长效维护资金管理制度

长效维护资金管理制度一、总则（一）目的为加强公司长效维护资金的管理，规范资金的使用、核算和监督，确保公司资产的安全与完整，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及长效维护资金的收支及管理活动。（三）基本原则1.合法性原则长效维护资金的管理和使用必须符合国家法律法规以及公司的相关规定。2.专款专用原则严格按照规定用途使用资金，确保资金专门用于资产的维护、保养和更新等相关支出，不得挪作他用。3.预算管理原则建立长效维护资金预算管理制度，强化预算的编制、执行、控制和考核，提高资金使用的计划性和效益性。4.效益性原则在保证资产正常维护和功能发挥的前提下，合理安排资金，降低维护成本，提高资金使用效益。二、管理职责（一）财务管理部门1.负责长效维护资金的统一核算和账务处理，确保账目清晰、准确。2.依据公司预算安排，审核各项长效维护资金支出，办理资金支付手续。3.定期编制长效维护资金财务报表，进行财务分析，为公司决策提供依据。4.配合相关部门做好资金使用的监督检查工作，对发现的问题及时提出整改意见。（二）资产管理部门1.负责制定公司资产维护计划和预算，明确各类资产的维护标准和要求。2.组织实施资产的日常维护、保养和维修工作，确保资产正常运行。3.建立资产维护档案，记录资产维护情况，包括维护时间、内容、费用等信息。4.对资产维护项目进行验收，确保维护质量符合要求，并及时办理相关手续。（三）使用部门1.根据本部门资产使用情况，提出资产维护需求，配合资产管理部门制定具体的维护方案。2.负责本部门资产维护项目的实施，确保维护工作按时、按质完成。3.严格按照规定使用长效维护资金，不得擅自扩大支出范围或提高标准。4.定期向资产管理部门和财务管理部门反馈资产维护情况和资金使用情况。三、资金来源与预算管理（一）资金来源1.公司根据资产规模、使用年限、维护需求等因素，按照一定比例计提的长效维护资金。2.经公司批准的其他与资产维护相关的资金收入，如资产处置收入中按规定可用于维护的部分等。（二）预算编制1.资产管理部门每年末根据公司资产状况、下一年度业务发展计划以及资产维护标准，编制下一年度长效维护资金预算草案。2.预算草案应包括维护项目名称、内容、预计费用、实施时间等详细信息，并附相关说明。3.财务管理部门对预算草案进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出调整建议，报公司管理层审批。4.经审批后的预算作为长效维护资金使用和控制的依据，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整，应按规定程序重新审批。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算组织实施资产维护项目，确保预算执行的严肃性。2.财务管理部门按照预算安排，及时足额拨付资金，对预算执行情况进行跟踪监控，定期通报预算执行进度。3.如因客观原因导致预算执行偏差较大，相关部门应及时分析原因，提出改进措施，并按规定程序调整预算。四、资金使用管理（一）支出范围1.资产的日常维护保养费用，包括设备的清洁、润滑、紧固、防腐等保养工作，以及建筑物、场地等的日常修缮费用。2.资产的定期检测、检验费用，如特种设备的定期安检、电气设备的预防性试验等。3.资产的一般性维修费用，如设备零部件的更换、建筑物局部结构的修复等。4.经公司批准的资产更新改造费用，但更新改造支出应符合公司固定资产投资管理相关规定。5.与资产维护相关的技术咨询、培训费用等。（二）审批流程1.资产使用部门根据实际维护需求，填写《长效维护资金支出申请表》，详细说明支出项目、金额、用途等，并附相关证明材料（如维修合同、采购清单、验收报告等）。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交资产管理部门。3.资产管理部门对申请项目进行审核，核实维护需求的合理性和必要性，签署审核意见后报财务管理部门。4.财务管理部门根据公司财务制度和预算安排，对支出申请进行合规性审核和资金额度审核，审核通过后报公司分管领导审批。5.公司分管领导审批同意后，由财务管理部门办理资金支付手续。重大支出项目还需报公司总经理或董事会审批。