信箱管理制度

信箱管理制度目的为加强公司内部沟通与信息传递，规范信箱使用，确保各类信息及时、准确、安全地流通，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司全体员工及来访人员使用的公司内部信箱，包括但不限于实体信箱、电子信箱等。基本原则1.及时高效原则：确保信件的收发处理迅速，不延误重要信息的传递。2.安全保密原则：保护信件内容的安全与机密性，防止信息泄露。3.规范有序原则：明确信箱使用流程和责任，保证信件管理规范。信箱分类与设置实体信箱1.在公司指定地点设置实体信箱，用于接收和投递纸质信件、文件等。2.实体信箱应标识清晰，注明所属部门或收件人姓名。电子信箱1.为员工配备统一格式的公司电子信箱，格式为：[员工姓名拼音全拼]@[公司域名]。2.根据工作需要，设立特定用途的电子信箱，如客服信箱、投诉信箱等。信箱使用规范员工信箱使用1.账号管理员工入职时，由人力资源部门负责开通电子信箱账号，并告知初始密码。员工应妥善保管个人信箱账号和密码，不得将账号转借他人使用。若员工离职，其电子信箱账号应及时停用。2.邮件收发员工应定期查看电子信箱，及时处理邮件。重要邮件应在收到后[X]小时内进行回复或处理。发送邮件时，应确保主题明确、内容准确、格式规范。收件人、抄送人和密送人应填写准确。涉及公司机密信息的邮件，应按照公司保密制度进行加密处理，并在邮件中标明"机密"字样。3.信箱清理员工应定期清理电子信箱，删除无用邮件，避免信箱空间占满。对于已处理的重要邮件，应进行分类存档，以便日后查阅。来访人员信箱使用1.登记备案来访人员如需使用公司信箱，应在前台进行登记，注明姓名、单位、来访目的、联系电话等信息。前台工作人员应将来访人员信息记录在专门的登记簿上，并告知信箱使用注意事项。2.信件投递与领取来访人员可将信件投递至指定的实体信箱或发送至相关部门的电子信箱。如需领取信件，应在前台出示有效证件，并说明信件相关信息，经核实后领取。信件收发流程收信流程1.实体信箱每天定时开启实体信箱，取出信件。将信件按照收件人或部门进行分类整理。2.电子信箱邮件系统自动接收外部邮件，并按照设定的规则进行分类，如将重要邮件标记为重点关注。由专人负责定期查看收件箱，对邮件进行初步筛选，将紧急、重要邮件及时通知相关人员。发信流程1.内部邮件员工撰写邮件时，应选择正确的收件人、抄送人和密送人。检查邮件内容无误后，点击发送按钮。如需发送重要邮件，可先进行预发送，由其他人员进行审核，确认无误后再正式发送。2.外部邮件涉及与外部单位沟通的邮件，需经部门负责人审核后发送。发送外部邮件时，应确保邮件内容符合公司对外形象和政策要求。信件处理与跟踪信件处理1.紧急信件对于紧急信件，收件人应立即处理，并在[X]小时内给予回复或反馈处理结果。2.一般信件一般信件应在收到后的[X]个工作日内进行处理，根据信件内容进行相应的回复、转发或存档。3.重要信件重要信件需由专人负责跟踪处理进度，确保处理结果符合要求。处理完成后，应将处理情况及时反馈给相关领导和部门。信件跟踪1.建立信件跟踪记录，详细记录信件的收发时间、处理进度、处理结果等信息。2.定期对信件跟踪记录进行检查和分析，发现问题及时解决，确保信件处理流程顺畅。信箱安全与保密安全措施1.定期对实体信箱进行检查，确保其正常使用，无损坏或被盗风险。2.加强电子信箱系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止邮件被恶意攻击或病毒感染。3.设定合理的信箱访问权限，只有授权人员才能访问和操作相关信箱。保密要求1.涉及公司机密信息的信件，应严格按照公司保密制度进行管理，确保信息不泄露。2.处理保密信件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.未经授权，任何人不得擅自查阅、复制或传播保密信件内容。考核与奖惩考核标准1.信件处理及时性：考核员工对邮件的回复和处理是否在规定时间内完成。2.邮件质量：评估邮件主题是否明确、内容是否准确、格式是否规范。3.信箱清理情况：检查员工是否定期清理电子信箱，避免信箱空间不足。奖励措施1.对于信件处理及时、质量高、表现突出的员工，给予通报表扬、绩效加分等奖励。2.提出创新性的信箱使用建议并被公司采纳的员工，给予一定的物质奖励。惩罚措施1.对信件处理不及时、影响工作的员工，进行批评教育，并视情节轻重给予绩效扣分。2.因邮件内容错误、格式混乱等给公司造成不良影响的员工，给予警告处分，并要求其采取措施挽回影响。3.违反信箱安全保密规定，导致公司信息泄露的员工，按照公司相关规定进