进货查验记录管理制度VIP

进货查验记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购产品的质量控制，规范进货查验记录工作，确保所采购的产品符合相关标准和规定要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购产品的进货查验记录管理，包括原材料、辅助材料、包装材料、零部件、设备及办公用品等。（三）职责分工1.采购部门负责采购产品的选型、供应商选择与管理，确保所采购的产品符合公司需求和质量要求。向供应商索取与采购产品相关的质量证明文件，并及时传递给质量检验部门。协助质量检验部门做好进货查验记录工作，提供必要的采购信息。2.质量检验部门制定进货查验计划和检验标准，组织实施进货检验工作。对采购产品进行严格的质量检验，判定产品是否合格，并做好检验记录。对不合格品进行标识、隔离、评审和处置，并跟踪处理结果。定期对进货查验记录进行整理、分析和总结，向相关部门反馈质量信息。3.仓库管理部门负责采购产品的接收、入库和储存管理，确保产品在储存过程中的质量不受影响。配合质量检验部门做好进货查验工作，提供必要的仓储条件和协助。根据进货查验记录和入库凭证，办理产品的入库手续，并做好库存管理工作。4.使用部门参与对采购产品的质量验收，提供使用过程中的质量反馈信息。根据生产经营需要，合理提出采购产品的需求计划，并协助采购部门做好供应商选择和产品质量控制工作。二、进货查验记录要求（一）查验内容1.产品外观：检查产品的包装是否完好、标识是否清晰、有无破损、变形等缺陷。2.产品规格型号：核对所采购产品的规格型号是否与采购合同或订单要求一致。3.产品数量：清点所采购产品的数量是否与送货清单或采购合同一致。4.质量证明文件：索取并查验供应商提供的产品质量合格证明文件，如产品合格证、质量检验报告、质量认证证书等，确保产品质量符合相关标准和规定要求。（二）查验方法1.检验：采用各种检测设备和工具，对采购产品的质量特性进行检验，如物理性能、化学性能、电气性能等。2.试验：对某些产品进行特定的试验，以验证其质量是否符合要求，如寿命试验、可靠性试验、环境适应性试验等。3.核对：将采购产品的实际情况与质量证明文件、采购合同或订单要求进行核对，确保产品的各项信息一致。（三）记录要求1.记录内容采购产品的名称、规格型号、数量、批次、供应商名称及联系方式。进货日期、到货时间、检验日期。质量检验结果，包括合格、不合格及不合格项目描述。检验人员签名、审核人员签名。质量证明文件编号及内容摘要。2.记录方式进货查验记录应采用纸质记录或电子记录的方式进行保存，确保记录清晰、完整、可追溯。纸质记录应使用钢笔或中性笔填写，不得随意涂改；如需涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签名，并注明涂改日期。电子记录应进行备份，并设置权限管理，防止数据丢失或被篡改。（四）记录保存期限进货查验记录应保存至产品保质期届满后[X]年；没有明确保质期的产品，记录保存期限不得少于[X]年。三、进货查验流程（一）采购申请1.使用部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购产品的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等信息，并提交给采购部门。2.采购部门对《采购申请表》进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，如有疑问及时与使用部门沟通。审核通过后，采购部门负责组织实施采购活动。（二）供应商选择与采购1.采购部门根据采购产品的要求，选择合格的供应商。对新供应商，应进行实地考察和评估，确保其具备稳定的生产能力和良好的质量信誉。2.采购部门与选定的供应商签订采购合同或订单，明确双方的权利和义务，包括产品规格型号、数量、价格、交货期、质量要求、付款方式等条款。3.在采购过程中，采购部门应及时跟踪采购进度，确保供应商按时、按质、按量交货。（三）到货通知与准备1.采购产品到货前，供应商应提前通知采购部门，采购部门及时将到货信息传递给质量检验部门和仓库管理部门。2.质量检验部门根据采购产品的特点和检验要求，制定进货查验计划，明确检验项目、检验方法、检验人员等，并准备好相应的检验设备和工具。3.仓库管理部门根据到货信息，安排好货物的接收场地和储存设施，确保产品到货后能够及时、妥善地进行接收和保管。（四）进货查验1.采购产品到货后，仓库管理部门首先对产品的外包装进行检查，确认包装是否完好、标识是否清晰，如有破损或标识不清的情况，应及时通知采购部门与供应商沟通处理。2.