团体票管理制度

团体票管理制度目的为规范公司团体票的管理，优化票务采购流程，降低票务成本，确保员工及相关团体活动的顺利开展，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部员工因工作、团建、培训等各类活动需要购买团体票的情况，以及公司作为主办方组织的对外团体活动所涉及的票务采购与管理。基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及票务销售方的相关规定进行团体票的采购、使用和管理。2.成本效益原则：在满足活动需求的前提下，通过合理的谈判、团购等方式，争取最优惠的票价，降低票务成本。3.透明公正原则：票务采购过程应公开透明，确保公平公正，接受公司内部监督。4.服务保障原则：以优质的票务服务保障员工及相关团体活动的顺利进行，及时解决票务使用过程中出现的问题。管理职责人事部门1.负责收集、汇总员工及各部门的团体票需求信息。2.依据活动安排，制定年度团体票采购计划，并提交至财务部门审核。3.负责与票务供应商进行沟通、谈判，签订票务采购合同。4.组织团体票的发放、回收及统计工作。5.协调处理团体票使用过程中的各类问题，如退票、换票等。财务部门1.审核团体票采购计划的预算合理性。2.负责票务采购款项的支付与结算工作。3.对团体票采购及使用情况进行财务核算与监督。各部门1.及时向人事部门反馈本部门的团体票需求信息。2.配合人事部门做好团体票的领取、发放及使用管理工作。团体票需求管理需求收集1.各部门应提前[X]个工作日将本部门员工因工作、团建、培训等活动所需的团体票需求信息填写至《团体票需求申请表》，详细注明活动名称、活动时间、参与人数、票务类型（如演出票、电影票、景区门票等）、预计购票时间等内容，并提交至人事部门。2.员工个人如有团体票需求，可直接向所在部门提出申请，由部门统一汇总后提交至人事部门。需求审核1.人事部门收到《团体票需求申请表》后，应在[X]个工作日内对需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括活动是否符合公司业务发展及团队建设需要、参与人数是否与活动规模相符、购票时间是否合理等。对于不符合要求的需求，人事部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其调整或补充相关信息。需求汇总与计划制定1.人事部门根据审核通过的团体票需求信息，进行分类汇总，并结合公司年度活动安排，制定年度团体票采购计划。2.年度团体票采购计划应明确各阶段的票务采购种类、数量、预计采购时间及预算金额等内容，并提交至财务部门进行预算审核。3.财务部门应在[X]个工作日内完成对年度团体票采购计划预算的审核工作。如预算存在问题，应及时与人事部门沟通，提出修改意见，直至预算审核通过。票务采购管理供应商选择1.人事部门应通过多种渠道收集票务供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立票务供应商名录。2.对票务供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉度、票务资源丰富度、价格优势、服务质量、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择至少[X]家优质的票务供应商作为长期合作伙伴，并与其签订合作协议，明确双方的权利义务、票务价格、结算方式、退换票政策等内容。采购谈判1.人事部门根据年度团体票采购计划，提前与选定的票务供应商进行采购谈判。2.在谈判过程中，应充分了解供应商的票务资源情况，争取更优惠的票价、更好的座位选择、灵活的退换票政策等。3.与供应商协商确定具体的票务采购数量、价格、交付时间及方式等细节，并形成书面的采购合同草案。合同签订1.采购合同草案经人事部门负责人审核后，提交至公司法务部门进行法律审核。2.法务部门应在[X]个工作日内完成对采购合同草案的审核工作，确保合同条款符合法律法规要求，维护公司合法权益。3.根据法务部门的审核意见，对采购合同草案进行修改完善，最终由公司法定代表人或其授权代表与票务供应商签订正式的采购合同。采购执行1.人事部门按照采购合同约定的时间和方式，向票务供应商提交票务采购订单。2.票务供应商应在收到采购订单后的[X]个工作日内，将团体票交付至公司指定地点或按照约定的电子方式提供票务信息。3.人事部门在收到团体票后，应及时组织验收，核对票务数量、种类、票面信息等是否与采购订单及合同约定一致。如发现问题，应及时与票务供应商沟通解决。团体票发放与使用管理发放流程1.人事部门根据各部门的团体票需求情况，制定团体票发放计划，并提前通知相关部门领取。2.各部门应安排专人在指定时间到人事部门领取团体票，并在《团体票领取登记表》上签字确认。3.人事部门应对团体票的发放情况进行详细记录，包括发放时间、部门、领取人、票务数量等信息。使用管理1.员工应按照活动安排及相关规定使用团体票，不得擅自转让、出售或挪作他用。2.在使用团体票时，应遵守票务销售方的入场规定及相关活动现场秩序要求，如按时入场、对号入座等。3.如因特殊原因需要变更团体票的使用时间、场次或其他信息，员工应提前向所在部门提出申请，由部门统一汇总后提交至人事部门。人事部门应与票务供应商协商沟通，办理相关变更手续。回收管理1.活动结束后，各部门应及时将剩余的团体票回收，并交至人事部门。2.人事部门对回收的团体票进行清点核实，确保数量准确无误。对于因员工原因造成的团体票丢失、损坏等情况，应按照票务供应商的规定进行处理，如承担相应的票务损失费用等。3.人事部门将回收的团体票统一返还给票务供应商，并办理相关结算手续。退票、换票管理退票规定1.如因活动取消、变更或员工个人特殊原因无法使用团体票，可申请退票。2.退票申请应在规定的退票时间内提交至人事部门，具体退票时间由人事部门与票务供应商协商确定，并在采购合同及相关通知中明确告知员工。3.人事部门收到退票申请后，应及时与票务供应商沟通协调，办理退票手续。退票手续费等相关费用按照票务供应商的规定执行，如无特殊约定，原则上由申请退票方承担。4.退票款项到账后，人事部门应及时将退款金额返还至员工原购票支付账户或按照公司财务规定进行处理。换票规定1.如因活动时间、场次变更或员工个人需求调整等原因需要换票，可申请换票。2.换票申请应在规定的换票时间内提交至人事部门，具体换票时间由人事部门与票务供应商协商确定，并在采购合同及相关通知中明确告知员工。3.人事部门收到换票申请后，应与票务供应商沟通协调，办理换票手续。换票过程中产生的差价、手续费等相关费用按照票务供应商的规定执行，如无特殊约定，原则上由申请换票方承担。4.换票成功后，人事部门应及时将新的团体票交付至员工或按照约定的方式提供新的票务信息。监督与考核监督机制1.公司内部审计部门定期对团体票的采购、使用及管理情况进行审计监督，检查是否存在违规操作、浪费票务资源等问题。2.人事部门应定期向公司管理层汇报团体票管理工作情况，接受公司领导的监督与指导。3.设立团体票管理投诉举报渠道，鼓励员工对团体票管理过程中的违规行为进行举报。对于核实的举报信息，公司将按照相关规定进行严肃处理。考核指标1.票务成本控制：考核实际票务采购成本与预算的差异率，确保在预算范围内完成票务采购工作。2.需求满足率：统计实际满足员工及各部门团体票需求的比例，衡量团体票管理对活动开展的支持程度。3.服务满意度：通过问卷调查、员工反馈等方式收集员工对团体票管理服务的满意度评价，考核服务质量。4.合规执行情况：检查团体票采购、使用及管理过程是否符合国家法律法规、公司制度及票务供应商规定，考核合规性。考核结果应用1.将团体票管理工作的考核结果与相关部门及责任人的绩效挂钩，对表现优秀的部门及个人给予奖励，如绩效加分、表彰等。2.对考核结果不达标的部门及个