受控章管理制度

受控章管理制度一、总则（一）目的为加强公司受控章的管理，规范受控章的使用流程，确保公司印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等所有使用受控章的部门和人员。（三）受控章定义本制度所称受控章是指公司正式对外使用并具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（四）基本原则1.合法性原则：受控章的使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：采取有效措施确保受控章的安全存放和使用，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.审批性原则：所有受控章的使用必须经过严格的审批流程，未经审批不得使用。4.登记性原则：对受控章的使用情况进行详细登记，以备查询和追溯。二、受控章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制受控章的部门或人员，应填写《受控章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、规格、用途、数量等信息，并经部门负责人审核签字。2.《受控章刻制申请表》提交至行政部门，行政部门根据公司实际情况进行审核，审核通过后报公司领导审批。（二）刻制流程1.经公司领导审批同意后，行政部门负责联系具有合法资质的印章制作单位进行刻制。2.印章制作完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与申请内容一致。（三）启用登记1.受控章刻制完成并核对无误后，行政部门应填写《受控章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管人等信息。2.《受控章启用登记表》由行政部门负责人签字确认后存档，并通知相关部门和人员印章已启用。三、受控章的保管（一）保管原则1.受控章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.保管人员不得擅自将受控章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理相关交接手续。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要受控章应存放在专门的保险柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.法定代表人章应由法定代表人本人或其授权的专人保管。（三）保管地点受控章的保管地点应相对固定，原则上应存放在公司总部或各下属分支机构、子公司的办公室内，不得随意存放。（四）保管人员职责1.负责受控章的日常保管，确保印章的安全存放，防止印章损坏、遗失或被盗用。2.严格按照本制度规定的审批流程使用受控章，并对每次使用情况进行详细登记。3.定期对受控章的保管情况进行检查，如发现问题应及时报告并采取相应措施。4.妥善保管与受控章使用相关的文件、资料等，以备查阅。四、受控章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动等；办理公司相关的资质证书、营业执照等的年检、变更等手续；其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章：专门用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章：用于公司财务收支、资金结算、税务申报等相关财务业务的印章使用。4.法定代表人章：用于公司法定代表人在相关文件、合同、报表等上的签字确认；办理银行开户、销户、资金划转等与法定代表人相关的财务业务。（二）使用流程1.申请：使用受控章的部门或人员应填写《受控章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、文号、使用部门、使用人等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：一般事项：《受控章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报行政部门负责人审批。重要事项：涉及公司重大决策、合同签订、资金往来等重要事项的，《受控章使用申请表》在经部门负责人和行政部门负责人审核签字后，还需报公司领导审批。3.用印：经审批同意后，使用人携带审批通过的《受控章使用申请表》到印章保管人处用印。印章保管人应对申请表上的审批签字、使用内容等进行再次核对，确认无误后，方可在文件或材料上加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白处。4.登记：印章保管人在用印完成后，应在《受控章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、文号、用印部门、使用人、盖章次数等信息，并由使用人签字确认。（三）禁止使用情况1.未经审批同意的文件、材料不得加盖受控章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖受控章。特殊情况确需加盖的，必须经过公司领导批准，并在使用时严格控制用途和数量。3.与公司业务无关的文件、材料不得加盖受控章。（四）异地用印1.因工作需要在异地使用受控章的，应提前与印章保管人沟通协调，并按照本制度规定的使用流程办理审批手续。2.异地用印时，原则上应由印章保管人亲自携带印章前往用印地点进行用印。如因特殊情况无法亲自前往，必须经过公司领导批准，并采取必要的安全措施，确保印章在异地使用过程中的安全。五、受控章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、改制等原因导致原受控章不再使用。2.受控章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.根据公司业务调整或其他原因，受控章已不再需要使用。（二）停用申请1.因上述原因需要停用受控章的部门或人员，应填写《受控章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、停用日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.《受控章停用申请表》提交至行政部门，行政部门根据公司实际情况进行审核，审核通过后报公司领导审批。（三）停用登记1.经公司领导审批同意后，行政部门应填写《受控章停用登记表》，详细记录印章名称、停用日期、保管人等信息。2.《受控章停用登记表》由行政部门负责人签字确认后存档，并通知相关部门和人员印章已停用。（四）销毁流程1.对于已停用的受控章，原则上应及时进行销毁。销毁前，行政部门应组织相关人员对印章进行清点、核对，确保印章的真实性和完整性。2.销毁方式可采用粉碎、熔毁等物理方法，确保印章无法被恢复使用。销毁过程中应安排专人负责监督，并填写《受控章销毁登记表》，详细记录销毁日期、印章名称、销毁方式、监督人等信息。3.《受控章销毁登记表》由行政部门负责人签字确认后存档，作为受控章管理的重要档案资料保存。六、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责定期对受控章的保管、使用情况进行检查，检查内容包括印章存放是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。2.财务部门负责对财务专用章、法定代表人章等财务相关受控章的使用情况进行监督检查，确保财务业务的合规性。3.公司审计部门有权对受控章的管理情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用受控章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因违规使用受控章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