存档案管理制度

存档案管理制度总则目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有业务往来的外部单位相关人员的档案管理。定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音频视频等。2.档案管理：指对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列工作的总称。档案管理职责档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案的完整性、准确性和安全性负责。3.指导和监督各部门的档案收集、整理和归档工作。4.定期对档案进行鉴定、统计和销毁工作。5.负责档案信息的开发利用，为公司各项工作提供档案支持。各部门档案管理职责1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向公司档案管理部门移交。2.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的及时归档和妥善保管。3.积极配合公司档案管理部门的工作，提供档案管理所需的相关信息和资料。档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的专业知识和技能，不断提高业务水平。2.负责档案的日常收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的有序存放和安全保管。3.按照规定的程序和方法对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。4.积极开展档案信息的开发利用工作，为公司提供档案查阅、借阅等服务。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。档案收集收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、计划、总结等。2.公司员工的个人档案，包括入职资料、培训记录、考核评价、薪酬福利、奖惩情况等。3.公司各类会议记录、纪要、决议等。4.公司项目申报、立项、验收等相关资料。5.公司财务审计、税务申报等相关资料。6.公司固定资产档案，包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。7.公司对外宣传资料、广告策划、活动方案等。8.公司与外部单位往来的文件、信函、传真等。9.其他具有保存价值的文件、资料和记录。收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类档案资料，并确保资料的真实、完整、准确。2.档案资料应按照一定的分类标准进行整理，确保同类资料集中存放，便于查找和管理。3.对于重要的档案资料，应进行备份，以防止丢失或损坏。4.公司员工离职时，所在部门应及时将其个人档案资料整理齐全后移交公司档案管理部门。档案整理整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、项目管理类等类别。2.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，确保编号的系统性和逻辑性。3.编目：对档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于查找和利用。4.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。档案保管保管要求1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.严格限制无关人员进入档案库房，确需进入的，应经过档案管理部门负责人批准，并进行登记。电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.对电子档案的访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问电子档案。4.定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。档案鉴定鉴定原则1.从公司的实际需要出发，根据档案的价值和保管期限进行鉴定。2.准确判定档案的保存价值，避免过度保存或过早销毁档案。3.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则。鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的保存价值进行评估。3.对于确定为无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，经公司领导批准后进行销毁。档案统计统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、归档、借阅、利用等工作情况。3.档案的销毁情况。统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和汇总。2.采用计算机管理系统进行档案统计工作，提高统计工作的效率和准确性。3.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。档案利用利用范围1.公司内部各部门在开展工作时查阅相关档案资料。2.公司员工因个人需要查阅本人的档案资料。3.外单位因工作需要查阅公司档案资料，需经公司领导批准。利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：对于确需借出档案的，应办理借阅手续，填写档案借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。利用监督1.档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪和监督，确保档案的安全和合理利用。2.如发现档案利用过程中存在违规行为，应及时制止，并向档案管理部门负责人报告。档案保密保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规和公司的保密制度，保守档案机密。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅和使用范围。3.严禁在私人通信、互联网等渠道泄露公司档案信息。保密措施1.对档案库房设置门禁系统，安装监控设备，确保档案库房的安全。2.对电子档案采取加密存储、访问控制等技术手段，防止电子档案信息泄露。3.档案管理人员在工作中应妥善保管钥匙、密码等，不得随意透露给他人。档案销毁销毁范围1.经过鉴定确定为无保存价值的档案。2.超过保管期限且已无利用价值的档案。3.因其他原因需要销毁的档案。销毁程序1.填写档案销毁审批表，注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。2.档案销毁审批表批准后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档