物资收发管理制度

物资收发管理制度一、总则（一）目的为加强公司物资收发管理，规范物资收发流程，确保物资收发准确、及时、有序，保障公司生产经营活动的正常进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资的收发管理，包括原材料、辅助材料、设备备件、办公用品、劳保用品等各类物资。（三）基本原则1.准确性原则：物资收发必须准确记录数量、规格、型号等信息，确保账实相符。2.及时性原则：物资收发要及时办理，避免因延误影响生产经营。3.责任性原则：明确各环节责任，做到责任到人，确保物资收发过程可追溯。4.安全性原则：物资在收发过程中要确保安全，防止损坏、丢失、变质等情况发生。二、物资采购入库管理（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.紧急采购需求需在申请表上注明紧急原因，并经相关领导特批后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《物资采购申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核，并根据库存情况确定是否需要采购。2.对于金额较大或重要物资的采购，需按照公司规定的审批流程，报相关领导审批。（三）采购执行1.采购部门根据审批后的采购申请，选择合格的供应商进行采购。与供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.采购人员跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。如因特殊原因可能影响到货时间，应及时与需求部门沟通并说明情况。（四）到货验收1.物资到货前，采购部门应提前通知仓库和质量检验部门做好验收准备。2.物资到货时，仓库保管人员和质量检验人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观质量、质量证明文件等。3.对于验收合格的物资，仓库保管人员在送货单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货等。（五）入库手续1.仓库保管人员根据验收结果，填写《物资入库单》，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。2.《物资入库单》一式三联，一联仓库留存，作为登记库存账的依据；一联交采购部门，作为采购结算的凭证；一联交财务部门，作为记账的原始凭证。3.仓库保管人员按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立物资台账，及时记录物资的出入库情况。三、物资领用管理（一）领用申请1.使用部门根据生产经营需要，填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字。2.如领用的是贵重物资或限量物资，还需经相关领导审批。（二）领用审批1.仓库保管人员收到《物资领用申请表》后，对申请的合理性、库存情况进行审核。2.对于符合领用条件的申请，仓库保管人员签字同意，并根据库存情况安排发货。对于不符合领用条件的申请，应向领用部门说明原因。（三）物资发放1.仓库保管人员按照《物资领用申请表》的要求，发放物资。发放时要认真核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，确保准确无误。2.物资发放后，仓库保管人员在《物资领用申请表》上签字，并在物资台账上记录物资的发出情况。3.领用人员在领取物资时，要对物资进行检查，如发现问题应及时与仓库保管人员沟通处理。（四）领用登记1.使用部门设立物资领用台账，记录本部门物资的领用情况，包括领用日期、物资名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.定期对物资领用情况进行统计分析，以便合理控制物资消耗，降低成本。四、物资库存管理（一）库存盘点1.仓库保管人员定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点前，仓库保管人员应做好准备工作，包括整理物资、核对账目等。盘点时，要认真清点物资的数量、规格、型号等信息，并与物资台账进行核对。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，仓库保管人员应及时查明原因，并填写《物资盘点盈亏表》，报部门负责人和财务部门审批。4.根据审批结果，调整物资台账和财务账目，确保账实一致。（二）库存保管1.仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资的安全存放。2.物资应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。3.对于有保质期要求的物资，要定期检查保质期，及时清理过期物资，防止过期使用。4.仓库保管人员要做好库存物资的日常维护工作，如对物资进行清洁、保养等，确保物资质量完好。（三）库存预警1.设定物资库存预警指标，当库存物资数量低于或高于预警值时，系统自动发出预警信息。2.仓库保管人员收到预警信息后，及时分析库存情况，并向采购部门或相关领导汇报。采购部门根据库存情况及时安排采购，确保物资供应。五、物资退库管理（一）退库原因1.物资因质量问题、规格型号不符、计划变更等原因，不再使用或多余时，应及时办理退库手续。2.退库物资应保持原有的质量和性能，包装完好，标识清晰。（二）退库申请1.使用部门填写《物资退库申请表》，注明退库物资的名称、规格、型号、数量、退库原因等信息，并经部门负责人审核签字。2.如退库物资涉及质量问题，还需附上质量检验部门的检验报告。（三）退库审批1.仓库保管人员收到《物资退库申请表》后，对退库物资进行检查，确认符合退库条件后签字同意。2.对于金额较大或重要物资的退库，需报相关领导审批。（四）退库办理1.仓库保管人员根据审批后的《物资退库申请表》，办理退库手续。将退库物资与《物资退库申请表》核对无误后，办理入库手续，并在物资台账上记录退库情况。2.财务部门根据退库手续，调整相关账目。六、物资报废管理（一）报废鉴定1.物资因损坏、过期、淘汰等原因，无法继续使用时，由使用部门提出报废申请，并填写《物资报废申请表》。2.质量检验部门对报废物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于涉及安全、环保等特殊要求的物资，需经相关部门审核同意。（二）报废审批1.《物资报废申请表》经使用部门负责人、质量检验部门、财务部门等相关部门审核签字后，报公司领导审批。2.对于金额较大或批量报废的物资，需经公司领导集体研究决定。（三）报废处理1.经审批同意报废的物资，由仓库保管人员负责清理出仓库，并妥善存放。2.对于有利用价值的报废物资，可进行回收利用；对于无利用价值的报废物资，可按照公司规定的方式进行处理，如出售给废品回收公司等。3.报废物资处理过程中，要做好记录，包括报废物资名称、数量、处理方式、处理时间、收入等信息，并报财务部门备案。七、物资台账管理（一）台账建立1.仓库保管人员负责建立物资台账，详细记录物资的出入库情况，包括物资名称、规格、型号、数量、供应商名称、出入库日期、领用部门等信息。2.物资台账应采用电子台账和纸质台账相结合的方式，确保数据准确、完整、可追溯。（二）台账更新1.物资收发业务发生后，仓库保管人员应及时在物资台账上进行记录，确保账实相符。2.定期对物资台账进行核对和清理，发现问题及时查找原因并进行调整。（三）台账查询与统计1.相关部门和人员可根据工作需要，查询物资台账信息。查询时应填写《物资台账查询申请表》，经批准后由仓库保管人员提供相关数据。2.仓库保管人员定期对物资台账数据进行统计分析，生成各类物资收发报表，为公司物资管理决策提供依据。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对物资收发管理情况进行监督检查，检查内容包括物资收发流程执行情况、物资库存管理情况、物资台账记录情况等。2.监督检查可采用现场检查、查阅资料、数据核对等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立物资收发管理考核评价机制，对各部门和相关人员的物资收发管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括物资收发准确性、及时性、库存管理水平、成本控制效果等，根据考核结果进行奖惩。（三）奖惩措施1