预留金管理制度

预留金管理制度总则目的为加强公司预留金的管理，规范预留金的使用流程，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门及所有涉及预留金使用的项目和业务活动。定义预留金是指公司为应对未来一定时期内可能出现的特定支出或风险，预先留存的专项资金。预留金的设立旨在确保公司在面临突发情况或特定业务需求时，有足够的资金保障，避免因资金短缺而影响业务的正常进行。预留金的分类及设立原则预留金的分类1.应急预留金：主要用于应对公司突发的重大事件、自然灾害、公共卫生事件等不可预见的紧急情况，确保公司能够迅速调配资金进行应急处理，减少损失。2.业务发展预留金：为支持公司业务拓展、新产品研发、市场推广等战略性项目而设立的资金。用于满足业务发展过程中可能出现的资金需求，推动公司业务持续增长。3.风险预留金：针对公司面临的各类风险，如法律诉讼、合同违约、市场波动等可能导致的经济损失而预留的资金。用于防范风险事件发生时的资金赔付，降低公司财务风险。设立原则1.必要性原则：预留金的设立应基于公司实际业务需求和风险状况，确保所设立的预留金能够切实满足公司应对特定情况或业务发展的资金需求。2.合理性原则：根据公司的经营规模、财务状况、业务特点等因素，合理确定预留金的额度。预留金的规模既不能过大导致资金闲置，也不能过小而无法满足实际需要。3.专款专用原则：各类预留金应严格按照规定的用途使用，不得挪作他用。确保资金能够精准地用于设定的应急、业务发展或风险防范等目的。4.动态调整原则：预留金的额度和用途应根据公司业务发展、市场环境变化、风险状况等因素进行动态调整。定期对预留金进行评估和优化，确保其与公司实际情况相适应。预留金的管理职责财务部门1.负责预留金的统一核算和账务处理，建立健全预留金的财务账目，确保资金收支清晰、准确。2.定期对预留金的使用情况进行财务分析，为公司决策层提供资金使用效益的相关数据和建议。3.严格按照公司规定和财务制度，审核预留金的支出申请，确保支出合规、合理。业务部门1.根据本部门业务需求和风险状况，提出预留金的设立申请，并详细说明资金用途、预计金额和使用时间等。2.负责本部门预留金的具体使用和管理，按照规定的流程审批和执行资金支出，确保资金使用符合业务目标和公司要求。3.定期向财务部门报送预留金的使用情况报告，反馈资金使用效果和业务进展情况。风险管理部门1.协助公司管理层评估各类风险，确定风险预留金的设立额度和使用范围。2.对公司面临的风险进行实时监测和预警，及时发现可能导致预留金动用的风险事件，并提出应对建议。3.参与审核预留金的支出申请，确保支出与风险应对措施相匹配。决策层1.负责审批预留金的设立、调整和使用计划，从公司整体战略和财务状况出发，做出决策。2.监督预留金的管理和使用情况，确保资金使用符合公司利益和发展目标。预留金的设立与审批设立流程1.业务部门申请：业务部门根据自身业务发展规划、风险评估结果等因素，填写《预留金设立申请表》，详细说明设立预留金的原因、用途、预计金额、使用期限等内容，并提交至财务部门。2.财务部门初审：财务部门收到申请后，对申请内容进行初步审核，重点审核申请金额的合理性、资金来源的可靠性以及与公司财务状况的匹配性等。初审通过后，将申请表及相关资料提交至风险管理部门。3.风险管理部门评估：风险管理部门对业务部门提出的预留金设立申请进行风险评估，分析设立预留金所针对的风险事件发生的可能性、影响程度以及应对措施的有效性等。评估完成后，出具风险评估报告，并将申请表及相关资料一并提交至决策层。4.决策层审批：决策层根据财务部门的初审意见、风险管理部门的评估报告以及公司整体战略和财务状况，对预留金设立申请进行审批。审批通过后，确定预留金的设立额度、用途和使用期限等，并下达设立通知。5.