软件资产管理制度模板

软件资产管理制度模板一、总则（一）目的为了加强公司软件资产的管理，规范软件资产的采购、使用、维护、处置等行为，提高软件资产的使用效益，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有软件资产，包括但不限于操作系统、办公软件、业务软件、开发工具等。（三）软件资产定义软件资产是指公司购买或自行开发的，用于公司业务运营、管理决策、技术研发等方面的各类软件产品，以及相关的文档、密钥等。（四）管理原则1.合法性原则：软件资产的采购、使用等活动应符合国家法律法规和公司政策要求。2.效益性原则：合理配置软件资产，提高软件资产的使用效率，为公司创造价值。3.安全性原则：确保软件资产的安全，防止软件资产的泄露、损坏和非法使用。4.归口管理原则：软件资产实行归口管理，由公司指定的部门负责统一管理。二、职责分工（一）软件资产管理部门1.负责制定和完善软件资产管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责软件资产的预算编制、采购申请、选型评估等工作。3.负责软件资产的登记、入账、变更、处置等日常管理工作。4.负责组织软件资产的盘点、清查工作，确保软件资产账实相符。5.负责对软件资产的使用情况进行监督和检查，发现问题及时处理。（二）使用部门1.负责本部门软件资产的使用和日常维护工作，确保软件资产的正常运行。2.配合软件资产管理部门进行软件资产的盘点、清查工作，提供相关资料和信息。3.按照公司规定的流程，申请软件资产的采购、升级、报废等。4.对本部门员工进行软件资产使用培训，提高员工的软件资产使用技能和安全意识。（三）财务部门1.负责软件资产的财务核算工作，按照会计准则进行账务处理。2.协助软件资产管理部门进行软件资产的预算控制和成本分析。3.对软件资产的采购、处置等经济事项进行审核，确保资金使用合规。（四）信息技术部门1.负责提供软件资产技术支持和维护服务，保障软件资产的安全稳定运行。2.参与软件资产的选型评估工作，提供技术建议和方案。3.协助软件资产管理部门进行软件资产的安全管理，制定安全策略和措施。三、软件资产采购管理（一）采购预算1.软件资产管理部门应根据公司业务发展需求和软件资产现状，每年编制软件资产采购预算。2.采购预算应明确软件资产的名称、规格、数量、预计金额等信息，并报公司管理层审批。（二）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写软件资产采购申请表，详细说明采购软件的名称、功能、用途、采购数量、预算金额等信息，并提交软件资产管理部门。2.软件资产管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括申请的合理性、必要性、预算金额等。审核通过后，报公司管理层审批。（三）选型评估1.软件资产管理部门会同信息技术部门等相关部门，对采购软件进行选型评估。选型评估应考虑软件的功能、性能、价格、服务、安全性等因素。2.选型评估可通过招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行。在选型评估过程中，应收集供应商的相关资料，进行比较和分析，选择最优的软件产品。（四）采购合同1.经选型评估确定供应商后，软件资产管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时报公司财务部门备案。（五）采购验收1.软件到货后，软件资产管理部门应组织信息技术部门等相关部门进行验收。验收内容包括软件的数量、质量、功能、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，应填写软件资产验收单，并办理软件资产的登记入账手续。验收不合格的，应及时与供应商沟通协商，要求供应商进行整改或更换软件产品。四、软件资产使用管理（一）使用授权1.软件资产管理部门根据软件资产的使用范围和使用人员，对软件资产进行使用授权。使用授权应明确软件的使用人员、使用期限、使用权限等信息。2.使用人员应按照软件资产管理部门的授权使用软件资产，不得擅自扩大使用范围或变更使用权限。（二）使用培训1.软件资产管理部门应组织对软件资产使用人员进行培训，提高使用人员的软件操作技能和安全意识。2.培训内容包括软件的功能介绍、操作方法、使用注意事项、安全保密规定等。（三）使用记录1.使用人员应记录软件资产的使用情况，包括使用时间、使用功能、使用数据等信息。2.