会计案管理制度

会计案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整与有效利用，规范会计档案的整理、保管、查阅、销毁等行为，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的会计档案管理。（三）定义1.会计档案指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。2.会计凭证包括原始凭证和记账凭证，是记录经济业务发生或者完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。3.会计账簿是以会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，包括总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。4.财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。5.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。二、会计档案管理职责（一）财务部门职责1.负责会计档案的整理、装订、归档工作，确保会计档案的规范、完整。2.按照规定的保管期限和要求，妥善保管会计档案，保证会计档案的安全。3.建立会计档案查阅、借阅登记制度，严格按照规定办理查阅、借阅手续。4.负责组织会计档案的鉴定工作，提出鉴定意见，编制会计档案鉴定意见书。5.根据公司规定，提出会计档案销毁申请，经批准后组织实施销毁工作。（二）档案管理部门职责1.负责对财务部门移交的会计档案进行统一保管，建立健全会计档案保管制度。2.配合财务部门做好会计档案的查阅、借阅等工作，对查阅、借阅情况进行记录。3.参与会计档案的鉴定、销毁等工作，监督销毁过程的合规性。（三）其他部门职责1.各部门应妥善保管本部门涉及的会计资料，并按照规定及时移交财务部门归档。2.在涉及会计档案相关工作时，应积极配合财务部门和档案管理部门，提供必要的协助。三、会计档案的整理与归档（一）会计凭证整理与归档1.每月终了，会计人员应及时将本月的会计凭证进行整理。按照记账凭证编号顺序，去掉凭证内的金属物，对纸张面积大于记账凭证的原始凭证，应按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后，还可以展开查阅。2.对于纸张面积过小的原始凭证，一般不能直接装订，可先按一定次序和类别排列，再粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜。小票应分张排列，同类同金额的单据尽量粘在一起，同时，在一旁注明张数和合计金额。如果是板状票证（如火车票），可以将票面票底轻轻撕开，厚纸板弃之不用。3.整理好的会计凭证，应在记账凭证封面上注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由会计主管人员和装订人员签名或者盖章。4.装订成册的会计凭证应装入会计凭证盒，在盒脊上注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起止日期、起止号码等信息。然后按照编号顺序，连同会计凭证移交清册，按期移交给档案管理部门归档保管。（二）会计账簿整理与归档1.年度终了，各种账簿在结转下年、建立新账后，一般都要把旧账送交总账会计集中统一整理。2.首先检查本年度各账户账页是否齐全，是否按顺序排列。然后按账簿启用表的使用页数核对账户是否相符，账页是否齐全，序号排列是否连续；在空白账页（或账夹）上加盖"作废"戳记，统一编号，并与账簿目录核对相符。3.对于活页账簿，应抽出未使用的空白账页，再将已使用的账页按顺序号排列，装订成册。装订后要加装封面、封底，在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份，并由装订人在装订线封签处签名或者盖章。4.整理后的会计账簿应编制会计账簿保管清册，注明账簿名称、年度、册数、编号、保管期限等信息，移交档案管理部门保管。（三）财务会计报告整理与归档1.月度、季度财务会计报告由编制人员负责整理，年度财务会计报告由财务部门负责人组织整理。2.整理时应检查报告是否齐全，内容是否完整，签章是否完备。对于一式多份的财务会计报告，应在每份报告上加盖编制单位公章，并注明份数。3.将整理好的财务会计报告按时间顺序排列，装订成册（如为电子报告，应存储在磁性介质上，并制作一式两份的备份），在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息，编制财务会计报告保管清册，移交档案管理部门归档。（四）其他会计资料整理与归档1.银行存款余额调节表、银行对账单等应按月或按季整理，检查数据是否准确、完整，签章是否齐全。2.纳税申报表应按所属期间整理，确保申报数据与财务数据一致，相关资料齐全。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书等应根据实际情况及时编制，详细记录会计档案的相关信息。4.其他具有保存价值的会计资料，如经济合同、财务审计报告等，应按照类别和时间顺序进行整理，编制清单后归档保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告保管期限为永久。4.其他会计资料保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的会计档案保管库（柜），具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁等条件。2.会计档案应分类存放，按年度、类别、保管期限顺序排列，便于查找和利用。3.电子会计档案应存储在磁性介质上，并定期进行备份，异地存放。备份介质应标明会计档案所属年度、月份、名称等信息。4.对于保管期限已满但尚未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书和会计档案销毁清册中列明。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人审核，财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案携带外出或复制、拍照。确因工作需要复制的，应经财务部门负责人批准，并在档案管理部门登记备案。3.查阅会计档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后，应及时将会计档案归还，并在《会计档案查阅申请表》上注明查阅情况。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅公司会计档案时，应持有单位介绍信，经公司财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅会计档案应填写《会计档案借阅登记表》，注明借阅单位名称、借阅人姓名、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。4.借阅人员应对所借阅的会计档案妥善保管，不得转借他人，不得在会计档案上涂改、标记、拆封和抽换。归还时，档案管理人员应认真检查会计档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、会计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立会计档案鉴定工作小组，由财务部门负责人担任组长，成员包括财务人员、档案管理人员等。（二）鉴定程序1.会计档案保管期满前，档案管理部门应会同财务部门对拟销毁的会计档案进行全面清查核对，确定是否达到保管期限，是否涉及未了事项等。2.会计档案鉴定工作小组根据清查核对情况，对拟销毁的会计档案进行鉴定，提出鉴定意见，编制会计档案鉴定意见书。鉴定意见书应包括会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁意见等内容。3.鉴定工作小组对鉴定意见进行集体讨论，形成一致意见后，报公司负责人批准。（三）销毁程序1.经批准销毁的会计档案，由档案管理部门和财务部门共同组织销毁。2.销毁前，应编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应经单位负责人签署意见，并加盖单位公章。3.销毁时，应由档案管理部门、财务部门共同派员监销。监销人员应在会