租赁记管理制度

租赁记管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁业务的规范化管理，提高租赁资产的使用效率，保障公司资产安全，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及租赁业务的部门和人员，包括但不限于设备租赁、场地租赁、房屋租赁等各类租赁活动。（三）基本原则1.合法性原则：租赁业务应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.效益性原则：在确保资产安全的前提下，充分发挥租赁资产的经济效益，实现资产的保值增值。3.规范性原则：建立健全租赁业务流程，规范操作行为，确保租赁业务有序开展。4.风险可控原则：对租赁业务过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制，降低风险损失。二、租赁业务流程（一）租赁需求申请1.部门需求发起：各部门根据业务需要，填写《租赁需求申请表》，详细说明租赁资产的名称、规格、数量、租赁期限、用途等信息，并提交至部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对租赁需求的合理性、必要性进行审核，签署审核意见后报分管领导审批。（二）租赁计划审批1.分管领导审批：分管领导根据公司业务发展规划和资源状况，对租赁需求进行审批。对于重大租赁项目，需提交公司领导班子会议讨论决定。2.审批结果反馈：审批通过后，将审批结果反馈至申请部门，并由专人负责跟进后续租赁业务办理。（三）供应商选择与谈判1.供应商筛选：根据租赁需求，由采购部门或相关业务部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。对供应商的资质、信誉、服务质量、价格等方面进行综合评估，筛选出合适的供应商。2.谈判与合同签订：与选定的供应商进行谈判，就租赁资产的价格、租赁期限、租金支付方式、维修保养责任、违约责任等条款进行协商，达成一致意见后签订租赁合同。合同签订前，需经法务部门审核，确保合同条款合法合规。（四）租赁资产交付与验收1.交付准备：供应商按照合同约定的时间和地点，将租赁资产交付至公司指定地点。交付前，供应商应确保租赁资产完好无损，并提供相关资料，如资产清单、质量检验报告等。2.验收：公司组织相关部门和人员对租赁资产进行验收，重点检查资产的数量、规格、质量、性能等是否符合合同要求。验收合格后，填写《租赁资产验收单》，由验收人员签字确认。如发现问题，应及时与供应商沟通解决，直至验收合格为止。（五）租金支付与管理1.租金计算与支付：根据租赁合同约定的租金标准和支付方式，财务部门按时计算并支付租金。租金支付前，需经相关部门审核确认，确保支付金额准确无误。2.租金台账管理：财务部门建立租金台账，详细记录每笔租金的支付日期、金额、支付对象等信息，定期与供应商进行核对，确保租金支付情况清晰明了。（六）租赁资产使用与维护1.使用管理：各部门负责租赁资产的日常使用管理，制定相应的操作规程，确保资产的安全、正常使用。严禁未经授权擅自改变租赁资产的用途或转借他人使用。2.维护保养：按照租赁合同约定，明确租赁资产的维护保养责任。公司定期对租赁资产进行检查和维护保养，及时发现并解决问题，确保资产处于良好的运行状态。对于需要维修的资产，应及时通知供应商或安排专业维修人员进行维修，并做好维修记录。（七）租赁资产归还与结算1.归还准备：租赁期限届满前，使用部门应提前做好租赁资产的清理和归还准备工作，确保资产完好无损。2.归还验收：供应商按照合同约定的时间和地点接收租赁资产，并进行验收。如发现资产有损坏或缺失，应按照合同约定进行赔偿。验收合格后，双方签署《租赁资产归还确认单》。3.结算：财务部门根据租赁合同约定和租金支付情况，与供应商进行租金结算。结算完成后，对租赁业务进行全面总结和评估，分析租赁业务的效益和存在的问题，为今后的租赁业务提供参考。三、租赁资产的管理（一）资产登记1.建立台账：财务部门负责建立租赁资产台账，详细记录租赁资产的名称、规格、数量、购置日期、租赁期限、租金支付情况、使用部门等信息。2.动态管理：定期对租赁资产台账进行更新，确保账实相符。如租赁资产发生增减变动，应及时办理相关手续，并在台账中进行记录。（二）资产清查1.定期清查：公司每年至少组织一次租赁资产清查工作，全面盘点租赁资产的数量、质量、使用状况等情况。清查工作由财务部门牵头，相关部门配合进行。2.清查报告：清查结束后，编制《租赁资产清查报告》，对清查结果进行详细说明。如发现账实不符或资产存在问题，应查明原因，提出处理意见，并及时进行整改。（三）资产处置1.处置审批：对于不再使用或已损坏无法修复的租赁资产，使用部门应填写《租赁资产处置申请表》，说明资产处置的原因、方式等信息，提交至部门负责人审核。经公司领导审批后，按照规定的程序进行处置。2.处置方式：租赁资产的处置方式包括出售、报废、捐赠等。处置过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，确保资产处置价格合理，处置收入及时足额入账。四、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：对租赁业务过程中可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、信用风险、操作风险、法律风险等。2.风险评估：采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整租赁业务策略，合理确定租金价格和租赁期限，降低市场波动对租赁业务的影响。2.信用风险应对：加强对供应商和承租方的信用管理，建立信用评估体系，对信用状况不佳的客户采取相应的风险防范措施，如要求提供担保、增加租金支付保证金等。3.操作风险应对：完善租赁业务流程，加强内部控制，规范操作行为，提高员工的风险意识和业务水平。对重要业务环节进行重点监控，及时发现并纠正操作失误。4.法律风险应对：加强法务审核，确保租赁合同等法律文件的合法性、有效性。定期组织员工进行法律法规培训，提高员工的法律意识，避免因法律问题给公司带来损失。五、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：公司内部审计部门定期对租赁业务进行审计，检查租赁业务流程的执行情况、租赁资产的管理情况、租金支付情况等，发现问题及时提出整改意见。2.专项审计：针对重大租赁项目或存在问题较多的租赁业务，开展专项审计工作，深入剖析问题原因，提出改进建议，促进租赁业务规范健康发展。（二）日常监督检查1.部门自查：各部门定期对本部门租赁业务进行自查，重点检查租赁资产的使用情况、维护保养情况、租金支付情况等，及时发现并解决存在的问题。2.公司抽查：公司相关管理部门不定期对租赁业务进行抽查，对发现的问题及时进行通报，并督促相关部门进行整改。六、责任追究（一）责任界定在租赁业务过程中，因故意或过失导致公司利益受损的，根据情节轻重，追究相关部门和人员的责任。（二）责任追究方式1.责令改正：对违反租赁业务管理制度的行为，责令相关部门和人员限期改正。2.经济处罚：对造成公司经济损失的，根据损失金额大小，给予相关责任人相应的经济处罚。3.行政处分：对情节严重、影响恶劣的，给予相关责任人警告