问询室管理制度

问询室管理制度一、总则（一）目的为规范问询室的使用与管理，确保问询工作的顺利进行，保障相关人员的合法权益，维护公司正常的工作秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有问询室的使用及相关管理活动，包括但不限于对员工、合作伙伴、访客等进行问询、调查、沟通等工作场景。（三）基本原则1.合法性原则：问询室的使用与管理必须符合国家法律法规及公司内部规定。2.公正性原则：问询过程应秉持公正、客观的态度，确保各方权益得到平等对待。3.保密性原则：对问询过程中涉及的各类信息严格保密，防止信息泄露。4.文明规范原则：问询人员应使用文明、规范的语言和行为，不得进行任何形式的侮辱、威胁、暴力等不当行为。二、问询室设置与布局（一）问询室选址问询室应选择在相对独立、安静且便于管理的区域，避免受到外界干扰，同时要考虑与其他办公区域保持适当距离，以保障问询工作的保密性。（二）房间布局1.基本设施问询室应配备必要的桌椅，确保问询人员和被问询人员有舒适的就座环境。安装固定或可移动的书写工具，如白板、黑板或纸张、笔等，方便记录问询内容。配备照明设备，保证室内光线充足且无明显阴影，以利于清晰观察被问询人员的表情和反应。安装通风设备，保持室内空气流通，温度和湿度适宜。2.监控设备在问询室内安装监控摄像头，确保监控范围覆盖整个房间，能够清晰记录问询过程中的所有言行举止。监控设备应具备存储功能，存储期限不少于[X]天，以便后续查阅和追溯。监控设备的开启和使用应提前告知被问询人员，并在问询室显著位置张贴相关提示。3.隔音设备问询室应具备良好的隔音效果，防止问询内容被外界偷听或干扰。可通过安装隔音材料、双层玻璃等方式实现。4.紧急呼叫设备配备紧急呼叫按钮或与安保部门、相关负责人直接连通的通讯设备，以便在紧急情况下被问询人员能够及时求助。5.文件存储设备设置文件柜或存储架，用于存放问询过程中产生的各类文件、资料等，确保文件的妥善保管和有序存放。三、问询室使用管理（一）使用申请1.公司内部各部门因工作需要使用问询室时，需提前填写《问询室使用申请表》，详细说明问询的事由、对象、预计时长等信息。2.申请表经部门负责人签字审核后，提交至公司人事行政部门进行审批。3.人事行政部门根据问询室的使用情况和申请的合理性进行审批，审批通过后予以安排使用，并及时反馈申请部门。（二）使用安排1.人事行政部门根据审批结果，按照先申请先安排的原则，为申请部门分配问询室使用时间。2.在安排问询室使用时，应尽量避免与其他重要活动或已预约的使用时间冲突。如无法避免冲突，应提前与相关部门沟通协调，协商解决方案。3.对于涉及公司重要机密、敏感信息或重大事项的问询，人事行政部门应优先安排问询室，并采取必要的安全保密措施。（三）使用期限1.问询室的单次使用期限原则上不超过[X]小时，如有特殊情况需要延长使用时间，申请部门应提前向人事行政部门提出书面申请，经批准后方可延长。2.延长使用时间的申请应说明延长的原因及预计延长时长，人事行政部门应根据实际情况进行审核，确保问询室的正常使用秩序。（四）使用登记1.申请部门在问询室使用前，需安排专人到人事行政部门进行登记，领取问询室使用钥匙等相关物品，并在《问询室使用登记表》上详细记录使用时间、使用人员、问询事由等信息。2.使用人员在使用结束后，应及时归还钥匙等物品，并在登记表上记录使用结束时间，确认设备设施完好无损。3.人事行政部门负责对问询室的使用登记情况进行定期检查和统计，确保登记信息准确、完整。四、问询人员行为规范（一）资质要求1.问询人员应具备相关的专业知识和技能，熟悉问询工作流程和公司相关制度。2.问询人员需经过公司组织的专门培训，取得问询资格证书后方可独立开展问询工作。3.对于涉及特定领域或专业问题的问询，问询人员应具备相应的专业背景或经过必要的专业培训。（二）准备工作1.在问询前，问询人员应充分了解问询事由和相关背景信息，熟悉问询对象的基本情况，制定详细的问询计划。2.准备好必要的问询工具和文件资料，如问询提纲、记录表格、法律法规文件等。3.确保问询室环境整洁、设备设施正常运行，为问询工作提供良好的条件。（三）问询过程1.问询人员应保持礼貌、专业的态度，以平和的语气与被问询人员进行沟通，不得使用侮辱性、歧视性或威胁性语言。2.严格按照问询计划进行问询，确保问询内容清晰、有条理，重点突出，避免无关话题或重复提问。3.认真倾听被问询人员的回答，不得打断或急于反驳，如有疑问可在适当时候进行追问和澄清。4.如实记录问询过程和被问询人员的回答内容，记录应准确、完整、清晰，不得随意篡改或遗漏重要信息。5.问询过程中，如发现被问询人员情绪激动或出现异常情况，问询人员应保持冷静，及时采取措施稳定局面，并向上级报告。（四）结束工作1.问询结束后，问询人员应向被问询人员告知问询结果或下一步安排，并解答其疑问。