51合同管理制度

51合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司的合法权益，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则。合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则。合同双方应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则。合同的内容应当公平合理，不得显失公平，双方的权利和义务应当对等。4.诚实守信原则。合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，负责公司合同的统一管理工作，办公室设在[具体部门]。（二）合同管理办公室职责1.制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。2.负责合同文本的起草、审核、修订等工作。3.参与合同的谈判、签订等过程，提供法律意见和建议。4.对合同的履行情况进行跟踪、监督和检查，及时发现问题并提出解决措施。5.负责合同纠纷的处理，组织相关部门进行协商、调解、仲裁或诉讼等活动。6.建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行登记和统计分析。7.定期组织合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和业务水平。（三）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本提交合同管理办公室审核。2.负责本部门合同的履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行义务，确保合同的顺利执行。3.负责收集、整理、保管与本部门合同相关的文件、资料、凭证等，建立健全合同档案管理制度。4.及时向合同管理办公室报告合同履行过程中出现的问题，并配合合同管理办公室做好合同纠纷的处理工作。（四）法务部门职责1.为合同的签订、履行、变更、解除等提供法律意见和建议，确保合同的合法性和有效性。2.参与合同纠纷的处理，负责起草法律文书，代表公司参加仲裁或诉讼等活动。3.对公司合同管理制度进行法律审查，提出修改意见和建议，防范法律风险。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，拟定合同初稿，并提交合同管理办公室。2.合同管理办公室对合同初稿进行审核，重点审查合同的合法性、完整性、准确性等方面，并提出修改意见。3.业务部门根据合同管理办公室的审核意见，对合同初稿进行修改完善，形成合同送审稿。4.合同送审稿经业务部门负责人、分管领导审核签字后，提交公司法定代表人或其授权代表签署。5.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理办公室备案，并负责将合同原件归档保管。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，条款明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。2.合同应包含以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式；合同标的；数量、质量、规格、型号等要求；价格或报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。3.对于涉及公司重大利益、复杂法律关系或风险较大的合同，应根据需要制定专门的合同条款或附件，详细约定双方的权利和义务。（三）合同授权委托1.公司法定代表人可以直接签订合同，也可以授权其他人员代表公司签订合同。2.授权签订合同的，应当签订书面授权委托书，明确授权范围、授权期限等内容。3.被授权人应当在授权范围内签订合同，不得超越授权范围行使权利。授权委托书应妥善保管，如有变更或终止，应及时通知合同相对方。四、合同的履行（一）履行要求1.合同双方应当按照合同约定全面履行自己的义务，不得擅自变更或解除合同。2.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。3.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时报告合同管理办公室，并采取相应的措施，防止损失扩大。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同双方应当协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本提交合同管理办公室备案。（三）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同双方可以解除合同。2.解除合同应当签订书面解除协议，并明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等内容。3.解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本提交合同管理办公室备案，并负责清理与合同相关的文件、资料、凭证等。五、合同的监督与检查（一）监督检查内容1.合同的签订是否符合法律法规和公司制度的规定。2.合同的履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。3.合同变更和解除是否符合规定程序，变更和解除协议是否有效。4.合同纠纷的处理情况，是否及时、妥善解决。（二）监督检查方式1.定期检查。合同管理办公室定期对公司合同的签订、履行等情况进行检查，形成检查报告，及时发现问题并提出整改意见。2.不定期抽查。根据工作需要，合同管理办公室不定期对部分合同的履行情况进行抽查，重点检查合同执行过程中的关键环节和风险点。3.专项检查。针对公司重大合同、重点项目合同或存在问题较多的合同，合同管理办公室组织开展专项检查，深入分析问题原因，提出针对性的解决方案。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，合同管理办公室应及时向相关部门发出整改通知，要求限期整改。2.相关部门应按照整改通知的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给合同管理办公室。3.对因合同管理不善导致公司利益受损的，公司将依法追究相关责任人的责任。六、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.合同签订前，业务部门应充分了解合同相对方的主体资格、经营状况、信誉等情况，对合同相对方进行必要的尽职调查，防范潜在的风险。2.合同履行过程中，业务部门应加强与合同相对方的沟通与协调，及时了解对方的需求和意见，妥善处理合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时报告合同管理办公室，并提供相关的合同文本、文件、资料、凭证等。2.合同管理办公室组织相关部门对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门与合同相对方进行协商、调解，争取通过友好协商解决纠纷。4.如协商、调解不成，合同管理办公室应及时组织法务部门等相关人员，研究决定是否通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。5.在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持，确保纠纷得到妥善解决。（三）纠纷处理原则1.依法处理原则。合同纠纷的处理应当遵守国家法律法规的规定，依法维护公司的合法权益。2.公平公正原则。在纠纷处理过程中，应坚持公平公正的原则，客观、公正地分析问题，合理确定双方的责任和义务。3.及时有效原则。合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化，确保公司的合法权益得到及时有效的保护。七、合同档案管理（一）档案内容合同档案应包括以下内容：合同文本原件及副本；合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、授权委托书、谈判记录、会议纪要等；合同履行过程中的相关文件，如发货单、验收单、发票、付款凭证等；合同变更和解除的相关文件，如变更协议、解除协议等；合同纠纷处理的相关文件，如协商记录、调解协议、仲裁裁决书、法院判决书等。（二）档案整理1.业务部门应按照合同类别、签订时间等顺序，对合同档案进行整理，确保档案资料的完整性和规范性。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份。（三）档案保管1.合同档案由业务部门负责保管，业务部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的安全和完整。2.合同档案应存放于专门的档案柜或档案室，按照档案管理的要求进行分类存放，并建立档案索引，便于查阅。3.合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司制度的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到业务部门查阅。2.查阅合同档案时，应在业务部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案资料，应经业务部门负责人同意，并按照规定的程序进行登记。3.外部单