报账部管理制度

报账部管理制度一、总则（一）目的为加强报账部的管理，规范报账流程，提高报账效率，确保公司财务信息的准确性和合规性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司报账部全体员工及公司各部门涉及报账业务的人员。（三）基本原则1.合法性原则：报账业务必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.准确性原则：报账信息应真实、准确、完整，不得虚报、漏报、错报。3.及时性原则：报账人员应及时整理、提交报账资料，报账部应及时审核、处理报账业务。4.规范性原则：报账流程、审批手续应严格按照规定执行，确保报账工作规范有序。二、报账人员职责（一）报账员职责1.负责收集、整理本部门的报账资料，对报账资料的真实性、完整性负责。2.按照报账流程填写报账申请表，详细注明报账事由、金额、附件张数等信息。3.将整理好的报账资料提交至报账部，并跟进报账进度。4.解答本部门员工关于报账业务的疑问，协助报账部做好报账工作。（二）报账部审核人员职责1.对报账员提交的报账资料进行初审，检查资料是否齐全、合规，报账申请表填写是否准确。2.审核报账事项是否符合公司规定的开支范围和标准，对不符合规定的报账申请予以退回，并说明原因。3.对报账金额进行计算复核，确保金额准确无误。4.将初审通过的报账资料提交至上级审核人员。（三）报账部主管职责1.负责报账部的日常管理工作，制定工作计划，合理安排人员分工。2.对报账业务进行全面审核，确保报账工作符合公司规定和财务制度。3.协调报账部与其他部门之间的工作关系，及时解决报账过程中出现的问题。4.定期对报账工作进行总结分析，提出改进措施和建议，提高报账工作质量和效率。（四）财务负责人职责1.对报账部的工作进行监督和指导，确保报账工作严格按照公司财务制度执行。2.审批重大报账事项，对不符合规定的报账申请进行最终把关。3.参与公司财务管理制度的制定和完善，为报账工作提供政策支持和指导。三、报账流程（一）报账申请1.报账员根据实际发生的业务，收集相关的原始凭证，包括发票、收据、报销单等。原始凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。2.报账员按照公司规定的格式填写报账申请表，详细注明报账事由、金额、附件张数等信息，并在申请表上签字确认。3.将原始凭证和报账申请表一并提交至本部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司规定和实际情况，对报账事项的真实性、合理性进行审核，并在申请表上签署审批意见。（二）部门初审1.部门负责人审批通过后，报账员将报账资料提交至报账部。2.报账部审核人员对报账资料进行初审，检查资料是否齐全、合规，报账申请表填写是否准确。审核内容包括：原始凭证的真实性、合法性、完整性，发票是否加盖发票专用章，收据是否加盖收款单位财务专用章等。报账事项是否符合公司规定的开支范围和标准，如差旅费、业务招待费、办公用品费等的标准。报账金额的计算是否准确，大小写金额是否一致。报账申请表的填写是否规范，各项信息是否完整。3.对初审发现的问题，审核人员应及时与报账员沟通，要求其补充或更正资料。如报账事项不符合规定，审核人员应予以退回，并说明原因。（三）上级审核1.初审通过的报账资料提交至报账部主管进行审核。报账部主管应对报账业务进行全面审核，重点审核报账事项的合理性、必要性以及是否符合公司整体利益。2.报账部主管审核通过后，将报账资料提交至财务负责人进行审批。财务负责人应对重大报账事项进行最终把关，确保报账工作符合公司财务制度和相关法律法规的要求。（四）财务支付1.财务负责人审批通过后，报账员将报账资料交至财务部门进行支付处理。财务人员根据审批后的报账申请表和原始凭证，核对无误后，按照公司的财务支付流程进行付款。2.对于通过银行转账支付的款项，财务人员应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项支付准确无误。对于现金支付的款项，应严格按照公司现金管理规定办理。3.支付完成后，财务人员在报账申请表上加盖"已支付"印章，并登记入账。同时，将原始凭证加盖"附件"章后，按照档案管理规定进行归档保存。四、报账标准及要求（一）费用报销标准1.差旅费员工因公务出差，应按照公司规定的标准乘坐交通工具、住宿、用餐等。具体标准如下：交通工具：根据出差的距离和任务性质，选择合适的交通工具。长途出差可乘坐飞机经济舱、火车硬卧、高铁二等座等；短途出差可乘坐火车硬座、汽车等。特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车软卧等，应提前经上级领导批准。住宿标准：根据出差地区的不同，分为不同的等级标准。一线城市及经济发达地区，住宿费标准为[X]元/天；二线城市及中等发达地区，住宿费标准为[X]元/天；三线及以下城市，住宿费标准为[X]元/天。