外发文管理制度

外发文管理制度一、总则（一）目的为加强公司外发文管理，确保公司文件准确、及时、安全地传达给外部相关方，规范外发文流程，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有对外发送的文件、函件、报告、通知等各类书面材料（以下统称"外发文"）。（三）基本原则1.准确性原则：外发文内容应准确无误，符合公司政策、法规及实际情况。2.及时性原则：根据工作需要和紧急程度，及时对外发文进行拟稿、审核、签发和发送，确保信息传递的时效性。3.保密性原则：严格遵守公司保密制度，对外发文涉及的公司机密信息进行妥善保管，防止泄露。二、外发文分类及格式要求（一）分类1.正式文件：包括公司发布的各类规章制度、决定、决议、通知等具有正式效力的文件。2.业务函件：与合作伙伴、客户、供应商等进行业务沟通、洽谈、合作等往来的函件。3.报告：向上级主管部门、政府相关部门等报送的工作汇报、统计报表、项目进展报告等。（二）格式要求1.页面设置：统一采用A4纸，页边距上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。2.字体字号：标题一般用二号宋体加粗，正文用三号仿宋体，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体加粗。3.排版规范：段落间距为固定值28磅，首行缩进2个字符。4.编号规则：正式文件按照公司规定的文件编号规则进行编号，业务函件和报告可根据实际情况自行编号，但应保持编号的唯一性和连贯性。5.落款要求：外发文应在正文右下角注明公司名称、发文日期，并加盖公司公章。三、外发文流程（一）拟稿1.责任部门：根据工作需要，由相关业务部门负责外发文的拟稿工作。拟稿人应认真领会发文意图，确保外发文内容准确、完整、清晰。2.内容要求：主题明确：外发文应围绕一个明确的主题展开，避免内容冗长、繁杂。逻辑清晰：按照合理的逻辑顺序组织文章结构，层次分明，便于阅读和理解。语言规范：使用规范的汉字和标点符号，语言表达简洁明了，避免使用生僻字、口语化或随意性较强的表述。数据准确：涉及的数据应真实、准确，并注明数据来源。（二）审核1.初审：拟稿完成后，拟稿人所在部门负责人对稿件内容进行初审，重点审核内容的准确性、完整性、合规性以及与公司政策的一致性。初审通过后，在稿件上签署意见并提交至行政部门。2.复审：行政部门收到拟稿部门提交的外发文稿件后，对其格式、排版、语言表达等进行复审。复审通过后，在稿件上签署意见并提交至分管领导审核。3.终审：分管领导对经过初审和复审的外发文稿件进行终审，重点审核发文的必要性、对外影响以及是否符合公司整体利益。终审通过后，在稿件上签署意见并确定是否可以发文。（三）签发1.授权签发人：根据公司规定，外发文的签发人一般为公司总经理或经总经理授权的其他领导。2.签发流程：经过终审的外发文稿件提交至签发人处，签发人对稿件进行认真审阅后，在发文稿纸上签署签发意见并签字确认。如签发人对稿件内容有修改意见，拟稿人应根据意见进行修改后重新提交审核和签发。（四）编号登记1.编号：行政部门根据签发人的意见，对确定可以发文的外发文进行编号登记。编号应按照公司规定的编号规则进行，确保每份外发文都有唯一的编号。2.登记内容：登记内容包括外发文的编号、标题、发文日期、发文部门、主送单位、抄送单位、正文页数、附件名称及数量、签发人等信息。（五）打印盖章1.打印：行政部门根据登记的外发文信息，按照规定的格式要求进行打印。打印应清晰、整洁，确保文字和图案完整、准确。2.盖章：打印完成的外发文经核对无误后，加盖公司公章。盖章应端正、清晰，确保公章印记完整。（六）分发存档1.分发：行政部门按照外发文的主送单位和抄送单位，将盖好章的外发文进行分类封装，并及时通过邮寄、专人送达或电子传输等方式发送给相关单位。在分发过程中，应做好外发文的交接记录，确保外发文安全、准确地送达收件人手中。2.存档：外发文发出后，行政部门应将外发文的原稿、发文稿纸、登记记录等相关资料进行整理归档，建立外发文档案。档案应按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。四、外发文审批权限（一）一般性外发文一般性外发文是指对公司日常工作影响较小、不涉及重要决策或重大事项的外发文。一般性外发文由拟稿部门负责人初审，行政部门复审，分管领导终审后，由分管领导或经分管领导授权的其他人员签发。（二）重要外发文重要外发文是指涉及公司重要决策、重大事项、重要合作项目或对公司有较大影响的外发文。重要外发文由拟稿部门负责人初审，行政部门复审，分管领导提出审核意见后，提交公司总经理终审并签发。（三）特别重大外发文特别重大外发文是指涉及公司战略规划、重大投资决策、上市融资等具有全局性、战略性影响的外发文。