工会档管理制度

工会档管理制度一、总则（一）目的为加强公司工会档案管理，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会委员会及下属各分会的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指工会档案是公司工会在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式的历史记录。二、管理职责（一）工会主席职责1.领导和监督工会档案管理工作，将档案工作纳入工会整体工作计划。2.审批档案管理工作的规章制度、工作计划和重要档案的保管期限、销毁等。（二）档案管理人员职责1.负责工会档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等具体工作。2.建立健全工会档案管理的各项规章制度，确保档案管理工作规范化、标准化。3.积极开发利用档案信息资源，为工会工作提供服务。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理，并定期移交工会档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的整理、归档等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及公司党组织下发的与工会工作相关的文件、通知、指示等。2.工会委员会会议记录、决议、纪要等。3.工会会员代表大会、职工代表大会的文件、报告、决议、选举结果等。4.工会组织建设、会员管理、劳动竞赛、文体活动、职工权益维护等方面的文件、资料、记录。5.工会财务工作的文件、报表、凭证等。6.工会与外部单位的往来文件、协议、合同等。7.工会工作的照片、录像、录音、荣誉证书、奖杯等声像资料和实物档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.对重要文件和资料，应在形成后一周内移交工会档案管理人员。3.收集的文件材料应真实、完整、字迹清晰，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和形式，分为党群工作类、行政管理类、工会业务类、财务管理类、声像实物类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊后再装订。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等项目。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员对收集整理好的文件材料进行审核，符合归档要求的予以归档。2.归档文件应填写《归档文件目录》，一式两份，一份随档案装订，一份单独保存。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映工会主要职能活动和基本历史面貌的，对工会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年两种。凡是在一定时期内对工会工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。3.确定保管期限的具体标准按照国家有关规定执行。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按类别和编号顺序排列。2.声像实物档案应根据其载体形式，采用相应的保管方式，如照片应冲印成册，录像带、光盘等应装盒存放，并注明相关信息。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本公司工会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理人员同意后，在档案室内查阅。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。3.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经工会主席批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、抄录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并查明原因。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由工会主席担任组长，档案管理人员和相关部门人员为成员，负责对档案鉴定工作进行审核。3.鉴定档案应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，准确判定档案的价值。（二）销毁1.对确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报工会主席批准。2.档案销毁应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。3.销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级工会和公司相关部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）移交1.工会组织变更或撤销时，应将档案进行清理，编制档案移交清册，