审议采购管理制度

审议采购管理制度（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有物资、服务的采购活动，包括原材料、设备、办公用品、劳保用品、外包服务等。（三）采购原则1.按需采购原则：根据公司生产经营和管理需要，合理安排采购计划，避免盲目采购。2.质量优先原则：确保所采购的物资和服务符合质量要求，满足公司生产经营和管理需要。3.价格合理原则：在保证质量的前提下，通过市场调研、招标、询价等方式，选择性价比高的供应商，降低采购成本。4.诚信合作原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，诚实守信，公平交易，共同发展。5.合规操作原则：严格遵守国家法律法规和公司内部规定，规范采购流程，确保采购活动合法合规。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和批准重大采购项目、采购政策和采购管理制度等。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购部职责如下：1.制定采购计划：根据公司生产经营和管理需要，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.采购业务操作：组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、招标、合同签订等，确保采购任务按时、按质、按量完成。4.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。5.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。6.采购信息管理：收集、整理和分析采购信息，建立采购信息数据库，为公司决策提供支持。7.与其他部门协作：与公司内部其他部门密切协作，及时了解需求，提供优质的采购服务，共同推进公司生产经营和管理工作。（三）需求部门职责1.提出采购需求：根据本部门生产经营和管理需要，及时、准确地提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购过程：参与采购项目的询价、比价、议价、招标等活动，提供专业意见和建议，协助采购部选择合适的供应商和采购方案。3.验收采购物资或服务：负责对采购物资或服务进行验收，确保其符合质量要求和合同约定。4.反馈采购问题：及时向采购部反馈采购过程中出现的问题，如质量问题、交货延迟等，协助采购部解决问题。（四）财务部门职责1.预算管理：参与制定采购预算，对采购预算的执行情况进行监督和控制。2.资金管理：根据采购合同和资金安排，及时支付采购款项，确保资金安全和合理使用。3.成本核算：协助采购部进行采购成本核算和分析，提供财务数据支持，为采购决策提供参考。4.审计监督：对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合法性、合规性和效益性。（五）法务部门职责1.合同审查：对采购合同进行法律审查，确保合同条款合法、合规、有效，防范法律风险。2.法律咨询：为采购活动提供法律咨询服务，解答法律问题，协助处理法律纠纷。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：需求部门根据本部门生产经营和管理需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等。2.提交采购申请：采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部初审：采购部收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性等进行初审。2.相关部门会审：对于金额较大、涉及重要物资或服务的采购申请，采购部组织相关部门（如财务部、法务部、使用部门等）进行会审。会审主要审查采购申请是否符合公司采购政策、预算安排、质量要求等，提出会审意见。3.领导审批：采购申请经初审和会审通过后，按照公司审批权限规定，提交公司领导审批。审批通过后，采购申请进入采购实施阶段；审批不通过的，采购部应及时与需求部门沟通，说明原因，需求部门可根据实际情况进行修改后重新提交采购申请。（三）采购实施1.制定采购方案：采购部根据采购申请和审批意见，制定采购方案，明确采购方式、采购时间安排、供应商选择标准等。2.选择供应商：供应商开发：采购部通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集供应商信息，建立供应商资源库。对于新的采购项目，采购部可根据项目需求，从供应商资源库中筛选或开发潜在供应商。供应商评估：采购部对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。评估可采用实地考察、问卷调查、样品检测、业绩评价等方式进行。供应商选择：采购部根据评估结果，选择合适的供应商。对于单一来源采购项目，采购部应说明选择该供应商的原因和依据；对于竞争性采购项目，采购部应按照公司规定的采购方式（如询价、比价、议价、招标等）确定供应商。3.采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。采购谈判过程中，采购部应做好谈判记录，明确双方的权利和义务。4.签订采购合同：采购谈判达成一致后，采购部起草采购合同，经法务部门审查、公司领导审批后，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、有效。5.采购订单下达：采购合同签订后，采购部根据合同约定，下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息，确保供应商准确理解采购要求。6.采购进度跟踪：采购部负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保采购物资或服务按时、按质、按量交付。如发现采购进度延迟或出现其他问题，采购部应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。（四）验收付款1.验收准备：采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地、安排验收人员等。2.到货验收：采购物资或服务到货后，需求部门按照验收方案对采购物资或服务的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格的，需求部门出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决，如退换货、补货、索赔等。3.付款申请：采购部根据验收报告和采购合同约定，在规定时间内提交付款申请，经财务部审核、公司领导审批后，办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、合法。4.账务处理：财务部收到付款申请并完成付款手续后，按照财务制度进行账务处理，记录采购成本和相关费用。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、涉及面广的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目、重要物资采购等。