特别重大外发文由拟稿部门负责人初审，行政部门复审，分管领导组织相关部门进行专题研究并提出审核意见后，提交公司总经理办公会或董事会审议通过后，由公司总经理签发。五、外发文保密管理（一）保密范围外发文涉及的公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息、人事信息等属于保密范围。拟稿人在拟稿过程中应严格遵守公司保密制度，对涉及保密内容的外发文进行标注，并采取相应的保密措施。（二）密级划分根据外发文内容的敏感程度和重要性，将外发文分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密：涉及公司核心商业秘密、重大技术诀窍、战略规划等，一旦泄露将给公司带来极其严重损失的外发文。2.机密：涉及公司重要商业秘密、技术秘密、财务信息等，一旦泄露将给公司带来较大损失的外发文。3.秘密：涉及公司一般商业秘密、客户信息、人事信息等，一旦泄露将给公司带来一定影响的外发文。（三）保密措施1.载体管理：对于涉及保密内容的外发文，应采用加密存储设备、专用信封或保密文件袋等进行存储和传递，并在外包装上标明密级和保密期限。2.人员管理：接触涉及保密内容外发文的人员应经过公司保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。在文件传递过程中，应严格控制知悉范围，确保只有经过授权的人员才能接触和处理相关文件。3.传递方式：涉及保密内容的外发文应尽量采用专人送达、加密电子邮件等安全可靠的传递方式，避免通过普通邮寄或不可靠的电子渠道传递。如确需通过普通邮寄传递，应选择具有保密措施的邮政服务，并要求收件人签收确认。4.回收销毁：外发文的收件单位应妥善保管收到的涉及保密内容的外发文，如需返还或销毁，应按照公司规定的程序进行操作。对于不再需要的涉及保密内容的外发文，应及时进行回收销毁，防止文件丢失或泄露。六、外发文跟踪与反馈（一）跟踪1.跟踪责任人：行政部门负责对外发文的发送情况进行跟踪，及时掌握外发文的送达情况和收件人反馈。2.跟踪方式：通过电话、邮件、专人回访等方式与收件单位或收件人进行联系，确认外发文是否已按时收到、收件人是否对文件内容有疑问等。（二）反馈1.反馈内容：收件单位或收件人在收到外发文后，如对文件内容有疑问、意见或建议，应及时向外发文发送单位反馈。反馈内容应包括具体问题、意见建议、联系方式等信息。2.反馈处理：外发文发送单位收到收件单位或收件人的反馈后，应及时进行处理。对于一般性问题，由拟稿部门负责与收件单位沟通协调，提出解决方案；对于涉及重要事项或需要调整文件内容的反馈，应及时报告分管领导，并按照领导意见进行处理。处理结果应及时反馈给收件单位或收件人。七、外发文归档管理（一）归档范围公司所有对外发送的文件、函件、报告等均应进行归档管理，包括外发文的原稿、发文稿纸、登记记录、附件、签收单等相关资料。（二）归档时间外发文办理完毕后，行政部门应在一个月内将相关资料整理归档。（三）归档要求1.分类整理：按照外发文的类别、年度、编号等进行分类整理，确保归档资料整齐、有序。2.编目编号：对归档资料进行编目编号，建立归档目录索引，便于查阅和检索。3.存储保管：归档资料应存储在安全、干燥、通风的场所，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。八、外发文监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对外发文管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.流程执行情况：检查外发文是否按照拟稿、审核、签发、编号登记、打印盖章、分发存档等流程进行操作，各环节是否符合规定要求。2.格式规范情况：检查外发文的格式是否符合公司规定的格式要求，包括页面设置、字体字号、排版规范、编号规则、落款要求等。3.内容质量情况：检查外发文的内容是否准确、完整、清晰，是否符合公司政策、法规及实际情况，是否存在错别字、语病、数据错误等问题。4.保密管理情况：检查外发文的保密措施是否落实到位，密级划分是否准确，是否存在保密文件泄露等问题。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对外发文管理制度的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政部门不定期对外发文进行抽查，重点检查重要外发文、涉及保密内容的外发文以及近期发出的外发文。（四）问题处理对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后