软件资产管理部门应定期对使用记录进行检查和分析，了解软件资产的使用情况，发现问题及时处理。（四）安全管理1.信息技术部门应制定软件资产安全策略和措施，保障软件资产的安全。安全策略和措施包括用户认证、访问控制、数据加密、病毒防范等。2.使用人员应遵守软件资产安全规定，不得擅自安装、卸载、修改软件，不得泄露软件的密钥、密码等信息。五、软件资产维护管理（一）维护计划1.信息技术部门应根据软件资产的使用情况和技术发展趋势，制定软件资产维护计划。维护计划应明确维护的内容、时间、责任人等信息。2.维护计划应报软件资产管理部门备案。（二）维护实施1.信息技术部门按照维护计划对软件资产进行维护，包括软件的升级、更新、故障排除等。2.在维护过程中，应做好维护记录，记录维护的内容、时间、结果等信息。（三）维护费用1.软件资产维护费用应纳入公司预算管理，由软件资产管理部门根据维护计划提出维护费用申请，报公司管理层审批。2.维护费用应专款专用，不得挪作他用。六、软件资产变更管理（一）变更申请1.使用部门或信息技术部门根据工作需要，填写软件资产变更申请表，详细说明变更的原因、内容、影响等信息，并提交软件资产管理部门。2.软件资产管理部门对变更申请进行审核，审核内容包括变更的必要性、合理性、可行性等。审核通过后，报公司管理层审批。（二）变更实施1.经公司管理层审批同意后，信息技术部门按照变更申请表的要求对软件资产进行变更。2.在变更过程中，应做好变更记录，记录变更的内容、时间、结果等信息。（三）变更验收1.变更完成后，软件资产管理部门应组织信息技术部门等相关部门进行验收。验收内容包括变更是否达到预期效果、是否对软件资产的正常运行产生影响等。2.验收合格后，应填写软件资产变更验收单，并办理软件资产的相关变更手续。验收不合格的，应及时与信息技术部门沟通协商，要求信息技术部门进行整改或恢复原状。七、软件资产处置管理（一）处置原因软件资产出现以下情况之一的，应进行处置：1.软件资产已超过使用期限，且不再使用。2.软件资产已被新的软件产品替代，且不再使用。3.软件资产因技术淘汰、功能落后等原因，无法满足公司业务发展需要。4.软件资产因损坏、丢失等原因，无法正常使用。（二）处置申请使用部门或信息技术部门根据软件资产的处置原因，填写软件资产处置申请表，详细说明处置的软件资产名称、规格、数量、处置原因等信息，并提交软件资产管理部门。（三）处置评估1.软件资产管理部门会同财务部门等相关部门，对处置的软件资产进行评估。评估内容包括软件资产的账面价值、市场价值、处置方式等。2.根据评估结果，确定软件资产的处置方式，处置方式包括报废、转让、捐赠等。（四）处置审批1.软件资产处置申请表经软件资产管理部门审核后，报公司管理层审批。2.经公司管理层审批同意后，软件资产管理部门按照审批意见进行软件资产的处置。（五）处置实施1.对于报废的软件资产，软件资产管理部门应组织相关人员进行清理和销毁，确保软件资产的信息安全。2.对于转让的软件资产，软件资产管理部门应按照公司规定的流程进行转让，转让收入应及时上缴公司财务部门。3.对于捐赠的软件资产，软件资产管理部门应按照公司规定的流程进行捐赠，并做好相关记录。（六）处置记录软件资产管理部门应做好软件资产处置记录，记录处置的软件资产名称、规格、数量、处置原因、处置方式、处置时间等信息。处置记录应妥善保管，以备查阅。八、软件资产盘点清查（一）盘点计划软件资产管理部门应定期组织软件资产盘点清查工作，每年至少进行一次全面盘点清查。盘点清查前，应制定盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员、方法等信息。（二）盘点实施1.软件资产管理部门组织相关人员按照盘点计划进行盘点清查，盘点人员应认真核对软件资产的名称、规格、数量、使用状态等信息，确保账实相符。2.在盘点过程中，应做好盘点记录，记录盘点的时间、地点、人员、软件资产名称、规格、数量、使用状态等信息。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，软件资产管理部门应根据盘点记录编制软件资产盘点报告，说明盘点的基本情况、盘点结果、存在的问题及处理建议等。2.对于盘点中发现的账实不符情况，软件资产管理部门应查明原因，及时进行调整和处理。对于盘盈的软件资产，应及时登记入账；对于盘亏的软件资产，应查明原因，追究相关人员的责任，并按照公司规定进行处理。九、软件资产审计监督（一）内部审计公司内部审计部门应定期对软件资产的管理情况进行审计监督，检查软件资产管理制度的执行情况、采购流程的合规性、使用情况的