印章处管理制度

印章处管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。基本原则1.依法依规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.分级管理原则：根据印章的重要性和使用范围，实行分级分类管理。3.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批备案原则：印章使用必须经过严格审批，并进行备案登记。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人、分管领导签字同意后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交公司行政管理部门备案，并留存一份印模作为档案资料。印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经公司总经理签字批准后，行政管理部门方可启用新印章。3.新印章启用后，行政管理部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定。2.印章应存放在安全可靠的地方，配备必要的保险柜或保管箱，并安装防盗、防火、防潮等设施。3.严禁将印章随意放置或交他人代管，如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理书面委托手续。保管人员职责1.负责印章的日常保管，确保印章安全完好。2.严格按照印章使用审批程序使用印章，对不符合规定的用印申请有权拒绝。3.做好印章使用登记工作，详细记录用印时间、用印事项、用印份数、审批人等信息，并定期将印章使用情况报行政管理部门备案。4.发现印章丢失、被盗或损坏等情况，应立即向公司领导报告，并采取相应的紧急措施，如挂失、报警等。印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理印章交接手续。2.交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、交接时间、交接人、监交人等信息，并签字确认。3.《印章交接清单》一式三份，交接双方各执一份，行政管理部门留存一份备案。印章的使用使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等；代表公司签署重要文件和法律文书；办理公司各项对外事务的证明等。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的特定事项，如银行预留印鉴等。5.部门章：用于本部门内部的文件、通知、报表等，不得对外使用。使用流程1.用印申请：需要使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字同意。2.审批：根据用印事项的重要程度和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门分管领导审批，重要事项由公司总经理审批。3.用印：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关文件无误后，按照审批意见用印，并在文件上加盖印章骑缝章。4.登记备案：用印完成后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印时间、用印事项、用印份数、审批人等信息，并将《印章使用申请表》存档。使用要求1.严格按照审批意见用印，不得擅自扩大用印范围或超越审批权限用印。2.用印文件必须内容真实、合法、有效，不得在空白纸张或文件上加盖印章。3.印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正、完整。4.用印完毕后，印章保管人员应及时将印章归位保管，不得随意放置。印章的停用与销毁停用1.因公司机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，导致印章不再使用时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，经公司总经理签字批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员，并收回印章。销毁1.对于停用的印章，由行政管理部门负责组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、停用原因等信息，并经公司总经理签字批准。3.销毁印章应采用粉碎、熔毁等方式，确保印章无法恢复使用。4.销毁过程应进行拍照或录像，并由行政管理部门指定专人负责监销，监销人应在《印章销毁申请表》上签字确认。5.印章销毁后，行政管理部门应将《印章销毁申请表》及销毁记录存档。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政管理部门、审计部门、法务部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应定期对印章保管、使用、登记等情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反印章管理制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任