财务部门执行：财务部门根据决策层的审批意见，设立专门的预留金账户，将相应资金转入账户进行管理，并按照规定进行账务处理。审批权限1.应急预留金：金额在[X]万元以下的，由公司分管财务领导审批；金额在[X]万元以上（含[X]万元）的，由公司总经理审批。2.业务发展预留金：金额在[X]万元以下的，由公司分管业务领导审批；金额在[X]万元以上（含[X]万元）的，由公司总经理审批。3.风险预留金：金额在[X]万元以下的，由公司风险管理部门负责人审批；金额在[X]万元以上（含[X]万元）的，由公司分管财务领导审批，重大风险预留金的设立需经公司总经理办公会审议通过。预留金的使用使用原则1.必须严格按照审批通过的用途使用预留金，不得擅自改变资金用途。2.遵循节约、高效的原则，确保资金使用效益最大化。在满足业务需求的前提下，尽量降低资金使用成本。3.预留金的使用应遵循先急后缓、合理安排的顺序，优先保障公司面临的紧急情况或重要业务的资金需求。使用范围1.应急预留金应对自然灾害、公共卫生事件等不可抗力因素导致的公司资产损失、业务中断等情况的资金支出，如设备修复、人员安置、业务恢复等费用。处理公司突发的重大法律纠纷、诉讼案件等所需的资金，包括律师费、诉讼费、赔偿金等。其他经公司决策层认定的紧急情况所需的资金支出。2.业务发展预留金新产品研发项目的费用投入，包括研发设备购置、研发人员薪酬、实验材料费用等。市场拓展活动的费用支出，如广告宣传、市场调研、参加展会等费用。业务合作项目的前期投入，如合作洽谈费用、合作协议签订费用等。其他为推动公司业务发展而进行的战略性项目的资金支持。3.风险预留金因合同违约、客户索赔等原因导致的经济赔偿支出。应对市场波动、汇率变动等风险事件对公司造成的损失进行的资金补偿。其他因公司面临的各类风险而产生的资金赔付支出。使用流程1.使用申请：业务部门如需使用预留金，应填写《预留金使用申请表》，详细说明使用原因、金额、用途、预计支付时间等内容，并附上相关证明材料（如合同、发票、审批文件等），提交至财务部门。2.财务部门审核：财务部门收到申请后，对申请内容和相关证明材料进行审核，重点审核资金使用是否符合审批用途、金额是否合理、支付流程是否合规等。审核通过后，将申请表及相关资料提交至相应的审批部门。3.审批部门审批：根据预留金的类别和审批权限，由相应的审批部门对使用申请进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见，并返回财务部门。4.财务部门支付：财务部门根据审批意见，办理预留金的支付手续。按照公司财务制度和相关法律法规的要求，确保资金支付的准确性和安全性。支付完成后，及时进行账务处理，并更新预留金账户余额。预留金的监督与检查内部审计公司内部审计部门定期对预留金的管理和使用情况进行审计，检查预留金的设立是否符合规定、使用是否合规、账务处理是否准确等。审计结束后，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务检查财务部门定期对预留金账户进行清查，核对账目余额与实际资金情况是否一致，检查资金收支凭证是否齐全、合规。同时，对预留金的使用情况进行统计分析，及时发现和纠正可能存在的问题。业务部门自查业务部门应定期对本部门预留金的使用情况进行自查，确保资金使用符合业务目标和公司要求。自查结果应形成报告，报送至财务部门和公司管理层。预留金的调整与撤销调整1.在预留金使用过程中，如因业务需求变化、风险状况调整等原因，需要对预留金的额度、用途或使用期限进行调整的，业务部门应填写《预留金调整申请表》，详细说明调整原因和调整内容，并按照预留金设立时的审批流程进行申请和审批。2.审批通过后，财务部门根据调整意见对预留金账户进行相应调整，并更新相关账务记录。撤销1.当预留金所针对的业务事项完成、风险事件消除或预留金已无继续留存必要时，业务部门应提出预留金撤销申请，填写《预留金撤