公司内部群管理制度

公司内部群管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部沟通与协作，规范公司内部群的使用与管理，提高工作效率，确保信息传递的及时、准确、安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工加入的各类内部工作群，包括但不限于部门群、项目群、跨部门协作群等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司内部群由行政部门统一进行创建、维护与管理。2.实名原则：群成员一律使用真实姓名，便于识别与沟通。如有特殊情况需要使用昵称，需向群管理员报备并说明原因。3.规范发言原则：群成员应遵守国家法律法规及公司各项规章制度，文明发言，不得发布与工作无关的内容。4.及时回复原则：对于工作群内的重要信息、任务安排等，群成员应及时阅读并回复，确保工作的顺利推进。二、群成员管理（一）入群要求1.公司员工因工作需要加入内部群的，由所在部门负责人向行政部门提出申请，行政部门审核通过后，由群管理员邀请其加入相应群组。2.新员工入职后，由行政部门在入职培训时统一介绍公司内部群的相关规定，并协助其加入所在部门群及其他必要的工作群。（二）成员职责1.群管理员职责负责群的日常管理工作，包括成员的邀请、移除，群公告的发布、修改等。维护群内秩序，及时处理群成员的违规行为，对严重违规者有权提出警告或移除群聊处理。定期清理长期不活跃成员，确保群成员的有效性和活跃度。协助群成员解决工作中遇到的问题，促进群内信息的有效流通。2.普通群成员职责严格遵守本群管理制度，按照规定的内容和方式发言，不得随意发布无关信息。积极参与群内讨论，及时回复工作相关问题，分享工作经验和资源，促进团队协作。对于群内安排的工作任务，应认真负责地完成，并及时反馈进展情况。尊重他人意见，不得在群内进行人身攻击、恶意诋毁等不良行为。（三）退群与移除1.员工离职或因工作变动不再需要留在群内时，应主动向群管理员提出退群申请，由群管理员进行操作。2.若群成员违反本管理制度，经群管理员提醒后仍不改正，群管理员有权将其移除出群。移除成员时，应向所在部门负责人说明情况。三、群信息发布与管理（一）信息发布内容1.工作相关信息公司重要决策、通知、公告等，由行政部门或相关负责人发布。部门工作安排、任务分配、进度汇报等，由各部门负责人发布。项目进展情况、问题反馈、解决方案等，由项目负责人发布。与工作相关的业务知识、行业动态、经验分享等，鼓励群成员积极发布。2.其他信息涉及员工福利、活动通知等与员工切身利益相关的信息，由行政部门发布。经公司领导批准的其他特殊信息。（二）信息发布要求1.发布信息应确保内容真实、准确、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的表述。2.重要信息发布前应进行审核，确保符合公司政策和法律法规要求。对于涉及公司机密的信息，应严格按照公司保密制度进行发布与管理。3.发布信息时应明确主题和目的，避免无关内容的干扰。如有需要，可以添加相关附件或链接。4.鼓励群成员对工作相关信息进行讨论和交流，但应保持理性和客观，不得进行情绪化或攻击性发言。（三）信息发布流程1.由信息发布责任人撰写信息内容，经本部门负责人审核确认后，发送给群管理员。2.群管理员对收到的信息进行再次审核，确认无误后在相应群内发布。如需紧急发布的信息，可先由发布责任人直接发布，但事后应及时补办审核手续。（四）群公告管理1.群公告是群内重要信息的集中展示，群管理员应定期发布群公告，内容包括但不限于群规、近期工作重点、重要通知等。2.群公告发布后，群成员应认真阅读并遵守相关规定。如有疑问或建议，可及时与群管理员沟通。3.群管理员应根据群内工作情况及时更新群公告内容，确保信息的时效性和准确性。四、群内沟通规范（一）语言规范1.群成员应使用文明、礼貌、规范的语言进行交流，避免使用粗俗、低俗、攻击性语言。2.语言表达应清晰、简洁，避免冗长、复杂的句子，以便于其他成员理解。3.在交流过程中，应尊重不同地区、不同文化背景成员的语言习惯，尽量避免因语言差异引起的误解。（二）沟通方式1.