标识卡管理制度

标识卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司标识卡的管理，规范标识卡的制作、发放、使用、回收及销毁等流程，确保标识卡的正确使用，维护公司正常的生产经营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、外来访客以及公司范围内涉及标识卡使用的相关场所和活动。（三）职责分工1.人力资源部负责公司员工标识卡的统一制作、编号、发放、回收及销毁等管理工作。建立员工标识卡信息档案，记录员工标识卡的领取、使用、挂失、补办等情况。定期对各部门标识卡使用情况进行检查和监督。2.行政部门负责外来访客标识卡的登记、发放及回收工作。协助人力资源部做好公司标识卡的日常管理工作，如提供标识卡制作所需的办公场地等。3.各部门负责本部门员工标识卡的日常管理，督促员工正确佩戴和使用标识卡。配合人力资源部和行政部门做好标识卡的相关管理工作，如员工离职时及时收回标识卡等。4.财务部负责标识卡制作费用的审核与支付。二、标识卡的种类及用途（一）员工标识卡1.种类：分为正式员工标识卡、试用期员工标识卡。2.用途作为员工身份识别的唯一标识，用于公司门禁管理、考勤打卡等。方便公司内部各部门之间的沟通与协作，员工凭标识卡进入相应工作区域。作为公司福利发放、就餐、借阅图书等相关服务的凭证。（二）外来访客标识卡1.种类：临时一次性访客标识卡。2.用途用于识别外来访客身份，方便访客进入公司特定区域。记录访客来访信息，包括来访时间、接待部门、被访人等，以便于公司安全管理和追溯。三、标识卡的制作（一）设计要求1.员工标识卡应包含员工姓名、部门、职位、照片、员工编号、有效期等基本信息。2.标识卡设计应简洁明了、易于识别，采用统一的格式和颜色，体现公司企业文化和形象。3.外来访客标识卡应包含访客姓名、身份证号码、来访时间、接待部门、被访人等信息。（二）制作流程1.人力资源部根据公司员工信息，整理标识卡制作清单，包括员工姓名、部门、职位、照片等详细信息。2.将制作清单提交给行政部门，由行政部门联系指定的标识卡制作供应商。3.行政部门与供应商沟通标识卡的设计、材质、制作工艺等要求，并签订制作合同。4.供应商根据制作清单和设计要求进行标识卡制作，制作完成后提交行政部门进行验收。5.行政部门对标识卡的数量、信息准确性、外观质量等进行验收，验收合格后交付人力资源部。（三）编号规则1.员工标识卡编号采用[公司简称][入职年份][部门代码][员工顺序号]的格式。[公司简称]：取公司名称的首字母缩写。[入职年份]：取员工入职年份的后两位数字。[部门代码]：根据公司部门设置，由人力资源部统一制定部门代码。[员工顺序号]：按照员工入职顺序依次编排，从001开始。2.外来访客标识卡编号采用[来访日期][访客顺序号]的格式。[来访日期]：取来访日期的年、月、日数字组合。[访客顺序号]：按照当天访客来访顺序依次编排，从001开始。四、标识卡的发放（一）员工标识卡发放1.新员工入职时，人力资源部在办理入职手续后，为员工发放标识卡。2.员工应认真核对标识卡上的个人信息是否准确无误，如有问题及时向人力资源部反馈。3.试用期员工标识卡与正式员工标识卡样式相同，但在有效期标注上有所区别，试用期员工标识卡有效期为试用期时长。（二）外来访客标识卡发放1.外来访客到达公司门口时，由门卫引导至行政部门访客接待处。2.行政部门接待人员对访客身份进行核实，包括身份证等有效证件，并填写《外来访客登记表》，详细记录访客姓名、身份证号码、来访时间、接待部门、被访人等信息。3.根据访客来访目的和所访问部门，为访客发放外来访客标识卡，并告知访客标识卡的使用注意事项和回收时间。五、标识卡的使用（一）佩戴要求1.员工在工作时间内应佩戴标识卡于胸前明显位置，不得转借他人或故意遮挡、损坏标识卡。2.如有遗失或损坏，应及时向所在部门报告，并按规定办理挂失或补办手续。3.员工离职时，应将标识卡交回人力资源部。（二）门禁管理1.公司各出入口设置门禁系统，员工凭标识卡刷卡进入相应工作区域。2.门禁系统应与考勤系统关联，员工刷卡进入公司时记录考勤时间，同时作为考勤数据统计的依据。3.外来访客凭外来访客标识卡经门卫确认后，由接待部门人员带领进入公司指定区域，未经许可不得擅自进入其他区域。（三）其他用途1.员工凭标识卡到公司食堂就餐，食堂工作人员根据标识卡信息进行餐费统计和结算。2.员工如需借阅公司图书、使用公司内部设施等，应凭标识卡办理相关手续。3.外来访客标识卡仅作为临时进入公司的凭证，不得用于其他非来访目的的活动。六、标识卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现标识卡遗失后，应立即向所在部门报告。2.所在部门负责人核实情况后，通知人力资源部对该标识卡进行挂失处理，防止他人冒用。3.人力资源部在标识卡管理系统中对挂失标识卡进行标注，并记录挂失时间和相关信息。（二）补办1.挂失后的标识卡如需补办，员工应填写《标识卡补办申请表》，注明补办原因、个人基本信息等。2.《标识卡补办申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交人力资源部。3.人力资源部审核通过后，通知行政部门重新制作标识卡，并按规定收取补办费用。4.新标识卡制作完成后，由人力资源部发放给员工，同时收回挂失的标识卡（如有）。七、标识卡的回收与销毁（一）回收1.员工离职时，所在部门应在员工办理离职手续当日收回其标识卡，并交至人力资源部。2.外来访客离开公司时，应将外来访客标识卡交回行政部门访客接待处。3.对于因员工岗位变动、标识卡损坏等原因需要更换标识卡的，原标识卡应收回至人力资源部。（二）销毁1.人力资源部定期对回收的标识卡进行清理和核对，确认无误后填写《标识卡销毁申请表》。2.《标识卡销毁申请表》经人力资源部负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由人力资源部会同行政部门共同对标识卡进行销毁处理，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、标识卡数量等。八、监督与检查（一）定期检查1.人力资源部每月组织一次对各部门标识卡使用情况的检查，检查内容包括员工标识卡佩戴情况、标识卡信息准确性、标识卡保管情况等。2.检查结果以书面形式通报各部门，对存在问题的部门提出整改要求，并跟踪整改情况。（二）不定期抽查1.公司领导及相关部门可根据工作需要，对公司范围内标识卡使用情况进行不定期抽查。2.对于抽查中发现的违规行为，按照本制度相关规定进行处理，并视情节轻重追究相关部门和人员的责任。九、违规处理（一）员工违规处理1.员工如有下列行为之一，将视情节轻重给予相应处罚：未按规定佩戴标识卡的，每次给予警告，并责令立即改正；累计多次未佩戴的，给予一定金额的罚款。转借、冒用他人标识卡的，给予严重警告，并处以罚款；情节严重的，给予纪律处分。故意损坏标识卡的，责令其赔偿标识卡制作费用，并视情节给予相应的纪律处分。遗失标识卡未及时挂失，导致他人冒用造成公司损失的，由遗失人承担相应责任，并给予相应处罚。2.员工违反标识卡管理制度的行为，将作为绩效考核和员工晋升的参考依据之一。（二）部门违规处理1.部门如有下列行为之一，将对部门负责人进行批评教育，并责令限期整改：未督促本部门员工正确佩戴和使