灰空间管理制度

灰空间管理制度一、总则（一）目的为了规范公司灰空间的使用与管理，提高空间利用效率，确保公司运营的有序性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有灰空间区域，包括但不限于楼道、电梯前室、走廊尽头闲置区域等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保灰空间的使用不会对人员和财产安全造成威胁。2.合理利用原则：充分挖掘灰空间的潜力，实现资源的有效配置。3.规范管理原则：明确各部门和人员在灰空间管理中的职责，做到有章可循。二、灰空间定义与范围（一）定义灰空间是指公司内未明确规划用途，处于闲置或半闲置状态的区域，这些区域在功能上具有一定的灵活性和可变性。（二）范围1.建筑物内部公共区域中暂时未被利用的角落，如楼梯拐角处、电梯与办公室之间的过渡区域。2.因业务调整或项目阶段性结束而暂时闲置的办公区域。3.建筑物外部一些有一定使用潜力但尚未充分开发的附属空间，如屋顶闲置平台、楼前空地等（如有相关使用权限）。三、管理职责（一）行政部门1.负责统筹规划公司灰空间的整体利用方案，根据公司发展需求和实际情况，制定合理的空间使用规划。2.定期对灰空间进行巡查，及时发现并处理安全隐患、卫生问题以及违规使用情况。3.协调各部门之间关于灰空间使用的沟通与合作，确保各部门需求得到合理满足。（二）使用部门1.根据工作需要，向行政部门提出灰空间使用申请，并明确使用期限、使用方式等具体要求。2.负责本部门在灰空间内的日常管理，保持区域内的整洁卫生，遵守相关使用规定。3.在使用结束后，及时清理和归还所使用的灰空间，恢复原状。（三）财务部门1.负责审核与灰空间利用相关的费用预算，确保费用支出合理合规。2.对灰空间改造、装修等项目的费用进行核算和监督，确保成本控制在预算范围内。（四）安全管理部门1.负责对灰空间的安全状况进行评估，制定相应的安全防范措施和应急预案。2.对涉及灰空间的施工、改造等活动进行安全监督，确保施工过程符合安全规范。四、灰空间使用规划（一）定期评估行政部门每季度对公司灰空间的使用情况进行一次全面评估，根据公司业务发展、人员变动等因素，分析现有空间利用是否合理，是否需要调整规划。（二）需求调研1.每年年初，向各部门发放灰空间使用需求调查问卷，了解各部门在未来一段时间内可能的空间需求，包括但不限于新增办公区域、会议场地、储物空间等。2.针对特殊项目或临时性业务，及时与相关部门沟通，获取具体的空间使用需求信息。（三）规划制定根据评估结果和需求调研情况，行政部门制定详细的灰空间年度使用规划。规划内容包括：1.各灰空间区域的具体用途安排，如某楼层走廊尽头设置为临时资料存储区。2.不同用途区域的面积分配和布局设计。3.各部门使用灰空间的时间安排和优先级顺序。4.预留一定比例的弹性空间，以应对突发的业务需求或临时性项目。（四）规划调整1.当公司业务发生重大变化、人员规模大幅调整或其他不可抗力因素导致原规划无法满足实际需求时，行政部门应及时对灰空间使用规划进行调整。2.调整规划需经过相关部门负责人审核，并报公司管理层批准后实施。五、灰空间使用申请与审批（一）申请流程1.使用部门如需使用灰空间，应提前[X]个工作日填写《灰空间使用申请表》，详细说明使用目的、使用期限、预计使用人数、所需空间面积等信息。2.将申请表提交至行政部门，行政部门对申请内容进行初步审核，检查是否符合灰空间使用规划以及相关规定。（二）审批权限1.对于一般性的灰空间使用申请，行政部门负责人有权审批。2.若申请涉及较大面积的空间使用、对原有规划有较大调整或存在安全风险等特殊情况，需报公司分管领导审批。（三）审批结果通知行政部门在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果以书面形式通知申请部门。