工作群内提倡以文字形式进行沟通，对于重要信息、紧急事项等，应确保文字表述准确无误。如需语音沟通，应事先征得对方同意，并尽量控制语音时长，确保语音内容清晰可听。2.在讨论工作问题时，应条理清晰地表达自己的观点和建议，避免混乱无序的发言。如有不同意见，应理性阐述理由，进行充分的沟通与协商，共同寻求最佳解决方案。3.对于工作群内的重要决策、任务安排等，相关责任人应及时进行回复确认，确保信息传达的有效性和工作执行的准确性。（三）沟通频率1.群成员应保持适度的沟通频率，确保工作信息的及时传递和问题的及时解决。但同时也要避免过度频繁的刷屏行为，影响其他成员的正常工作。2.对于紧急工作任务，相关人员应随时保持沟通，及时汇报工作进展和遇到的问题，以便及时协调解决。3.在非工作时间或节假日，如无紧急工作需要，应尽量减少在群内发布无关信息，避免打扰其他成员休息。五、群内活动管理（一）活动发起1.公司内部群可组织各类与工作相关的活动，如培训分享会、经验交流会、团队建设活动等。活动发起前，应由发起部门或个人填写活动申请表，详细说明活动主题、目的、时间、地点、参与人员等信息，经所在部门负责人审核后提交行政部门审批。2.行政部门对活动申请表进行审核，重点审核活动内容是否符合公司发展战略和员工需求，活动安排是否合理，安全措施是否到位等。审核通过后，由行政部门协助发起部门或个人组织实施活动。（二）活动组织与参与1.活动发起部门或个人负责活动的具体组织实施工作，包括活动场地布置、资料准备、人员通知等。在活动过程中，应积极引导群成员参与互动，确保活动效果。2.群成员应积极响应公司组织的各类活动，按时参加活动并遵守活动纪律。如有特殊情况无法参加，应提前向活动组织者请假说明原因。3.活动结束后，活动组织者应及时对活动进行总结，收集群成员的反馈意见和建议，以便今后改进活动组织工作。同时，可将活动照片、视频、总结报告等在群内分享，扩大活动影响力。（三）活动经费管理1.公司内部群组织活动所需经费，按照公司财务制度进行申请和报销。活动发起部门或个人应在活动结束后及时整理相关费用票据，填写费用报销单，经所在部门负责人审核、财务部门审批后进行报销。2.活动经费应专款专用，严格控制费用支出，确保经费使用合理、合规、透明。对于超预算的活动费用，需提前向行政部门和财务部门说明情况并获得批准。六、群安全管理（一）信息安全1.群成员应严格遵守公司保密制度，不得在群内发布、传播涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感信息。2.对于工作中涉及的重要文件、资料等，如需在群内共享，应进行加密处理，并提醒群成员注意保密。3.如发现群内存在信息泄露风险或可疑情况，群成员应及时向群管理员报告，由群管理员采取相应措施进行处理。（二）网络安全1.禁止在群内发布未经公司授权的网络链接、文件下载等内容，避免因点击不明链接或下载不明文件导致公司网络安全受到威胁。2.群成员应注意保护个人账号安全，避免使用简单易猜的密码，并定期更换密码。如发现账号被盗用或存在安全风险，应及时通知群管理员和公司相关部门。3.公司行政部门应定期对公司内部群的网络安全情况进行检查和维护，确保群内信息传递的安全稳定。（三）防范恶意信息1.群管理员应密切关注群内信息动态，及时发现并删除恶意信息、谣言、广告等不良内容。对于发布恶意信息的群成员，应按照本管理制度进行严肃处理。2.群成员如收到可疑信息或涉及诈骗、骚扰等内容，应保持警惕，不要轻易相信和转发，并及时向群管理员或公司相关部门报告。七、监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对公司内部群的使用与管理情况进行日常监督，定期检查群成员的发言记录、信息发布情况等，确保群内秩序良好、信息传递规范。2.设立群内监督举报机制，鼓励群成员对违反本管理制度的行为进行监督和举报。对于举报信息，行政部门应及时进行核实和处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核办法1.将员工在公司内部群的表现纳入个人绩效考核体系，作为评价员工工作态度、团队协作能力等方面的重要依据。2.对于积极参与群内讨论、及时回复工作问题、主动分享工作经验和资源的员工，在绩效考核中给予适当加分