矿山档案管理制度

矿山档案管理制度一、总则（一）目的为加强矿山档案管理，有效地保护和利用档案，提高矿山管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合本矿山实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于矿山各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则矿山档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实可靠原则档案内容必须真实反映矿山各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，满足矿山生产、经营、管理等工作的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立矿山综合档案室，负责集中统一管理矿山各类档案。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定和完善档案管理制度，并监督执行。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续。5.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。6.参与档案的鉴定、销毁工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。3.接受档案管理部门的业务指导和监督，遵守档案管理制度。三、档案的分类与编号（一）分类矿山档案分为以下几大类：1.行政管理类包括矿山行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照、印章管理等档案。2.人力资源类涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等方面的档案。3.财务审计类包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等档案。4.生产技术类涉及矿山地质勘探资料、采矿设计方案、选矿工艺文件、设备技术资料、安全技术规程等档案。5.基本建设类包括矿山建设项目的可行性研究报告、初步设计、施工图、工程合同、竣工验收资料等档案。6.市场营销类有市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等档案。7.环境保护类涉及矿山环境影响评价报告、污染防治措施、环境监测数据等档案。（二）编号1.采用层次分类编号法，按照档案类别设置一级代码，再根据具体内容设置二级及以下代码。2.例如：行政管理类档案编号为XZ，其中XZ01表示行政文件，XZ02表示会议记录等。编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确兼职档案员，负责及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并确保其齐全、完整。2.文件材料形成后，承办人员应在规定时间内将办理完毕、具有保存价值的文件材料交本部门兼职档案员整理。3.兼职档案员应定期对收集到的文件材料进行检查，发现问题及时督促承办人员补充完善。4.对重要会议、重大活动形成的文件材料，承办部门应指定专人负责收集，并在活动结束后及时移交综合档案室。（二）整理1.综合档案室对接收的档案进行整理，按照分类方案进行分类、组卷。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内文件目录，标明文件的题名、日期、文号、责任者等信息。3.卷内文件应排列有序，按照重要程度或时间顺序排列。4.装订成册的档案应拆除金属物，破损的文件应进行修补或复制。5.编制档案保管期限表，对每份档案确定保管期限，保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备符合档案保管要求的库房，库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、温湿度计等。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案的存放1.按照档案类别和编号顺序，将档案存放于档案架上，并建立档案存放索引，标明档案的类别、编号、存放位置等信息。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，异地存放。备份存储设备应定期检查，确保数据的安全性和完整性。（三）档案的保管期限1.永久保管的档案主要包括：矿山历史沿革、重要会议纪要、重大决策文件、营业执照、采矿许可证等证照、年度财务决算报表、重要人事任免文件等。2.长期保管的档案包括：一般行政管理文件、生产技术资料、基本建设项目的主要文件等。3.短期保管的档案有：一般性业务文件、临时性通知等。4.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定，对确无保存价值的档案，编制销毁清册，经批准后予以销毁。（四）档案的清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、存放位置等，对清查结果进行记录，并形成清查报告。3.如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。六、档案的利用（一）查阅权限1.本矿山员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案的，需持有单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经矿山主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。3.涉及机密、绝密的档案，查阅时应严格按照保密规定执行，未经批准，严禁复制、摘抄。（二）查阅手续1.查阅人员应在综合档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、拆卷等。3.如需复制档案，应经综合档案室负责人同意，并按照规定办理复制手续。复制件应加盖综合档案室印章，与原件具有同等效力。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、档案管理部门负责人、矿山主管领导签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在借阅档案上进行任何形式的处理。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应承担相应的赔偿责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限表，结合矿山实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否具有历史凭证作用和现实利用价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，编制销毁清册。2.销毁清册应包括档案的题名、编号、日期、保管期限、数量等信息，并经档案鉴定小组成员签字确认。3.销毁清册报矿山主管领导批准后，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案与销毁清册是否一致，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字注明销毁情况，并将销毁清册归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立矿山档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，更新档案的状态、利用记录等信息。3.建立数据备份机制，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.安装防火墙、杀毒软件等安全软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，保障系统安全稳定运行。3.对系统操作人员进行安全培训，提高其安全意识，防止因操作失误导致数据泄露或系统故障。九、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