公证管理制度

公证管理制度一、总则（一）目的为加强公司公证事务管理，规范公证行为，保障公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及的各类公证事项，包括但不限于合同公证、知识产权公证、重大事项决策公证等。（三）基本原则1.依法依规原则：公证活动必须严格遵守国家法律法规及相关公证程序规则。2.真实合法原则：确保公证事项的内容真实、合法，不得弄虚作假。3.及时有效原则：在规定时间内完成公证申请与办理，确保公证文书具有法律效力且能及时满足公司业务需求。二、公证事务管理职责（一）法务部门职责1.负责统筹规划公司公证事务，制定公证工作计划与预算。2.审核公证事项的必要性与可行性，对公证内容进行法律把关。3.代表公司与公证机构进行沟通协调，选择合适的公证机构办理业务。4.跟踪公证办理进度，确保公证工作按时、顺利完成。5.保管公证文书原件及相关资料，建立公证档案。（二）业务部门职责1.根据业务开展需求，及时向法务部门提出公证申请，并提供详细的业务背景资料和相关文件。2.配合法务部门完成公证事项的前期准备工作，如整理材料、确定公证内容等。3.参与公证过程中的相关会议与沟通，提供必要的说明与解释。4.根据法务部门要求，及时反馈公证文书的使用情况及后续业务进展。（三）财务部门职责1.根据法务部门提交的公证费用预算，审核并安排资金支付。2.对公证费用的支出进行财务核算与监督，确保费用支出合理合规。三、公证事项申请与受理（一）申请流程1.业务部门在涉及需要公证的业务时，应填写《公证事项申请表》，详细说明公证事项的名称、内容、目的、涉及的业务范围、预计办理时间等信息，并附上相关业务文件及资料。2.将填好的申请表提交至法务部门。法务部门收到申请表后，对申请事项进行初步审查，判断其是否符合公司公证需求及相关规定。（二）受理审查1.法务部门对申请事项进行审查，重点审查以下内容：申请事项是否属于公证机构的业务范围。申请材料是否齐全、真实、有效。申请事项是否符合公司利益及相关法律法规要求。2.如申请事项存在问题或申请材料不齐全，法务部门应及时与业务部门沟通，要求其补充或修正相关材料。3.对于符合受理条件的申请事项，法务部门应在收到申请表后的[X]个工作日内确定受理，并向业务部门反馈受理信息。四、公证机构选择与委托（一）选择标准1.具有合法资质：公证机构必须依法设立，并取得司法行政部门颁发的执业证书。2.良好信誉：在业内具有较高的声誉，无违规违纪行为记录。3.专业能力：具备处理公司相关公证业务的专业人员和丰富经验。4.服务质量：能够提供高效、优质、规范的公证服务，及时响应公司需求。（二）选择程序1.法务部门通过多种渠道收集公证机构信息，包括网络搜索、行业推荐、咨询其他企业等。2.根据选择标准，对收集到的公证机构进行初步筛选，确定若干候选机构。3.向候选公证机构发送《公证业务委托意向书》，介绍公司基本情况、公证业务需求及相关要求，并要求其提供详细的服务方案、收费标准及过往业绩等资料。4.法务部门对候选公证机构提交的资料进行评估，必要时可组织实地考察或召开面谈会议，进一步了解其实际情况。5.综合评估结果，选择最合适的公证机构，并与其签订《公证业务委托合同》。（三）委托内容1.在委托合同中明确公证机构的服务内容，包括但不限于受理公证申请、审查核实材料、制作公证文书、送达公证书等具体工作事项。2.规定公证机构的工作期限，要求其在规定时间内完成公证业务办理，并明确逾期违约责任。3.约定公证费用的支付方式、标准及结算周期。五、公证办理过程管理（一）沟通协调1.法务部门与公证机构确定项目负责人，建立定期沟通机制。项目负责人应至少每周进行一次沟通，及时了解公证办理进展情况，协调解决办理过程中出现的问题。2.对于公证机构提出的需要公司进一步提供的资料或说明，法务部门应及时通知业务部门准备，并跟踪反馈给公证机构。（二）资料提供1.业务部门应按照法务部门和公证机构的要求，及时、准确地提供所需资料。所提供资料应确保真实、完整、有效，并对资料的真实性负责。2.法务部门对业务部门提供的资料进行审核把关，确保资料符合公证要求。如发现资料存在问题，应及时要求业务部门补充或修正。