销售公司公章管理制度

销售公司公章管理制度总则目的为加强销售公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。适用范围本制度适用于销售公司及所属各部门、分支机构在经营活动中涉及公章使用的所有情况。定义本制度所称公章，是指销售公司依法刻制并经公安机关备案，代表公司行使权力、履行职责，具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。公章的刻制、启用与废止公章的刻制1.因业务需要刻制公章，由使用部门填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司法定代表人审批。审批通过后，由行政管理部门统一办理刻制手续，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。3.新刻制的公章必须符合国家法律法规和公安机关的相关规定，印章的规格、样式、材质等应与公司要求一致。公章的启用1.新刻制的公章在完成刻制后，由行政管理部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括公章名称、刻制时间、启用时间、保管人等信息。2.公章启用前，行政管理部门应在《公章启用登记表》上注明启用日期，并加盖公章样本。同时，将公章启用的相关信息通知到公司各部门，确保各部门知晓新公章的启用情况。3.公章启用后，原相关印章同时废止，行政管理部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或按照规定程序进行销毁。公章的废止1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要废止公章时，由使用部门填写《公章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司法定代表人审批。审批通过后，行政管理部门负责收回废止公章，并在《公章废止登记表》上进行登记备案。登记内容包括公章名称、废止时间、废止原因等信息。3.废止的公章应及时进行销毁，销毁过程必须有专人负责监督，并填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、地点、参与人员等信息。销毁登记表应作为公司档案资料妥善保存。公章的保管保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公司的公章管理制度。保管职责1.公司公章由行政管理部门指定专人保管，合同专用章由销售业务部门指定专人保管，财务专用章由财务部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，不得将公章随意放置或交由他人代管。如因特殊原因需要暂时委托他人保管公章，必须经公章保管部门负责人批准，并办理书面委托手续。3.公章保管人员应定期对保管的公章进行检查，如发现公章有损坏、变形、字迹模糊等情况，应及时报告行政管理部门，并按规定程序申请重新刻制。4.公章保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露公章的使用情况和相关信息。保管环境1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在安全的办公场所。2.存放公章的保险柜或保管箱应设置密码锁，并定期更换密码。密码应严格保密，不得告知无关人员。公章的使用使用原则1.公章的使用必须严格遵循合法、合规、谨慎的原则，确保公章使用的真实性、有效性和必要性。2.公章使用应按照规定的流程进行审批，未经审批不得擅自使用公章。使用范围1.公司公章适用于公司对外的各类文件、函件、合同、协议、证明等的签署，以及其他需要代表公司行使权力、履行职责的场合。2.合同专用章仅用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章仅用于公司财务结算、票据开具、资金收付等与财务相关的业务活动。4.法定代表人章仅用于公司法定代表人授权范围内的相关业务活动，如签署文件、办理银行结算等。使用流程1.公章使用申请人应填写《公章使用申请表》，详细说明使用公章的事由、文件名称、文号、使用部门、使用时间等信息，并加盖申请人所在部门公章。2.将填写完整的《公章使用申请表》提交给相关部门负责人进行审核。审核内容包括使用事由的真实性、合法性、必要性等。审核通过后，部门负责人在申请表上签字确认。3.根据公章的使用类型，将申请表提交给相应的审批人进行审批。具体审批流程如下：使用公司公章、合同专用章的，需经公司法定代表人或其授权的副总经理审批。使用财务专用章的，需经财务部门负责人审批。使用法定代表人章的，需经法定代表人本人或其授权的专人审批。4.审批通过后，公章保管人员根据申请表上的内容，在使用公章前对文件进行认真核对，确保文件内容与申请表一致。核对无误后，在文件上加盖相应的公章，并在《公章使用登记表》上进行登记。登记内容包括使用日期、文件名称、文号、使用部门、申请人、审批人、盖章人等信息。5.公章使用完毕后，公章保管人员应及时将公章归位保管，并将《公章使用申请表》和相关文件整理归档。使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。如因特殊情况需要预先加盖公章的，必须经公司法定代表人或其授权的副总经理批准，并在盖章后对文件内容进行严格控制。2.公章的使用不得超出规定的使用范围，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。3.未经公司书面授权，任何部门和个人不得擅自将公章携带外出使用。如因业务需要确需携带公章外出的，必须经公司法定代表人或其授权的副总经理批准，并办理书面审批手续。携带公章外出期间，公章保管人员应确保公章安全，不得将公章交予他人使用或脱离自己的视线范围。公章的借用借用原则1.公章借用应严格控制，确因工作需要借用公章的，必须按照规定的流程进行申请和审批。2.公章借用期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用期限的，必须提前向审批人说明原因，并办理延期手续。借用流程1.公章借用申请人应填写《公章借用申请表》，详细说明借用公章的事由、借用期限、归还时间等信息，并加盖申请人所在部门公章。2.将填写完整的《公章借用申请表》提交给相关部门负责人进行审核。审核通过后，部门负责人在申请表上签字确认。3.根据公章的使用类型，将申请表提交给相应的审批人进行审批。具体审批流程同公章使用审批流程。4.审批通过后，公章保管人员将公章借给借用申请人，并在《公章借用登记表》上进行登记。登记内容包括借用日期、借用部门、申请人、审批人、借用期限、归还时间等信息。5.公章借用申请人应在借用期限届满前及时归还公章。归还时，公章保管人员应对公章进行检查，确保公章完好无损、无使用异常情况。如发现公章有损坏或使用异常情况，应及时查明原因，并报告行政管理部门。经确认无误后，在《公章借用登记表》上注明归还日期，并由公章保管人员签字确认。公章的监督与检查监督机制1.公司行政管理部门负责对公章的使用和保管情况进行定期监督检查，确保公章使用符合规定流程，保管安全可靠。2.公司审计部门有权对公章的使用和保管情况进行不定期审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。检查内容1.公章保管人员是否严格按照规定保管公章，公章存放环境是否安全。2.公章使用是否按照规定的流程进行审批，审批手续是否齐全。3.公章使用记录是否完整、准确，是否及时进行登记和归档。4.公章使用是否超出规定的使用范围，是否存在违规使用公章的情况。问题处理1.对于监督检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达《公章管理整改通知书》，要求相关责任人限期整改。2.责任人应按照整改通知书的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定时间内完成整改。整改完成后，应向行政管理部门提交整改报告。3.对于违规使用公章的行为，公司将视情节轻重，按照公司相关规定对责任人进行严肃处理；