2.招标程序：编制招标文件：采购部根据采购项目需求，编制招标文件。招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、行业媒体、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。开标评标：按照招标文件规定的时间、地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，确定中标候选人。中标公示与合同签订：对中标候选人进行公示，公示无异议后，与中标供应商签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、采购频率较高、市场价格比较透明的物资或服务采购项目，如办公用品、劳保用品、通用设备等。2.询价程序：选择询价供应商：采购部根据采购项目需求，从供应商资源库中选择若干家潜在供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，询价函应明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商在规定时间内报价。接收报价：采购部接收询价供应商的报价文件，对报价进行整理和分析。确定成交供应商：采购部根据报价情况，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择成交供应商，并与其签订采购合同。（三）比价采购1.适用范围：适用于采购金额适中、有多家供应商可供选择、市场竞争较为充分的采购项目，如原材料采购、零部件采购等。2.比价程序：选择比价供应商：采购部根据采购项目需求，选择多家潜在供应商作为比价对象。发出比价文件：向比价供应商发出比价文件，比价文件应明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等详细信息。接收比价文件：采购部接收比价供应商的比价文件，对报价进行整理和分析。确定成交供应商：采购部根据比价结果，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择成交供应商，并与其签订采购合同。（四）议价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、与供应商有长期合作关系、市场价格波动较小的采购项目，或因特殊原因需要与特定供应商进行一对一谈判的采购项目。2.议价程序：选择议价供应商：采购部根据采购项目需求，选择特定供应商作为议价对象。进行议价谈判：采购部与议价供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式等条款进行协商谈判，争取达成双方都能接受的协议。签订采购合同：议价谈判达成一致后，采购部与供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于以下情况的采购项目：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：提出申请：需求部门或采购部提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购方式的原因和依据。审批：采购申请经相关部门会审、公司领导审批后，方可采用单一来源采购方式。采购实施：采购部与唯一供应商进行采购谈判，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商开发1.供应商信息收集：采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。2.供应商初步筛选：采购部对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，如无生产资质、信誉不良等。3.供应商实地考察：对于初步筛选合格的供应商，采购部组织相关人员进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产能力、产品质量等情况。4.供应商评估与选择：采购部根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。评估可采用问卷调查、样品检测、业绩评价等方式进行。根据评估结果，选择合适的供应商纳入公司供应商资源库。（二）供应商审核1.定期审核：采购部定期对供应商进行审核，审核周期一般为每年一次。审核内容包括供应商的资质信誉、生产经营状况、质量管理体系、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.专项审核：对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，采购部可进行专项审核，深入调查问题原因，提出整改要求，并跟踪整改情况。3.审核方式：供应商审核可采用实地考察、文件审查、问卷调查、数据分析等方式进行。审核结束后，采购部应出具审核报告，记录审核情况和结果。（三）供应商考核评价1.考核评价指标：采购部建立供应商考核评价指标体系，包括质量、交货期、价格、服务、合作态度等方面的指标。具体指标如下：质量指标：主要考核供应商提供的产品或服务的质量水平，如合格率、退货率、投诉率等。交货期指标：主要考核供应商按时交货的情况，如交货准时率、逾期交货次数等。价格指标：主要考核供应商提供的产品或服务的价格水平，如价格合理性、价格稳定性等。服务指标：主要考核供应商提供的售后服务水平，如响应速度、解决问题能力、服务满意度等。合作态度指标：主要考核供应商与公司的合作配合程度，如沟通协作情况、配合公司工作的积极性等。2.考核评价方法：采购部每月或每季度对供应商进行考核评价，采用定量与定性相结合的方法，对各项考核评价指标进行评分。考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.考核评价结果应用：采购部根据供应商考核评价结果，对供应商采取相应的管理措施。对于考核评价结果为优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额、提供优惠政策等奖励；对于考核评价结果为不合格的供应商，发出整改通知，要求其限期整改；整改仍不合格的，暂停或终止合作关系。（四）供应商激励与约束1.激励措施：优先合作：对于表现优秀的供应商，在同等条件下，给予优先合作机会。增加采购份额：根据供应商的表现，适当增加其采购份额，以鼓励供应商提高产品质量和服务水平。提供优惠政策：如价格折扣、延长付款期限等，对优秀供应商给予一定的优惠政策。表彰奖励：对表现突出的供应商进行表彰奖励，如颁发荣誉证书、给予物质奖励等，增强供应商的合作积极性和荣誉感。2.约束措施：整改通知：对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，发出整改通知，要求其限期整改，并提交整改报告。暂停合作：对于整改不力或多次出现问题的供应商，暂停与其合作，直至问题解决。终止合作：对于严重违反合同约定或公司规定的供应商，终止与其合作关系，并追究其违约责任。信用记录：建立供应商信用档案，记录供应商的合作情况和信用表现。对于信用不良的供应商，在公司内部进行通报，并限制其进入公司供应商资源库。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别：采购部定期对采购活动进