监督。（四）监督部门职责学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉举报，查处违规违纪行为。审计部门负责对采购项目进行审计监督。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算应按照学校财务预算编制要求和程序进行申报，经学校财务部门审核后，报学校采购工作领导小组审定。（二）预算执行1.采购部门应严格按照审定的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.对于采购预算执行过程中出现的节余资金，应按照学校财务管理制度的规定进行处理。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和学校有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购部门。2.采购申请表应附相关的技术资料、预算明细等材料。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。2.对于重大采购项目，采购部门应报采购工作领导小组审批。采购工作领导小组应在规定时间内作出审批决定。（三）采购文件编制1.根据采购项目特点和采购方式，采购部门编制采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请书）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务要求和评标标准，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）发布采购信息1.对于公开招标和邀请招标项目，采购部门应在指定的媒体上发布采购公告（邀请书）。采购公告（邀请书）应包含采购项目的基本信息、投标人资格条件、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书或询价单。（五）供应商报名及资格审查1.供应商应在规定时间内报名参加采购项目，并提交相关资格证明文件。2.采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合资格条件的供应商名单。对于资格审查不合格的供应商，采购部门应告知其原因。（六）采购评审1.采购部门组织成立评标委员会（谈判小组、询价小组），评标委员会（谈判小组、询价小组）由学校相关部门代表和技术、经济等方面的专家组成。2.评标委员会（谈判小组、询价小组）按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件（响应文件）进行评审，确定中标（成交）候选人。3.评标委员会（谈判小组、询价小组）应出具评标报告（谈判报告、询价报告），评标报告（谈判报告、询价报告）应包括评审过程、评审结果、中标（成交）候选人名单等内容。（七）中标（成交）结果公示1.采购部门将中标（成交）候选人名单在学校指定的媒体上进行公示，公示期不得少于三个工作日。2.公示期间，如有供应商对中标（成交）结果提出质疑，采购部门应及时进行调查处理。（八）合同签订1.公示无异议后，采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应按照采购文件确定的事项签订，不得擅自变更合同内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案送学校法律顾问进行合法性审查。（二）合同履行1.采购部门应督促供应商按照合同约定履行义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，确保采购项目符合需求。（三）合同变更与解除1.如因特殊原因需要变更或解除采购合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，并按照规定办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、质量标准、验收情况等内容。（五）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续。2.付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件（响应文件）、评标报告（谈判报告、询价报告）、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购部门应按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家和学校有关规定执行。对于重要的采购档案，应进行数字化处理，以便长期保存和查阅。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与检查（一）内部监督1.学校纪检监察部门和审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序的合规性、采购文件的编制与执行情况、采购合同的签订与履行情况等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，确保采购活动的规范进行。（二）供应商监督1.学校鼓励供应商对采购活动进行监督，如发现采购活动存在违规违纪行为，供应商可向学校纪