（三）进度跟踪1.法务部门负责制作《公证办理进度跟踪表》，详细记录公证事项的受理时间、提交补充材料时间、公证机构审查时间、出证时间等关键节点信息。2.定期对跟踪表进行更新，密切关注公证办理进度，确保公证工作按计划推进。如发现办理进度滞后，应及时与公证机构沟通，了解原因并督促其加快办理。（四）审查核实1.公证机构在办理公证过程中，将对申请事项及相关资料进行审查核实。法务部门应积极配合公证机构的审查工作，提供必要的协助与解释。2.对于公证机构提出的疑问或需要进一步核实的情况，法务部门应及时与业务部门沟通，共同进行核实确认。如涉及重大事项或复杂问题，可组织相关部门进行专题研究讨论。六、公证文书审核与领取（一）审核内容1.法务部门收到公证机构出具的公证文书初稿后，对其内容进行全面审核。审核重点包括：公证事项是否准确反映申请内容，与公司业务实际情况相符。公证文书格式是否符合相关规定，表述是否清晰、准确、规范。公证机构的签章及公证员的签名是否齐全、有效。2.如发现公证文书存在问题，法务部门应及时与公证机构沟通，要求其进行修改完善。（二）领取存档1.经审核无误的公证文书，法务部门应及时安排领取。领取时应办理相关签收手续，确保公证文书的安全交接。2.法务部门对领取的公证文书原件进行妥善保管，并按照档案管理规定建立公证档案。档案内容应包括公证申请表、申请材料、委托合同、公证文书、沟通记录等相关资料。七、公证费用管理（一）预算编制1.法务部门根据公司业务发展规划和预计公证需求，每年年底编制下一年度的公证费用预算。预算内容应包括各类公证事项的预计办理数量、收费标准及费用总额等。2.公证费用预算应提交至财务部门进行审核，财务部门结合公司财务状况和资金安排，对预算的合理性进行评估，并提出审核意见。（二）费用支付1.财务部门根据审核通过的公证费用预算，在公证业务办理完成且收到公证机构开具的正式发票后，按照合同约定的支付方式和时间进行费用支付。2.支付前，财务部门应对发票信息进行核对，确保发票内容与实际业务相符、金额准确无误。如发现发票存在问题，应及时与公证机构联系解决。（三）费用核算与分析1.财务部门定期对公证费用进行核算，统计各项公证业务的实际费用支出情况，并与预算进行对比分析。2.如发现费用超支或存在异常情况，应及时与法务部门沟通，查找原因并采取相应措施进行控制和调整。八、公证档案管理（一）档案整理1.法务部门负责对公证档案进行整理归档。在公证事项办理完毕后，应及时将相关资料按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.档案资料应包括但不限于公证申请表、申请材料清单、委托合同、公证文书副本、往来沟通文件等，确保档案资料完整、齐全。（二）档案保管1.建立专门的公证档案保管场所，配备必要的档案保管设施，确保档案安全存放。2.对公证档案进行定期检查和维护，防止档案损坏、丢失或霉变等情况发生。（三）档案查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅公证档案时，应填写《公证档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人审批后，提交至法务部门。2.法务部门对查阅申请进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自复印、摘抄档案资料，如需复制，应按照档案管理规定办理相关手续。3.涉及对外提供公证档案资料的，应严格按照法律法规及公司相关规定执行审批程序，确保公司信息安全。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对公证事务管理情况进行审计监督，检查公证事项的办理程序是否合规、费用支出是否合理、档案管理是否规范等。2.如发现存在问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立公证事务管理考核机制，对法务部门、业务部门及相关责任人在公证事务管理工作中的表现进行考核评价。2.考核指标包括公证申请的及时性、公证办理的准确性与效率、费用控