如申请获批，明确告知使用期限、使用要求等注意事项；如申请未获批，说明原因。六、灰空间使用规范（一）环境卫生1.使用部门应保持所使用灰空间区域的清洁卫生，每日使用结束后清理垃圾，定期进行清扫和消毒，确保环境整洁。2.禁止在灰空间内丢弃各类废弃物，严禁随地吐痰、乱涂乱画等不文明行为。（二）安全管理1.使用部门不得擅自改变灰空间的原有结构和布局，如需进行必要的调整，必须提前向行政部门和安全管理部门报备，并按照相关规定进行施工。2.在灰空间内进行电气设备安装、使用或明火作业时，必须严格遵守公司的安全管理制度，提前办理审批手续，确保配备必要的消防器材和安全防护措施。3.不得在灰空间内存放易燃易爆、有毒有害等危险物品，禁止私拉乱接电线，确保用电安全。（三）使用期限1.灰空间使用期限原则上按照申请获批的时间执行，如需延期使用，使用部门应提前[X]个工作日向行政部门提交延期申请，经审批后方可继续使用。2.对于临时性或阶段性的灰空间使用需求，使用期限一般不超过[X]个月；如因特殊情况需要延长，最长不得超过[X]个月。（四）使用秩序1.使用部门应按照申请批准的用途和方式使用灰空间，不得擅自转借或转租给其他部门或外部单位。2.在灰空间内开展活动时，应遵守公共秩序，避免影响其他部门的正常工作，不得大声喧哗、制造噪音。七、灰空间维护与保养（一）日常巡查行政部门安排专人每日对灰空间进行巡查，检查环境卫生、设施设备状况、安全隐患等情况，及时发现并处理问题。（二）设施维护1.对于灰空间内的固定设施，如墙面、地面、门窗等，发现损坏时应及时通知维修部门进行修复。2.定期对灰空间内的水电设施、消防器材等进行检查和维护，确保其正常运行和性能良好。（三）绿化管理1.如灰空间内有绿化布置，使用部门应负责日常的浇水、施肥、修剪等养护工作，保持植物生长良好。2.行政部门定期对绿化情况进行检查和指导，确保绿化景观符合公司整体环境要求。八、灰空间改造与装修（一）改造装修申请1.使用部门因工作需要对灰空间进行改造或装修时，应提前向行政部门提交详细的《灰空间改造装修申请表》，包括改造装修方案、预算、施工期限等内容。2.行政部门对申请方案进行初审，评估其对公司整体环境、安全、使用规划等方面的影响，并征求相关部门意见。（二）方案审核1.对于简单的灰空间改造装修项目，由行政部门组织相关人员进行审核，审核通过后报行政部门负责人批准。2.对于复杂的改造装修项目，涉及较大资金投入、结构变动或对公司运营有重大影响的，由行政部门牵头组织公司分管领导、财务部门、安全管理部门等相关人员进行联合审核，并报公司管理层审批。（三）施工管理1.改造装修项目获批后，使用部门应选择具有相应资质的施工单位进行施工，并与施工单位签订施工安全责任书，明确双方的责任和义务。2.行政部门和安全管理部门对施工过程进行全程监督，检查施工单位是否按照批准的方案施工，是否遵守安全规范和公司管理制度。3.施工单位应在施工现场设置明显的警示标识，采取有效的防尘、降噪等措施，减少对其他部门工作的影响。（四）验收结算1.改造装修项目竣工后，使用部门应组织行政部门、安全管理部门等相关人员进行验收。验收内容包括工程质量、安全情况、是否符合设计方案等。2.验收合格后，使用部门凭验收报告和相关费用发票到财务部门办理结算手续。财务部门按照合同约定和公司财务制度进行审核支付。九、罚则（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用灰空间。2.未按照审批的用途、期限使用灰空间。3.在灰空间内从事违规活动，如存放危险物品、进行非法经营等。4.破坏灰空间环境卫生、设施设备，或未履行维护保养责任。5.擅自改变灰空间结构和布局，未经报备进行改造装修。（二）处罚措施1.对于首次违规且情节较轻的部门或个人，给予口头警告，并责令限期整改。2.对于多次违规或情节严重