系印章管理制度

系印章管理制度总则目的为加强公司系印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门以及下属分支机构在经营管理活动中涉及系印章的使用、保管等相关事宜。印章定义本制度所指系印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他经公司批准刻制的专用章等。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制系印章的，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，统一提交公司法定代表人审批。3.获得批准后，行政部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须严格按照公司提供的印章样式、规格和材质进行制作，确保印章质量。4.印章刻制完成后，行政部门应及时组织对新刻印章进行验收，检查印章的文字、图案、尺寸等是否清晰、准确，材质是否符合要求。验收合格后，填写《印章验收单》，由行政部门、需求部门及相关人员签字确认。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司法定代表人审批后，行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关事项。3.行政部门将新印章发放给使用部门，并做好发放登记，记录印章领取时间、领取人等信息。使用部门领取印章后，应指定专人负责保管。印章的保管保管原则1.公司系印章应遵循"谁使用、谁保管、谁负责"的原则，确保印章安全。2.各类印章必须由专人妥善保管，不得随意交他人代管。保管人员应具备高度的责任心，熟悉印章管理规定，严格按照制度操作。保管职责1.公章保管：由公司行政部门指定专人负责保管。保管人员应确保公章存放安全，使用时严格按照审批程序进行登记和用印。2.法定代表人章保管：一般由法定代表人本人或其授权的专人保管。保管人员在使用法定代表人章时，需经法定代表人同意，并做好相关记录。3.合同专用章保管：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人员负责合同专用章的日常使用和管理，确保合同盖章的合法性和准确性。4.财务专用章保管：由公司财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照财务制度使用财务专用章，确保财务印鉴的安全和规范使用。5.部门章保管：各部门章由所在部门指定专人保管。保管人员应按照部门内部规定使用部门章，并做好使用记录。保管要求1.印章保管人员应配备专用的保险柜或保管箱，将印章存放其中，并设置密码或钥匙进行严格管理。2.印章保管人员不得擅自将印章带出公司使用。如因工作需要带出公司的，必须经公司相关领导批准，并办理借用手续，使用完毕后及时归还。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章无损坏、无丢失。如发现印章损坏或丢失，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。4.印章保管人员因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续，交接双方应认真核对印章数量、完好情况等，并在《印章交接清单》上签字确认。印章的使用使用范围1.公章使用范围：主要用于公司对外的重要文件、合同、协议、信函等的签署，以及其他需要公司盖章确认的事项。2.法定代表人章使用范围：用于公司法定代表人授权的相关文件、合同、票据等的签署。3.合同专用章使用范围：专门用于公司各类合同的签订。4.财务专用章使用范围：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。5.部门章使用范围：由各部门根据工作需要自行确定，但应严格限定在本部门职责范围内使用，不得对外签订合同或出具具有法律效力的文件。使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字审核。2.审批：根据用印事项的性质和重要程度，按照公司规定的审批流程进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项需经公司分管领导、法定代表人审批。3.登记：印章保管人员对《印章使用申请表》及相关用印文件进行审核，确认审批手续齐全后，进行用印登记。登记内容包括用印日期、用印部门、用印人、用印事项、文件名称、份数等。4.用印：印章保管人员在用印前，应再次核对用印文件内容与审批事项是否一致。确认无误后，在用印文件上加盖相应印章，并确保印章清晰、端正。5.留存：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》及用印文件复印件留存归档，以备查阅。特殊情况处理1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续的，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及多部门联合用印的，由主办部门负责填写《印章使用申请表》，并按规定流程完成审批后，组织相关部门同时用印。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、分立等原因导致印章不再适用的。2.印章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。3.根据公司规定，需要停用的其他印章。停用程序1.当印章需要停用时，由行政部门填写《印章停用申请表》，说明停用原因、印章名称等信息，并报公司领导审批。2.经批准后，行政部门负责在公司内部发布印章停用通知，告知各部门停止使用该印章。销毁程序1.对于停用的印章，行政部门应组织专人进行清理核对，确保印章数量准确、状态完好。2.填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、停用原因等信息，并经公司领导审批。3.审批通过后，行政部门选择具有资质的销毁单位进行印章销毁。销毁过程应进行现场监督，并保留销毁记录，如销毁照片、销毁证明等。4.销毁完成后，行政部门填写《印章销毁清单》，由销毁单位、行政部门及相关人员签字确认，并将销毁清单归档保存。印章使用监督与检查监督职责1.公司行政部门负责对系印章的使用情况进行定期监督检查，确保印章使用符合公司规定。2.财务部门负责对财务专用章的使用情况进行专项监督检查，确保财务印鉴的规范使用。3.审计部门有权对印章的使用、保管等情况进行不定期审计，对发现的问题提出整改意见。检查内容1.印章使用是否符合审批程序，审批手续是否齐全。2.印章使用范围是否符合规定，有无超范围使用印章的情况。3.印章保管是否安全，保管人员是否严格履行保管职责。4.印章使用登记是否完整、准确，档案资料是否妥善保存。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因印章使用不当给公司造成经