同性两人以上出差，应合住标准间。用餐标准：出差期间的用餐补贴按照[X]元/天的标准执行，不再报销餐饮发票。如有招待客户等特殊情况，需单独报销餐饮发票的，应提前经上级领导批准，并注明招待事由。员工应在出差结束后及时办理差旅费报销手续，报销凭证应包括出差审批单、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等。出差期间的市内交通费，如因工作需要乘坐出租车的，应注明事由，并经部门负责人签字确认。2.业务招待费业务招待费应严格控制在公司规定的限额内，用于招待与公司业务相关的客户、合作伙伴等。招待费报销时，应注明招待对象、时间、地点、事由等信息，并提供相应的发票。单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元以上的，需经财务负责人审批。招待费用应遵循必要、合理、节俭的原则，严禁铺张浪费。3.办公用品费各部门应根据实际工作需要，合理申购办公用品。办公用品采购应通过公司指定的供应商进行，采购发票应注明办公用品的名称、规格、数量、单价等信息。办公用品报销时，应附办公用品清单，清单上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，并由申购人签字确认。办公用品应按照公司规定进行入库、领用管理，领用记录应完整、准确。（二）报账资料要求1.原始凭证必须真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖收款单位财务专用章。发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。2.报账申请表应填写完整、准确，各项信息应与原始凭证一致。报账事由应清晰明了，能够准确反映业务内容。3.附件资料应齐全、完整，能够证明报账事项的真实性和合理性。附件资料应按照顺序整理，粘贴牢固，不得随意裁剪或折叠。4.对于涉及多个事项的报账申请，应分别填写报账申请表，并分别附上相应的原始凭证和附件资料。五、报账时间规定（一）日常报账1.报账员应在业务发生后的[X]个工作日内整理好报账资料，并提交至报账部。2.报账部审核人员应在收到报账资料后的[X]个工作日内完成初审工作，对于初审通过的资料，提交至上级审核人员。3.报账部主管应在收到初审通过资料后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的资料，提交至财务负责人。4.财务负责人应在收到审核通过资料后的[X]个工作日内完成审批工作。5.财务部门应在审批通过后的[X]个工作日内完成支付工作。（二）月度报账1.每月末，报账员应将本部门当月的所有报账资料进行整理、汇总，并于次月[X]日前提交至报账部。2.报账部应在次月[X]日前完成对月度报账资料的审核工作，并提交至财务部门。3.财务部门应在次月[X]日前完成月度报账的支付工作，并编制月度报账报表，报送公司领导及相关部门。六、报账监督与检查（一）内部监督1.报账部应建立内部监督机制，定期对报账工作进行自查，检查报账流程是否规范、报账资料是否齐全、报账标准是否执行到位等。2.对于自查发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况记录在案。（二）审计监督1.公司审计部门应定期对报账部的工作进行审计，检查报账业务的真实性、合法性、合规性。2.审计部门在审计过程中发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求报账部限期整改。报账部应按照审计整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。（三）外部监督1.接受国家财政、税务等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供报账资料和财务信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时进行整改，确保公司报账工作符合法律法规的要求。七、报账违规处理（一）违规行为界定1.虚报、漏报、错报报账信息，故意隐瞒真实情况。2.伪造、变造原始凭证或报账申请表。3.未经审批擅自报账或超标准报账。4.利用报账业务谋取私利，损害公司利益。5.其他违反报账管理制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的报账违规行为，视情节轻重给予相应的处理：对于情节较轻的违规行为，如报账信息填写错误、附件资料不齐全等，责令报账员限期改正，并进行批评教育。对于情节较重的违规行为，如虚报、漏报金额较小的，除责令改正外，扣减报账员当月绩效奖金的[X]%。对于情节严重的违规行为，如虚报、漏报金额较大，伪造、变造原始凭证等，除责令改正外，扣减报账员当月绩效奖金的[X]%，并给予警告、记过等处分；如造成公司经济损失的