办公文管理制度

办公文管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公文管理，确保办公文的高效流转与安全存储，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，适用于公司全体员工在工作中涉及的各类办公文处理。（三）定义1.办公文：指公司在日常经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.发文：指公司内部各部门向其他部门或外部单位发出的办公文。3.收文：指公司收到的来自其他部门、外部单位或个人的办公文。二、公文格式（一）纸张要求一般采用A4纸（210mm×297mm），左侧装订。（二）页面设置1.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。2.页眉页脚：页眉距边界2.54cm，页脚距边界2.54cm。（三）字体字号1.一般用二号宋体字，加粗，居中排列。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，顶格书写，回行时仍顶格。3.正文：一般用三号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。4.附件说明：一般用三号仿宋体字，在正文下空一行左空二字编排"附件"二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如"附件：1.××××"）。附件名称后不加标点符号。附件与正文一起装订时，附件页码应连续编排。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。6.附注：一般用三号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。"附件"二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿公司各部门根据工作需要，由部门负责人或指定专人负责拟写办公文。拟稿人应确保公文内容准确、完整、清晰，符合法律法规和公司政策要求。拟稿时应使用统一的办公软件进行文字处理，公文格式应符合本制度规定。2.审核拟稿完成后，由拟稿部门负责人对公文内容、格式、文字表述等进行审核。审核重点包括：是否符合发文目的、是否与相关政策法规和公司制度相符、数据是否准确、语言是否通顺等。审核通过后，拟稿部门负责人在"发文稿纸"上签署审核意见并签名。3.会签涉及多个部门的公文，需进行会签。主办部门应将会签稿送各会签部门，会签部门应在规定时间内提出意见并签署。会签过程中，各部门应认真审核公文内容，如有不同意见应及时与主办部门沟通协商，达成一致后再签署意见。4.核稿会签完成后，由公司办公室对公文进行核稿。核稿人员应重点审核公文的规范性、准确性、完整性以及与其他文件的协调性等。核稿过程中，如发现问题应及时与相关部门沟通修改，确保公文质量。核稿通过后，核稿人员在"发文稿纸"上签署核稿意见并签名。5.签发核稿后的公文，按照公司领导审批权限进行签发。一般公文由部门分管领导签发；重要公文或涉及多个部门的公文，需经公司主要领导签发。领导签发时应认真审阅公文内容，签署明确的意见和姓名、日期。6.编号经领导签发后的公文，由公司办公室进行编号登记。编号应遵循一定的规则，确保公文编号的唯一性和连续性。编号登记后，将公文的编号、标题、发文日期、发文部门、主送部门、抄送部门等信息录入公司办公文管理系统。7.印制办公室根据领导签发的公文定稿，安排专人进行印制。印制人员应严格按照公文格式要求进行排版、印刷，确保公文印刷质量。印制完成后，应对公文进行校对，确保文字、格式准确无误。校对无误后，在公文印刷份数清单上签字确认。8.盖章公文印制完成后，由办公室负责盖章。盖章应确保印章清晰、端正，盖在规定的位置上。对于需要加盖多个印章的公文，应按照规定的顺序和要求进行盖章。9.分发办公室根据公文的主送部门、抄送部门等信息，将印制好的公文进行分发。分发方式可采用邮寄、专人送达、内部网络传输等。分发过程中，应做好公文的签收记录，确保公文安全、准确地送达收件部门或个人。（二）发文要求1.内容准确：发文应依据真实可靠的信息，准确表达意图，避免模糊、歧义或错误的表述。涉及的数据、事实、政策等应确保准确无误。2.格式规范：严格按照本制度规定的公文格式进行发文，确保公文的规范性和严肃性。3.语言简洁：语言表达应简洁明了，避免冗长、复杂的句子和不必要的修饰词，以便于阅读和理解。4.时效性：根据工作需要，及时发文，确保信息的及时传递和工作的顺利开展。对于紧急公文，应按照规定的紧急程度进行处理，确保在规定时间内送达。四、收文管理（一）收文登记1.公司办公室负责统一接收各类办公文。收文人员收到公文后，应及时进行登记，详细记录公文的编号、来文单位、发文日期、标题、密级、份数等信息。2.收文登记可采用纸质登记本或电子表格的形式进行，确保登记信息准确、完整。（二）文件传阅1.办公室根据公文的内容和性质，确定传阅范围和顺序。一般按照公司领导、相关部门负责人的顺序进行传阅。2.对于重要公文或紧急公文，应优先安排传阅，并及时提醒传阅人员阅毕签字。传阅过程中，应注意跟踪公文的流向，确保公文不丢失、不延误。3.传阅人员应在规定时间内阅毕公文，并在"文件传阅单"上签署姓名和日期。如有批示意见，应明确、具体地写在"文件传阅单"上。（三）文件办理1.承办部门收到传阅后的公文后，应按照公文要求及时办理相关事项。办理过程中，应明确责任人员，确保办理工作的落实。2.对于需要回复的公文，承办部门应在规定时间内起草回复文稿，并按照发文流程进行审核、会签、核稿、签发、编号、印制、盖章、分发等程序，及时回复来文单位。3.办理完毕的公文，承办部门应将相关资料整理归档，以备查阅。