制印室管理制度

制印室管理制度一、总则（一）目的为加强公司制印室的管理，规范印章的刻制、使用、保管及废止等工作流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构制印室的印章管理。（三）基本原则1.严格审批原则：印章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。2.安全保管原则：印章应妥善保管，确保印章的安全，防止印章被盗用、冒用或丢失。3.规范使用原则：印章的使用应严格按照规定的用途和程序进行，不得违规使用。4.责任追究原则：对违反印章管理制度的行为，将追究相关人员的责任。二、印章的种类及管理范围（一）公司公章1.定义：公司公章是公司对外行使权力的象征，代表公司的意志和行为。2.管理范围：用于公司各类文件、合同、协议、报表等的签署，以及对外的信函、证明等。（二）法定代表人章1.定义：法定代表人章是公司法定代表人的个人印章，用于特定的文件签署或财务事务。2.管理范围：主要用于银行结算票据、财务报表等的签署，以及与法定代表人身份相关的特定文件。（三）合同专用章1.定义：合同专用章是公司专门用于签订合同的印章。2.管理范围：各类经济合同、业务合同等的签署。（四）财务专用章1.定义：财务专用章是公司财务部门用于财务核算、资金收付等财务事务的印章。2.管理范围：银行票据、财务报表、税务申报等财务文件的加盖。（五）部门章1.定义：部门章是公司各部门为处理本部门业务而使用的印章。2.管理范围：限于本部门内部使用，如部门文件、通知、报表等。（六）其他专用章1.定义：根据公司业务需要刻制的其他专用印章，如发票专用章、报关专用章等。2.管理范围：按照相关法律法规和业务规定使用。三、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、刻制数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，并报公司分管领导审批。（二）审批公司分管领导根据申请事项进行审批，审批通过后，申请表交至行政部门。（三）刻制行政部门根据审批后的申请表，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位应严格按照公司提供的印章样式、规格和要求进行刻制，确保印章质量。（四）备案印章刻制完成后，行政部门应将印章的印模、规格等信息进行备案，并将印章登记在《印章管理台账》上。备案资料应妥善保存，以备查阅。四、印章的启用（一）启用通知印章刻制完成并备案后，行政部门应及时发布印章启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。通知应发送至公司各部门及相关人员。（二）启用仪式对于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，可举行简单的启用仪式，由公司领导或相关负责人宣布印章正式启用。（三）启用登记印章启用时，应在《印章管理台账》上进行登记，记录印章启用的日期、启用人、使用范围等信息。五、印章的使用（一）使用流程1.用印申请：需要使用印章的部门或个人，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。2.审核签字：申请表需经部门负责人审核签字，涉及重要事项或金额较大的合同等，还需报公司分管领导或总经理审批。3.用印登记：行政部门在用印前，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印部门、用印人、用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息。4.用印盖章：行政部门根据审批后的申请表，在用印文件上加盖相应印章，并确保印章清晰、端正。5.用印文件存档：用印后的文件，行政部门应按照公司档案管理规定进行存档，以备查阅。（二）使用范围1.公司公章：用于公司各类文件、合同、协议、报表等的签署，以及对外的信函、证明等。2.法定代表人章：主要用于银行结算票据、财务报表等的签署，以及与法定代表人身份相关的特定文件。3.合同专用章：各类经济合同、业务合同等的签署。4.财务专用章：银行票据、财务报表、税务申报等财务文件的加盖。5.部门章：限于本部门内部使用，如部门文件、通知、报表等。6.其他专用章：按照相关法律法规和业务规定使用。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件、合同等不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得使用印章。六、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章，应由行政部门指定专人保管。2.部门章由各部门指定专人保管。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应严格遵守印章管理制度，不得擅自将印章转借他人使用，不得随意放置印章。3.印章保管人员因工作需要临时外出时，应将印章委托给其他可靠人员代管，并办理交接手续。4.印章保管人员离职时，应及时办理印章交接手续，确保印章的安全交接。（三）定期检查行政部门应定期对印章的保管情况进行检查，确保印章保管安全、规范。检查内容包括印章存放位置、保管人员履职情况等。七、印章的废止（一）废止原因1.公司名称变更、重组、注销等原因，原印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因，需要重新刻制印章，原印章废止。3.因业务调整或其他原因，印章不再具有使用价值。（二）废止流程1.申请：印章使用部门或保管人员发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、印章名称等信息。2.审核签字：申请表需经部门负责人审核签字，并报公司分管领导审批。3.废止登记：行政部门在《印章管理台账》上对废止印章进行登记，记录废止日期、废止原因等信息。4.印章销毁：经审批后，行政部门应将废止印章进行销毁。销毁过程应进行登记，记录销毁日期、销毁方式、监销人等信息。（三）销毁方式1.对于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，应采用粉碎、熔毁等方式进行销毁，确保印章无法复原。2.对于一般印章，可采用切割、折断等方式进行销毁。八、印章的遗失与补办（一）遗失报告印章保管人员发现印章遗失后，应立即向行政部门报告，并填写《印章遗失报告表》，详细说明印章遗失的时间、地点、经过等情况。（二）挂失声明行政部门应及时在公司内部发布印章遗失声明，并在相关媒体上刊登挂失公告，声明该印章作废，以防止印章被冒用。（三）补办流程1.申请：印章遗失后，需要补办印章的部门或个人，应填写《印章补办申请表》，详细说明补办原因、印章名称等信息。2.审核签字：申请表需经部门负责人审核签字，并报公司分管领导审批。3.刻制与备案：行政部门根据审批后的申请表，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，并按照印章刻制的相关规定进行备案。4.启用与登记：印章补办完成后，按照印章启用的相关规定进行启用和登记。九、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对制印室的印章管理工作进行监督和检查。（二）检查内容1.印章的刻制、启用、使用、保管、废止等流程是否符合规定。2.印章的使用审批手续是否齐全。3.印章的保管是否安全、规范。4.印章使用登记簿、印章管理台账等记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，行政部门应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应