（三）支付方式1.对于金额较小的日常维护费用，可采用现金支付或银行转账方式直接支付给供应商。2.对于金额较大的维修、采购等项目，应通过银行转账方式支付给供应商，并要求供应商提供正规发票。如涉及政府采购项目，应按照政府采购相关规定执行。3.对于资产更新改造等重大项目，如采用预付款方式，应严格按照合同约定进行支付，并加强对项目实施过程的监督，确保资金安全。（四）费用报销1.报销人应在支出发生后及时整理相关报销凭证，按照公司财务报销制度的要求填写报销单，附上审批通过的《长效维护资金支出申请表》及其他证明材料。2.报销凭证应真实、合法、有效，内容完整，金额准确，发票应加盖发票专用章。3.财务管理部门对报销凭证进行审核，审核无误后予以报销。如发现报销凭证不符合规定，应要求报销人补充或更正。五、资产维护管理（一）维护计划制定1.资产管理部门每年应根据资产的使用状况、技术性能、运行环境等因素，制定详细的资产维护计划。维护计划应明确维护项目、内容、时间安排、责任人等。2.对于重要资产或关键设备，应制定专项维护计划，并根据设备的运行特点和维护要求，合理安排维护周期和维护方式。3.维护计划应与公司年度预算相衔接，确保维护工作所需资金得到保障。（二）维护项目实施1.资产管理部门根据维护计划组织实施资产维护项目，可自行组织实施，也可委托专业维修单位进行。2.对于委托维修的项目，应签订维修合同，明确双方的权利义务、维修内容、质量标准、费用结算等条款。3.在维护项目实施过程中，使用部门应密切配合，提供必要的协助和支持，确保维护工作顺利进行。4.资产管理部门应加强对维护项目的现场管理，监督维修单位按照合同要求和技术标准进行施工，确保维护质量。（三）维护质量验收1.维护项目完成后，资产管理部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括使用部门代表、技术专家等。2.验收内容包括维护项目是否按合同要求完成、维护质量是否符合标准、设备运行是否正常等。3.验收合格后，验收人员应签署验收报告。如验收不合格，应要求维修单位限期整改，直至达到验收标准。4.验收报告应作为支付维护费用的重要依据，同时作为资产维护档案的重要组成部分进行保存。（四）资产维护档案管理1.资产管理部门应建立健全资产维护档案，对资产维护过程中的各项资料进行分类整理、归档保存。2.维护档案应包括资产维护计划、维护项目申请表、维修合同、采购清单、验收报告、费用报销凭证等相关资料。3.资产维护档案应妥善保管，以便查阅和追溯。保管期限按照公司档案管理相关规定执行。六、监督与检查（一）内部监督1.财务管理部门定期对长效维护资金的使用情况进行内部审计，检查资金支出的合规性、合理性和准确性。2.资产管理部门对资产维护项目的实施情况进行监督检查，确保维护工作按计划进行，维护质量符合要求。3.公司内部审计部门不定期对长效维护资金管理和资产维护情况进行专项审计，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受财政、审计等政府部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供有关资料。2.如有必要，可聘请外部专业机构对公司长效维护资金管理和资产维护情况进行审计或评估，以提高管理水平和资金使用效益。（三）违规处理1.对于违反本制度规定，擅自挪用长效维护资金、虚报维护项目骗取资金等行为，公司将责令其限期改正，并追回违规资金。2.对相关责任人视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；如构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。七、信息披露与报告（一）信息披露1.公司应按照相关法律法规和监管要求，定期在公司年度报告中披露长效维护资金的收支情况、资产维护情况等信息，确保信息公开透明。2.信息披露内容应真实、准确、完整，不得隐瞒或虚报重要信息。（二）报告制度1.资产管理部门每月向财务管理部门报送资产维护情况报告，包括维护项目进展、资金使用情况、存在问题及建议等。2.财务管理部门每月编制长效维护资金收支月报，反映资金的收支明细、预算执行情况等，并报公司分管领导和相关部门。3.每年末，资产管理部门和财务管理部门应分别编制