文献入库管理制度

文献入库管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文献资源的管理，规范文献入库流程，确保文献的完整性、准确性和可检索性，提高公司知识管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有文献资料的入库管理，包括但不限于纸质图书、期刊、报纸、电子文档、音像资料等。（三）职责分工1.文献采购部门负责根据公司需求制定文献采购计划。按照采购流程选择供应商，进行文献采购。确保采购文献的质量和时效性。2.文献验收人员对采购的文献进行数量、质量等方面的验收。检查文献是否符合采购要求，有无破损、缺失等情况。填写验收记录，对验收结果负责。3.文献编目人员对验收合格的文献进行分类、编目。为文献分配唯一的标识号，建立文献目录数据库。确保编目信息的准确、完整和规范。4.文献入库管理人员根据编目信息将文献放置到指定的存储位置。定期对库存文献进行盘点，保证账实相符。负责文献存储环境的维护，确保文献安全。二、文献采购管理（一）采购计划制定1.各部门根据业务需求和发展规划，每年年底向文献采购部门提交下一年度的文献采购申请。2.采购部门汇总各部门申请，结合公司整体战略和预算情况，制定年度文献采购计划。3.采购计划应明确文献的种类、数量、采购时间等信息，并报公司管理层审批。（二）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格、服务等方面。3.根据评估结果，选择合适的供应商，并与其签订采购合同，明确双方的权利和义务。（三）采购实施1.采购人员按照采购合同要求，向供应商发送采购订单，确保采购文献的品种、数量、交货时间等准确无误。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，解决采购过程中出现的问题。3.对于紧急采购需求，应按照公司相关规定进行特殊处理，确保文献及时供应。三、文献验收管理（一）验收准备1.验收人员在文献到货前，应熟悉采购合同要求和相关验收标准。2.准备好验收所需的工具和设备，如卡尺、天平、检测软件等。3.确定验收场地，保证验收工作的顺利进行。（二）数量验收1.按照采购合同核对文献的数量，确保实际到货数量与订单一致。2.对于批量采购的文献，应进行抽样验收，抽样比例应符合相关标准或合同约定。3.如发现数量不符，应及时与供应商联系，要求其补足或说明原因。（三）质量验收1.检查文献的外观质量，包括封面、封底、装订、印刷等是否完好，有无破损、污渍、缺页等情况。2.对于电子文档，应检查其格式是否正确、内容是否完整、有无病毒等。3.对于音像资料，应检查其画面是否清晰、声音是否正常、有无卡顿等。4.核对文献的版本、年份、作者等信息是否与采购要求一致。（四）验收记录1.验收人员应详细填写验收记录，记录内容包括文献名称、供应商、订单号、到货日期、数量、质量情况等。2.验收记录应妥善保存，作为文献入库和后续管理的重要依据。3.对于验收不合格的文献，应在验收记录中注明原因，并及时与供应商协商处理。四、文献编目管理（一）分类原则1.采用科学合理的分类方法，如《中国图书馆分类法》等，对文献进行分类。2.确保文献分类的一致性和系统性，便于用户检索和利用。3.根据公司业务特点和文献内容，对分类方法进行适当调整和细化。（二）编目流程1.编目人员根据验收合格的文献，按照分类原则进行分类。2.为每篇文献分配唯一的标识号，如ISBN号（图书）、ISSN号（期刊）等，并建立相应的数据库记录。3.填写文献编目卡片或电子编目记录，内容包括文献题名、作者、出版信息、分类号、标识号等。4.对编目信息进行审核，确保准确无误。审核通过后，将编目信息上传至公司文献管理系统。（三）编目规范1.编目人员应严格按照相关编目标准和规范进行操作，保证编目信息的质量。2.文献题名应准确完整，作者信息应清晰明确，出版信息应详细准确。3.分类号应填写正确，标识号应与文献实际情况一致。4.编目记录应保持一致性和连贯性，避免出现重复、错误或遗漏。五、文献入库管理（一）存储布局规划1.根据文献的分类和使用频率，规划文献的存储布局。2.设立不同的存储区域，如纸质图书区、期刊报纸区、电子文档存储区、音像资料存储区等。3.在每个存储区域内，按照分类顺序排列文献，便于查找和管理。（二）入库上架1.