仓库管理部门根据送货清单核对产品的数量，并填写《到货验收单》，注明到货产品的名称、规格型号、数量、供应商名称等信息，签字确认后交质量检验部门。3.质量检验部门按照进货查验计划和检验标准，对采购产品进行质量检验。检验人员应认真仔细地对产品进行检验，如实记录检验结果。对于需要进行试验的产品，应按照规定的试验方法和程序进行试验，并记录试验数据和结果。4.检验过程中，如发现采购产品存在质量问题或与采购合同要求不符，检验人员应立即停止检验，并对不合格产品进行标识、隔离，防止其混入合格品中。同时，填写《不合格品报告》，详细描述不合格产品的情况，包括不合格项目、数量、批次等信息，并及时通知采购部门和相关部门。（五）结果判定与处理1.质量检验部门根据进货查验结果，对采购产品进行合格与否的判定。对于检验合格的产品，检验人员在《到货验收单》上签字确认，并注明"合格"字样；对于不合格产品，应在《不合格品报告》上明确判定意见，并提出处理建议。2.对于合格产品，仓库管理部门根据质量检验部门的确认结果，办理入库手续，将产品存放到指定的仓库区域，并做好库存管理工作。3.对于不合格产品，采购部门应及时与供应商沟通，协商处理方式。一般情况下，供应商应负责更换合格产品、退货或采取其他补救措施。在处理不合格产品的过程中，应做好相关记录，包括与供应商的沟通记录、处理结果等。4.质量检验部门应定期对不合格产品的处理情况进行跟踪和验证，确保不合格产品得到妥善处理，防止再次流入公司。（六）记录与存档1.进货查验过程中产生的各种记录，如《采购申请表》、《采购合同》或订单、《到货验收单》、《不合格品报告》、质量检验报告等，应按照规定的格式和内容要求进行填写，并及时整理、归档。2.进货查验记录应妥善保存，以便于追溯和查询。仓库管理部门应建立进货台账，记录采购产品的出入库情况；质量检验部门应建立质量检验档案，记录采购产品的检验结果和质量状况。四、不合格品管理（一）不合格品的标识与隔离1.质量检验部门在发现不合格品时，应立即对其进行标识，采用挂牌、粘贴标识、隔离存放等方式，确保不合格品易于识别，防止其与合格品混淆。2.不合格品应存放在指定的隔离区域，并有明显的标识。隔离区域应具备必要的防护措施，防止不合格品在隔离期间受到损坏或污染。（二）不合格品的评审与处置1.质量检验部门组织相关部门（如采购部门、生产部门、技术部门等）对不合格品进行评审，分析不合格品产生的原因，评估不合格品对产品质量、生产进度和客户需求的影响程度，确定不合格品的处置方式。2.不合格品的处置方式主要包括：返工：对不合格品进行修复，使其符合质量要求。返工后应重新进行检验，确保产品质量合格。返修：对不合格品进行局部修复，使其能够满足使用要求，但不能完全达到原质量标准。返修后的产品应进行标识，并在产品使用说明书或相关文件中注明返修情况。让步接收：在不影响产品最终质量和使用性能的前提下，经相关部门批准，对不合格品采取让步接收的方式。让步接收的不合格品应明确标识，并在产品使用过程中加强质量监控。退货：对于严重不合格或无法修复的不合格品，应及时通知供应商办理退货手续，要求供应商承担相应的责任。3.不合格品的处置应填写《不合格品处置单》，详细记录不合格品的基本信息、评审情况、处置方式及责任人等内容。《不合格品处置单》应经相关部门负责人审批后生效，并作为不合格品处置的依据和记录。（三）不合格品处置结果的跟踪与验证1.质量检验部门负责对不合格品处置结果进行跟踪和验证，确保处置措施得到有效执行。对于返工、返修后的产品，应重新进行检验，验证其是否符合质量要求；对于让步接收的产品，应在产品使用过程中进行质量监控，收集用户反馈信息，评估让步接收对产品质量和用户满意度的影响。2.如发现不合格品处置后仍存在质量问题或未达到预期的处置效果，质量检验部门应及时组织相关部门进行分析和处理，采取进一步的纠正措施，直至问题得到彻底解决。五、培训与监督（一）培训1.人力资源部门应定期组织与进货查验记录管理相关的培训活动，提高员工对进货查验记录工作重要性的认识，增强员工的质量意识和责任意识。2.培训内容包括进货查验记录管理制度、检验标准、检验方法、记录要求、不合格品管理等方面的知识和技能，确保员工熟悉进货查验记录工作的流程和要求，能够准确、熟练地进行操作。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、现场实操培训等多种形式，以满足不同员工的学习需求。培训结束后，应对员工进行考核，考核结果作为员工绩效评价和晋升的参考依据。（二）监督1.质量保证部门负责对进货查验记录工作进行日常监督检查，确保进货查验记录工作符合本制度的要求。监督检查的内容包括进货查验计划的执行情况、检验记录的真实性和完整性、不合格品的管理情况等。2.定期对进货查验记录工作进行内部审核，检查进货