2.整理问询过程中产生的文件资料，按照规定进行归档保存。3.对问询室进行清理，检查设备设施是否正常，如有损坏及时报告并安排维修。五、被问询人员权利与义务（一）权利1.知情权：被问询人员有权了解问询的事由、目的、依据和相关程序。2.陈述权：被问询人员有权对问询的问题进行陈述和解释，表达自己的观点和意见。3.申辩权：被问询人员对问询结果有异议时，有权进行申辩和申诉。4.隐私权：被问询人员的个人隐私信息在问询过程中应得到保护，不得被泄露或滥用。5.拒绝权：被问询人员有权拒绝回答与问询事由无关或涉及个人隐私且不合理的问题。（二）义务1.配合义务：被问询人员应积极配合问询工作，如实提供相关信息和资料，不得故意隐瞒或歪曲事实。2.遵守秩序义务：被问询人员在问询过程中应遵守问询室的管理制度，保持安静、有序，不得干扰问询工作的正常进行。3.保密义务：被问询人员对问询过程中涉及的公司机密信息、商业秘密等应予以保密，不得泄露给任何第三方。六、问询记录与档案管理（一）记录要求1.问询记录应使用统一的格式和纸张，确保记录内容完整、清晰、易于辨认。2.记录应包括问询的时间、地点、问询人员、被问询人员、问询内容、回答内容及其他相关重要信息。3.问询记录应实时记录，不得事后补记或追记，确保证据的真实性和原始性。（二）记录方式1.可采用手写记录或电子记录的方式进行问询记录。手写记录应使用黑色或蓝色中性笔，字迹工整；电子记录应使用公司统一规定的软件或工具，确保记录数据的安全存储和备份。2.无论采用何种记录方式，记录人员都应在记录上签名，并注明记录日期。（三）档案管理1.问询结束后，问询记录应及时整理归档，建立专门的问询档案。2.问询档案应按照年份、类别等进行分类存放，便于查阅和检索。3.问询档案的保管期限按照公司档案管理规定执行，期满后如需销毁，应按照相关程序进行审批和处理。4.对于涉及公司重要机密、敏感信息或重大事项的问询档案，应采取更加严格的保密措施，限制查阅权限。七、保密管理（一）保密范围1.问询过程中涉及的被问询人员的个人信息、隐私内容，如身份证号码、联系方式、家庭住址、健康状况等。2.公司内部的机密信息、商业秘密，如业务数据、财务报表、客户信息、技术方案等。3.问询过程中产生的问询记录、讨论内容、决策过程等相关信息。（二）保密措施1.问询人员应严格遵守公司的保密制度，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.问询室内的文件资料应妥善保管，不得随意放置或带出问询室。如需带出，必须经过严格的审批程序，并采取必要的保密措施。3.限制问询室的访问权限，除问询人员、被问询人员及必要的陪同人员外，其他人员未经批准不得进入问询室。4.对监控设备记录的影像资料进行严格管理，设置专人负责查看和存储，非相关人员不得擅自查阅。5.在问询结束后，对涉及保密信息的文件资料进行及时销毁或妥善存档，确保信息不被泄露。（三）责任追究1.对于违反保密制度，泄露问询过程中保密信息的人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因保密信息泄露给公司或第三方造成损失的，泄露人员应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究其刑事责任。八、安全管理（一）安全设施检查1.定期对问询室的安全设施进行检查，包括监控设备、紧急呼叫设备、通风设备、电气设备等，确保设备设施正常运行，无安全隐患。2.检查问询室的门锁、窗户等防护设施是否完好，能够有效防止无关人员进入和物品被盗。（二）安全事故处理1.在问询过程中，如发生安全事故，如火灾、漏电、人员突发疾病等，问询人员应立即采取应急措施，并及时报告公司相关部门。2.公司相关部门应迅速组织救援和处理工作，确保人员生命安全和减少财产损失。3.事故处理结束后，应对事故原因进行调查和分析，总结经验教训，采取相应的改进措施，防止类似事故再次发生。九、监督与检查（一）内部监督1.公司人事行政部门负责对问询室的使用和管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保问询室的使用符合规定，管理规范有序。2.检查内容包括问询室的环境卫生、设备设施运行情况、使用登记记录、问询过程规范性、保密措施执行情况等。3.对于检查中发现的问题，人事行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门或人员限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受公司内部员工、合作伙伴、访客等对问询室使用和管理情况的监督和投诉，设立专门的投诉渠道，如投诉邮箱、投诉电话等。2.对收到的投诉信息进行及时调查和处理，并将