新原料管理制度

新原料管理制度一、总则（一）目的为加强公司新原料管理，规范新原料的采购、验收、储存、使用等环节，确保新原料质量安全，保障生产经营活动顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及新原料管理的部门和人员，包括但不限于采购部门、质量控制部门、仓库管理部门、生产部门等。（三）基本原则1.质量第一原则：始终将新原料质量放在首位，确保所采购、使用的新原料符合相关标准和要求。2.科学管理原则：运用科学的方法和手段，对新原料管理的各个环节进行有效控制和管理。3.责任明确原则：明确各部门和人员在新原料管理中的职责，做到责任到人。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规以及行业规范，确保新原料管理活动合法合规。二、新原料采购管理（一）需求评估1.生产部门：根据生产计划和产品研发需求，提前向采购部门提交新原料需求申请，详细说明所需新原料的名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息。2.研发部门：在进行新产品研发过程中，及时将涉及的新原料需求告知采购部门，并提供相关技术资料和质量标准。3.采购部门：对各部门提交的新原料需求进行汇总和初步评估，结合库存情况、市场供应情况等因素，判断需求的合理性和紧迫性。（二）供应商选择1.供应商筛选建立供应商名录：采购部门通过多种渠道收集新原料供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商名录。资质审核：对供应商的资质进行审核，包括营业执照、生产许可证、质量认证文件、税务登记证等，确保供应商具备合法经营资格。实地考察：对于重要的新原料供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理水平、仓储物流条件等情况。2.供应商评估定期评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。动态管理：根据供应商评估结果，对供应商进行动态管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）采购合同签订1.合同条款明确双方权利义务：采购合同应明确双方的权利和义务，包括新原料的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。违约责任：明确双方在合同履行过程中的违约责任，以保障合同的顺利执行。2.审批流程采购部门起草：采购部门负责起草采购合同，并提交相关部门审核。法务部门审核：法务部门对采购合同的合法性、合规性进行审核，提出修改意见。领导审批：采购合同经法务部门审核通过后，提交公司领导审批。签订合同：采购合同经领导审批通过后，由采购部门与供应商签订合同。（四）采购执行1.订单下达：采购部门根据采购合同，及时向供应商下达采购订单，明确新原料的采购要求和交货时间。2.跟踪进度：采购部门应跟踪采购订单的执行进度，及时与供应商沟通协调，确保新原料按时、按质、按量交付。3.变更管理：如采购订单需要变更，采购部门应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。三、新原料验收管理（一）验收准备1.制定验收标准：质量控制部门根据新原料的质量标准和相关法律法规要求，制定详细的验收标准，明确验收项目、验收方法、合格判定标准等内容。2.准备验收工具和场地：仓库管理部门根据新原料的特点和验收要求，准备相应的验收工具和场地，确保验收工作顺利进行。（二）到货通知1.采购部门通知：采购部门在新原料到货前，及时通知质量控制部门和仓库管理部门做好验收准备工作。2.供应商通知：采购部门要求供应商在新原料到货时，提供产品质量证明文件、发货清单等相关资料。（三）验收实施1.数量验收：仓库管理部门按照发货清单对新原料的数量进行核对，确保到货数量与订单数量一致。2.外观验收：质量控制部门对新原料的外观进行检查，查看是否有破损、变形、污染等情况。3.质量验收：质量控制部门按照验收标准对新原料的质量进行检验，包括物理性能、化学性能、微生物指标等方面的检测。4.验收记录：验收人员应详细记录验收过程和结果，填写验收报告，包括新原料的名称、规格、数量、供应商、验收项目、验收结果等信息。（四）验收结果处理1.合格处理：如果新原料验收合格，仓库管理部门将新原料办理入库手续，并按照规定进行储存保管。2.不合格处理：如果新原料验收不合格，质量控制部门应及时通知采购部门和供应商，说明不合格原因，并按照合同约定进行处理。处理方式包括退货、换货、补货等，同时要做好不合格新原料的标识和隔离工作，防止其流入生产环节。四、新原料储存管理（一）仓库规划1.分区分类：根据新原料的性质、用途、储存条件等因素，对仓库进行分区分类规划，设置不同的储存区域，如常温区、阴凉区、冷藏区、危险品区等。2.标识管理：在仓库内设置明显的标识牌，标明各储存区域的名称、储存条件、警示标志等信息，便于新原料的存放和管理。（二）入库管理1.