（四）收文要求1.及时收文：收文人员应保持高度的责任心，及时接收各类办公文，不得延误。2.准确登记：认真核对公文信息，确保登记内容准确无误，为后续的文件处理提供可靠依据。3.规范传阅：严格按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，确保公文在规定时间内传达到相关人员手中。4.妥善办理：承办部门应认真对待公文办理工作，按时完成任务，确保公文得到有效处理。五、公文归档（一）归档范围1.公司各类正式发文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.公司收到的具有保存价值的外部来文，如政府部门文件、合作单位文件等。3.公司内部形成的重要文件，如工作计划、工作总结、规章制度、合同协议等。（二）归档要求1.公文办理完毕后，承办部门应及时将公文原件及相关资料整理归档。归档资料应齐全、完整，包括公文正文、附件、领导批示、办理结果等。2.归档文件应按照分类方案进行整理，一般可按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。3.归档文件应进行编号、编目，编制归档文件目录，以便于查找和利用。4.归档文件应采用统一的装具进行装盒，盒内文件应排列整齐，盒脊应标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。（三）归档时间1.一般公文应在次年上半年完成归档工作。2.重要公文或具有特殊保存价值的公文，应及时归档。六、公文保密（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容的公文。2.标注有密级的公文，如绝密、机密、秘密等。（二）保密措施1.对涉及保密内容的公文，应严格控制知悉范围，限定在工作需要知悉的人员范围内。2.传递、存储保密公文应采用加密存储、加密传输等安全措施，防止信息泄露。3.借阅保密公文应履行严格的审批手续，借阅人员应妥善保管公文，不得擅自复印、转借或传播。4.销毁保密公文应按照规定的程序进行，确保公文信息彻底销毁，防止信息恢复。（三）保密责任1.公司全体员工应严格遵守公文保密制度，对所接触到的保密公文负有保密责任。2.如因工作失误或故意泄露公司保密公文信息，给公司造成损失的，将依法追究相关人员的责任。七、公文查阅与借阅（一）查阅1.公司内部员工因工作需要查阅公文，可到公司办公室办理查阅手续。查阅人员应填写"公文查阅登记表"，注明查阅事由、查阅文件名称及文号等信息。2.办公室工作人员应根据查阅人员的申请，提供相应的公文，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员不得擅自涂改、复印、转借公文。3.查阅完毕后，查阅人员应及时归还公文，办公室工作人员应认真核对公文，确认无误后在"公文查阅登记表"上签字。（二）借阅1.公司内部员工因工作需要借阅公文，应填写"公文借阅申请表"，注明借阅事由、借阅文件名称及文号、借阅期限等信息。2.申请表经部门负责人审核、公司办公室批准后，借阅人员方可借阅公文。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还公文，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的公文，不得擅自转借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成公文丢失、损坏的，应承担相应的赔偿责任。八、公文清退与销毁（一）清退1.根据上级部门或相关规定要求，需要清退的公文，公司办公室应及时组织清退工作。2.清退公文时，应认真核对公文的数量、编号、内容等信息，确保清退公文的完整性和准确性。3.清退公文应按照规定的时间和方式进行，将清退公文及时交回上级部门或相关单位。（二）销毁1.对于已失去保存价值的公文，应按照规定进行销毁。销毁公文应填写"公文销毁申请表"，注明销毁公文的名称、文号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经部门负责人审核、公司办公室批准后，方可进行销毁。3.销毁公文可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保公文信息彻底销毁。销毁过程中，应安排专人进行监督，防止公文信息泄露。4.销毁完毕后，监督人员应在"公文销毁申请表"上签字确认，并将销毁情况记录存档。九、电子公文管理（一）电子公文的生成1.公司内部各部门应使用统一的办公软件进行电子公文的拟稿、审核、会签、核稿、签发等操作，确保电子公文的格式规范、内容准确。2.电子公文生成后，应按照规定进行编号、存储，并与纸质公文相对应，确保电子公文与纸质公文的一致性和完整性。（二）电子公文的传输与存储1.电子公文应通过公司内部网络或安全的电子传输渠道进行传输，确保传输过程的安全、稳定。2.电子公文应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并按照规定的分类方案进行存储管理，便于查找和利用。3.定期对电子公文进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。（三）电子公文的查阅与使用1.公司内部员工可通过公司办公文管理系统查阅电子公文。查阅人员应使用自己的用户名和密码登录系统，按照系统提示进行操作。2.如需下载电子公文，应按照规定的权限进行操作，并确保下载后的电子公文用于工作目的，不得擅自传播或挪作他用。3.对涉及保密内容的电子公文，应采取相应的加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。（四）电子公文的归档与保管1.电子公文办