档案归档管理制度

档案归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的档案归档管理工作。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、声像等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.完整性原则：应确保档案内容的全面性和完整性，反映公司各项经营管理活动的真实面貌。3.准确性原则：档案内容应准确无误，符合实际情况，便于日后查阅和使用。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案分类（一）行政档案1.公司文件：包括公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、公司发展规划、年度工作计划与总结等。2.行政公文：上级机关来文、公司对外发文、内部行政公文等。3.会议文件：各类会议的通知、议程、报告、记录、纪要等。4.人事档案：员工个人档案，包括入职登记表、劳动合同、薪酬福利记录、培训记录、考核评价、奖惩记录等。5.资质证照：公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、各类资质证书、许可证等。6.印章管理档案：印章使用申请、审批记录、印章保管登记表等。（二）财务档案1.会计凭证：原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务预算与决算：年度财务预算报告、决算报告等。5.税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。6.财务审计档案：内部审计报告、外部审计报告等。（三）业务档案1.市场营销档案：市场调研报告、营销策划方案、客户资料、销售合同、招投标文件等。2.采购档案：采购计划、采购合同、供应商资料、采购发票等。3.生产档案：生产计划、工艺流程文件、产品质量检验报告、生产设备档案等。4.研发档案：研发项目立项报告、研发过程记录、技术成果文件等。5.项目管理档案：项目可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。（四）其他档案1.合同档案：各类经济合同、租赁合同、服务合同等。2.基建档案：工程项目的立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。3.声像档案：公司重大活动照片、录像、录音等。4.电子档案：存储在电子介质上的各类文件资料。三、档案收集（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案分类范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料。（二）收集要求1.齐全完整：应确保收集的档案材料齐全，能够全面反映相关工作的过程和结果。2.真实有效：档案材料应真实可靠，符合实际情况，并有相关人员的签字或盖章。3.格式规范：纸质文件应字迹清晰、格式统一；电子文件应格式规范，易于存储和查阅。（三）收集时间1.日常收集：各部门应在文件材料形成后及时整理收集，定期移交综合管理部门。2.阶段性收集：对于重要项目、活动等，应在项目结束或活动完成后及时收集相关档案材料。3.年度收集：每年年终，各部门应将全年形成的档案材料进行全面整理，移交综合管理部门。（四）收集程序1.部门整理：各部门负责将本部门形成的文件材料进行初步整理，分类编号，填写档案移交清单。2.部门审核：各部门负责人对本部门移交的档案材料进行审核，确保材料的完整性和准确性。3.移交综合管理部门：各部门将审核后的档案材料及移交清单一并移交至综合管理部门。综合管理部门接收后，应对移交的档案材料进行核对，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于查找、借阅和统计，提高档案管理的工作效率。（二）纸质档案整理1.分类：按照档案分类方案，对纸质文件进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，目录应打印清晰，一式两份，一份装订在档案卷内，一份单独成册。4.装订：将每份档案材料按顺序排列整齐，左侧装订，确保装订牢固，不掉页。（三）电子档案整理1.分类：按照档案分类方案，对电子文件进行分类存储。2.命名：电子文件的命名应规范统一，反映文件的主题、日期、作者等信息，便于查找和识别。3.元数据录入：为电子文件录入必要的元数据，如文件编号、题名、日期、保管期限、密级等，以便于检索和管理。4.存储：电子文件应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室：公司设立综合档案室，用于集中保管各类档案。综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.部门档案柜：各部门可设置档案柜，用于临时存放本部门常用的档案材料，但应定期整理移交综合档案室。（二）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案上架1.排列顺序：档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.标识清晰：在档案架上应标明档案类别、年度等信息，便于识别。（四）档案盘点1.定期盘点：综合管理部门应定期对档案进行盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.不定期抽查：综合管理部门可不定期对部分档案进行抽查，检查档案的保管情况和利用情况。3.盘点记录：每次盘点应做好记录，包括盘点时间、范围、结果等，发现问题应及时查明原因并采取措施进行处理。（五）档案安全保护1.防火：综合档案室应配备灭火器材，严禁在档案室吸烟和使用明火。定期检查电器设备，防止火灾隐患。2.防潮：保持档案室干燥通风，采取防潮措施，如放置干燥剂、除湿机等。对受潮的档案应及时进行处理，防止霉变。3.防虫：定期对档案进行检查，发现虫害应及时采取措施进行防治，如使用防虫药品、清理档案环境等。4.防盗：加强档案室的安全防范措施，安装防盗门窗、监控设备等。严格限制无关人员进入档案室，确保档案的安全。5.防光：档案室应采用防光窗帘、灯罩等措施，避免档案直接受光照射，防止档案褪色、老化。6.防尘：保持档案室清洁卫生，定期清扫，防止灰尘对档案的污染。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.保管期限已满：根据档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.失去保存价值：档案内容已无利用价值，如已完成的项目文件、过期的规章制度等。3.重复文件：同一内容的文件有多个副本，且已无保存必要的。（三）鉴定程序1.初步审查：综合管理部门对到期档案进行初步审查，提出拟销毁档案清单。2.小组鉴定：档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核鉴定，确定是否需要销毁。3.审批：经档案鉴定小组鉴定后，报公司主管领导审批。（四）销毁方式1.纸质档案：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并做好销毁记录。2.电子档案：采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并对存储介质进行物理破坏，确保数据无法恢复。（五）销毁记录销毁档案时，应详细记录销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等信息，由档案鉴定小组成员签字确认，并将销毁记录归档保存。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊原因需要向外部单位或个人提供档案查阅的，应填写档案查阅申请表，经公司主管领导签字同意后，由综合管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅记录。（二）查阅手续1.登记：查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅日期、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅：如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.归还：借阅人员应按时归还档案，归还时综合管理部门应检查档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应照价赔偿。（三）查阅利用规定1.查阅范围：查阅人员应按照申请的查阅范围进行查阅，不得擅自扩大查阅范围。2.禁止行为：查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意，并在指定地点进行。3.保密要求：查阅人员应对所查阅的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。（四）利用效果反馈综合管理部门应定期对档案的利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果，及时调整档案管理工作，提高档案的服务质量。对于重要的档案利用情况，应及时向公司领导汇报。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）系统功能要求1.档案录入：能够实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。4.借阅管理：实现档案借阅的在线申请、审批、登记和归还等功能，方便快捷地办理借阅手续。5.统计分析：能够对档案的利用情况、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据备份与安全1.数据备份：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。2.安全防护：加强档案管理信息系统的安全防护措施，设置防火墙、入侵检