票据管理制度

票据管理制度总则目的为加强公司票据管理，规范票据的领用、开具、保管、核销等行为，保障公司财务安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经营活动中涉及的各类票据，包括但不限于发票、收据、支票、汇票等。基本原则1.合法性原则：票据的使用必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实、合法、有效。3.准确性原则：票据的填写应准确无误，内容完整，字迹清晰。4.安全性原则：加强票据的保管，确保票据安全，防止票据丢失、被盗、损坏等情况发生。票据的种类及管理职责票据种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等，由税务机关统一监制。2.收据：公司自制的用于收取款项的凭证，分为收款收据、往来结算收据等。3.支票：包括现金支票、转账支票，是公司用于支付款项的票据。4.汇票：包括银行汇票、商业汇票，用于同城或异地结算。管理职责1.财务部负责制定和完善公司票据管理制度，并组织实施。负责各类票据的购买、保管、发放、回收、核销等工作。定期对票据的使用情况进行检查和监督，确保票据使用的合规性。负责与税务机关等相关部门的沟通协调，办理票据的领购、核销等手续。2.各部门负责本部门票据的领用、开具和保管工作，指定专人负责票据管理。严格按照本制度规定使用票据，确保票据使用的真实性、准确性和合法性。定期将本部门使用的票据交财务部核销，并配合财务部做好票据的盘点工作。票据的购买与领用票据购买1.财务部根据公司业务需要，定期编制票据购买计划，报公司领导审批后，由专人到税务机关或其他指定部门购买票据。2.购买票据时，应如实填写票据领购申请表，注明所需票据的种类、数量等信息，并加盖公司公章。3.购买票据后，财务部应及时进行登记，记录票据的种类、号码、数量、购买日期等信息。票据领用1.各部门因业务需要领用票据时，应填写票据领用申请表，注明领用票据的种类、数量、用途等信息，并经部门负责人签字确认后，报财务部审批。2.财务部根据审批后的票据领用申请表，发放票据，并在票据登记簿上进行登记，注明领用部门、领用人、领用日期、票据号码、数量等信息。3.领用人应在票据登记簿上签字确认，领取票据后，应妥善保管，不得转借、转让或丢失。票据的开具与使用开具要求1.开具票据时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据内容真实、准确、完整。2.发票应按照税务机关的规定开具，填写发票的项目齐全，与实际交易相符，字迹清楚，不得压线、错格，发票联和抵扣联应加盖发票专用章。3.收据应按照公司规定的格式开具，填写收款日期、交款单位或个人、收款事由、金额等信息，并加盖财务专用章或收款专用章。4.支票、汇票的开具应严格按照银行的规定办理，填写支票或汇票的日期、金额、收款人、用途等信息，并加盖公司预留银行印鉴。使用规范1.票据应按照规定的用途使用，不得超范围使用。2.开具票据时，应一次性如实开具，不得涂改、挖补、撕毁票据。3.作废的票据应加盖"作废"戳记，全联保存，并在票据登记簿上注明作废日期、号码等信息。4.不得开具虚假票据，不得开具与实际交易不符的票据。票据的保管与安全保管要求1.财务部应设立专门的票据保管柜，对各类票据进行分类存放，确保票据存放有序，便于查找和核对。2.票据保管人员应妥善保管票据，防止票据丢失、被盗、损坏等情况发生。3.对于空白票据，应严格按照规定的保管期限进行保管，期满后应及时销毁。4.对于已开具的票据存根联，应按照会计档案管理的规定进行保管，保管期限不得少于规定年限。安全措施1.加强票据保管场所的安全防范措施，安装必要的防盗、防火、防潮等设施。2.票据保管人员应定期对票据进行盘点，确保票据账实相符。如发现票据短缺、丢失等情况，应及时报告财务部负责人，并采取相应的措施进行处理。3.严格限制无关人员进入票据保管场所，防止票据被盗用或滥用。票据的核销与盘点核销流程1.各部门应定期将已使用的票据存根联交财务部核销，核销时应填写票据核销申请表，注明票据号码、使用日期、金额、用途等信息，并附上相关的业务凭证。2.财务部对各部门交来的票据存根联进行审核，核对票据的使用情况是否与申请表及相关业务凭证一致。如发现问题，应及时与相关部门沟通核实，并要求其作出说明。3.审核无误后，财务部在票据核销申请表上签字确认，并将已核销的票据存根联按照会计档案管理的规定进行整理归档。盘点制度1.财务部应定期对票据进行盘点，盘点时间至少每年一次。盘点时，应编制票据盘点表，详细记录票据的种类、号码、数量、存放地点等信息。2.盘点人员应认真核对票据的实际数量与票据登记簿上的记录是否一致，如发现差异，应及时查明原因，并编制票据盘点差异表。3.对于票据盘点差异，应根据不同情况进行处理。如属于正常差异，应说明原因并进行调整；如属于票据丢失、被盗等异常情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。票据的遗失处理遗失报告1.如发现票据遗失，票据保管人员或使用人员应立即向财务部报告，并填写票据遗失报告表，注明遗失票据的种类、号码、数量、遗失时间、遗失地点等信息。2.财务部接到票据遗失报告后，应及时采取措施，防止票据被冒用或滥用。登报声明1.根据公司规定及相关法律法规的要求，对遗失的重要票据，如发票等，应在当地报纸上刊登遗失声明，声明该票据作废，以防止他人冒用。2.登报声明的费用由责任人承担。责任追究1.对于因保管不善或使用不当导致票据遗失的责任人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、罚款、解除劳动合同等。2.如因票据遗失给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。票据的销毁销毁条件1.对于已超过保管期限或因其他原因不再使用的票据，经财务部审核批准后，可以进行销毁。2.票据销毁前，应确保票据已全部核销，且相关的会计凭证等资料已按照规定进行整理归档。销毁程序1.财务部应编制票据销毁清单，详细记录拟销毁票据的种类、号码、数量、销毁日期等信息，并报公司领导审批。2.审批通过后，财务部应指定专人负责票据的销毁工作，销毁过程应进行现场监督，并由监督人员在票据销毁清单上签字确认。3.票据销毁后，应将票据销毁清单存档，作为会计档案的一部分进行保管。监督与检查内部监督1.财务部应定期对公司各部门的票据使用情况进行检查，检查内容包括票据的领用、开具、保管、核销等环节是否符合本制度的规定。2.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。外部审计1.公司应定期接受外部审计机构的审计，审计机构将对公司的票据管理情况进行检查