文献入库管理人员根据编目信息，将文献放置到指定的存储位置。2.上架时应注意文献的排列顺序，确保整齐有序。3.对于体积较大或较重的文献，应采取适当的搬运方式，避免损坏。（三）库存标识1.在文献存储位置设置明显的标识牌，标明文献的分类号、标识号、题名等信息。2.对于电子文档，应在存储设备上标注文档名称、存储路径等信息。3.通过库存标识，方便用户快速准确地找到所需文献。六、文献盘点管理（一）盘点计划制定1.定期对库存文献进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为半年或一年。2.制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等内容。3.盘点计划应提前通知相关部门和人员，以便做好准备工作。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划，对库存文献进行逐一清点。2.采用实地盘点和系统核对相结合的方式，确保账实相符。3.对于盘点过程中发现的问题，如文献丢失、损坏、账实不符等，应及时记录并查明原因。（三）盘点结果处理1.根据盘点结果，编制盘点报告，报告内容包括盘点情况、问题分析、处理建议等。2.对于账实不符的情况，应及时进行调整，确保库存账目准确无误。3.对盘点中发现的文献丢失、损坏等问题，应按照公司相关规定进行处理，追究相关人员的责任。七、文献借阅管理（一）借阅权限设定1.根据员工的工作岗位和职责，设定不同的文献借阅权限。2.一般员工可借阅与工作相关的文献，借阅数量和期限应符合规定。3.部门负责人和高级管理人员可适当放宽借阅权限，但需进行严格的登记和管理。（二）借阅流程1.员工如需借阅文献，应填写借阅申请表，注明借阅文献的名称、数量、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交给文献管理部门。3.文献管理部门根据借阅权限和库存情况，办理借阅手续，为员工提供相应的文献。4.员工借阅文献时，应在文献管理部门指定的地点进行借阅登记，领取借阅凭证。（三）借阅期限与归还1.明确文献的借阅期限，一般为[X]天，如需续借，应提前[X]天办理续借手续。2.员工应在借阅期限届满前归还文献，如有特殊情况需要延期，应提前向文献管理部门说明原因并申请延期。3.文献归还时，文献管理部门应检查文献的完整性和可用性，如发现文献有损坏、丢失等情况，应按照规定进行处理。（四）借阅记录管理1.文献管理部门应建立借阅记录台账，详细记录员工的借阅情况，包括借阅时间、归还时间、文献名称、借阅人等信息。2.定期对借阅记录进行整理和分析，以便掌握文献的流通情况和员工的借阅需求。3.借阅记录应妥善保存，作为文献管理和统计分析的重要依据。八、文献维护管理（一）纸质文献维护1.定期对纸质文献进行除尘、防潮、防虫等维护工作。2.对于破损的文献，应及时进行修补或装订，确保文献的完整性。3.按照文献的使用频率和保存期限，定期对纸质文献进行清理和剔除，淘汰过期或无用的文献。（二）电子文献维护1.定期对电子文献存储设备进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。2.及时更新电子文献管理系统的软件和数据，保证系统的正常运行。3.对电子文献进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的位置，并定期进行检查和恢复测试。（三）音像资料维护1.对音像资料存储设备进行定期清洁和保养，延长设备使用寿命。2.检查音像资料的播放效果，如发现问题应及时进行修复或转换格式。3.按照音像资料的内容和使用情况，进行分类整理和存储，便于查找和管理。九、文献安全管理（一）安全制度1.建立文献安全管理制度，明确文献管理过程中的安全责任和安全措施。2.加强对文献管理部门工作人员的安全教育，提高安全意识。3.制定文献安全应急预案，应对可能出现的安全事故，如火灾、水灾、盗窃等。（二）存储安全1.确保文献存储环境的安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.安装必要的安全设备，如监控摄像头、门禁系统、消防器材等。3.对存储区域进行定期检查，及时发现和排除安全隐患。（三）数据安全1.加强对电子文献数据的安全管理，采取加密、备份等措施，防止