办理入库手续：新原料到货后，仓库管理部门凭验收合格的验收报告办理入库手续，填写入库单，注明新原料的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。2.存放定位：仓库管理人员按照仓库规划，将新原料存放到指定的储存区域，并进行定位存放，确保新原料易于查找和管理。（三）储存条件控制1.温湿度控制：对于有温湿度要求的新原料，仓库管理部门应安装温湿度监测设备，实时监控储存环境的温湿度情况，并采取相应的调控措施，确保温湿度符合要求。2.通风防潮：仓库应保持良好的通风条件，防止新原料受潮、霉变等情况发生。对于易受潮的新原料，应采取防潮措施，如密封包装、放置干燥剂等。3.防虫防鼠：仓库应采取有效的防虫防鼠措施，定期检查仓库，防止虫害和鼠害对新原料造成破坏。（四）库存盘点1.定期盘点：仓库管理部门应定期对新原料进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点方法：盘点时，仓库管理人员应按照入库单和库存台账逐一核对新原料的数量和质量，填写盘点表，记录盘点结果。3.差异处理：如果盘点结果与账实不符，仓库管理部门应及时查明原因，并进行调整处理。对于盘盈或盘亏的新原料，应填写盘盈盘亏报告，说明原因和处理意见，报相关部门审批后进行账务处理。五、新原料使用管理（一）领用管理1.领用申请：生产部门根据生产计划和实际需求，填写新原料领用申请单，注明新原料的名称、规格、数量、用途等信息，提交仓库管理部门审核。2.审核发放：仓库管理部门对领用申请单进行审核，确认库存有足够的新原料且领用需求合理后，办理发放手续，填写出库单，注明新原料的名称、规格、数量、领用部门、领用日期等信息。（二）使用规范1.操作规程：生产部门应制定新原料的使用操作规程，明确新原料的使用方法、用量、注意事项等内容，确保员工正确使用新原料。2.培训教育：生产部门应对员工进行新原料使用方面的培训教育，使员工熟悉新原料的性质、特点、使用方法和安全注意事项，提高员工的操作技能和安全意识。3.过程监控：在新原料使用过程中，生产部门应加强对使用过程的监控，确保新原料按照规定的操作规程和用量使用，防止出现浪费、误用等情况。（三）剩余新原料管理1.退库管理：生产过程中剩余的新原料，生产部门应及时办理退库手续，将剩余新原料退回仓库管理部门。仓库管理部门对退库的新原料进行验收，确认质量合格后办理入库手续。2.报废处理：对于因质量问题、过期等原因不能继续使用的新原料，生产部门应填写报废申请单，注明新原料的名称、规格、数量、报废原因等信息，提交相关部门审批。经审批同意后，仓库管理部门对报废的新原料进行妥善处理，如销毁、变卖等，并做好记录。六、新原料质量追溯管理（一）追溯体系建立1.信息收集：采购部门、质量控制部门、仓库管理部门、生产部门等应在新原料管理的各个环节收集相关信息，包括供应商信息、采购合同、验收报告、入库单、出库单、使用记录、报废记录等。2.信息存储：建立新原料质量追溯信息数据库，将收集到的相关信息进行分类存储，确保信息的完整性和可追溯性。3.追溯流程：制定新原料质量追溯流程，明确在发生质量问题或需要追溯时，如何通过追溯信息数据库查询相关信息，追溯新原料的来源、流向、使用情况等。（二）追溯实施1.质量问题追溯：当出现新原料质量问题时，质量控制部门应及时启动质量追溯程序，通过追溯信息数据库查询相关信息，确定问题新原料的批次、供应商、采购日期、使用部门等信息，以便采取相应的措施进行处理，如召回产品、通知供应商整改等。2.日常追溯：公司内部相关部门在进行生产管理、质量审核、库存盘点等工作时，可根据需要通过追溯信息数据库查询新原料的相关信息，确保新原料管理活动的规范和可追溯。七、新原料风险管理（一）风险识别1.质量风险：新原料可能存在质量不稳定、不符合质量标准等风险，影响产品质量和生产安全。2.供应风险：供应商可能出现停产、倒闭、供货不足、质量问题等情况，导致新原料供应中断或质量下降。3.市场风险：新原料市场价格波动较大，可能导致采购成本增加，影响公司经济效益。4.法规风险：新原料相关法规政策的变化，可能导致公司的采购、使用等活动不符合法规要求。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出的风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。2.影响程度评估：对风险发生后可能产生的影响程度进行评估，包括对产品质量、生产进度、成本、声誉等方面的影响，分为严重、较大、一般、较小四个等级。3.风险矩阵：根据风险发生的可能性和影响程度，绘制风险矩阵图，确定风险等级，分为重大风险、较大风险、一般风险、低风险四个等级。（三）风险应对措施1.质量风险应对：加强新原料质量控制，严格按照验收标准进行检验，增加检验频次和项目，定期对供应商进行质量评估，确保新原料质量稳定。2.供应风险应对：与多家供应商建立合作关系，定期评估供应商的供应能力和质量状况，签订应急供应协议，制定备用采购计划，确保新原料供应不断档。3.市场风险应对：关注新原料市场价格动态，建立价格预警机制，合理安排采购计划，采取套期保值等措施，降低市场价格波动对公司成本的影响。4.法规风险应对：及时关注新原料相关法规政策的变化，组织相关人员进行培训学习