保密管理制度及规定

保密管理制度及规定一、总则（一）目的为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本保密管理制度及规定。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员、实习生等。（三）定义1.公司秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。包括但不限于产品配方、工艺流程、技术诀窍、客户资料、市场策略、财务数据等。2.保密信息：涵盖公司秘密以及在工作过程中接触到的其他需要保密的信息，如尚未公开的项目计划、会议纪要、内部文件等。二、保密措施（一）物理隔离1.对于涉及公司秘密的文件、资料、设备等，应存放在专门的保密区域，如保密文件柜、机房等，并设置相应的门禁系统，限制无关人员进入。2.对处理敏感信息的办公区域进行独立划分，设置明显的标识，提醒员工注意保密。（二）文件管理1.文件分类：将文件分为绝密、机密、秘密三个等级，并根据等级采取不同的保管和处理措施。绝密文件：是公司最重要的秘密，一旦泄露会给公司带来极其严重的损失。如公司核心技术资料、重大商业决策等。机密文件：涉及公司重要业务信息，泄露后会对公司造成较大损害。如关键客户信息、重要财务数据等。秘密文件：包含一般性的公司信息，泄露后可能对公司产生一定影响。如普通业务文件、内部规章制度等。2.文件标识：在文件首页左上角显著位置标明文件等级，并加盖相应的保密印章。3.文件存储：绝密、机密文件应存放在专用的保密柜中，实行双人双锁管理；秘密文件可存放在普通文件柜中，但应放置在保密区域内。4.文件借阅：严格控制文件借阅流程，借阅人需填写借阅申请表，注明借阅目的、归还时间等，经审批后方可借阅。绝密文件原则上不外借，如有特殊情况需经公司高层领导批准。5.文件传递：传递机密以上文件时，应通过专人或加密电子传输方式进行，并做好签收记录。严禁通过普通邮件、快递等方式传递敏感文件。6.文件销毁：对于不再需要保存的文件，应按照规定进行销毁。绝密、机密文件需采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并填写销毁记录；秘密文件可采用碎纸机粉碎后丢弃。（三）计算机管理1.网络安全：公司内部网络与外部网络进行物理隔离，设置防火墙，防止外部非法入侵。安装正版杀毒软件和防火墙，并定期更新病毒库和系统补丁，确保计算机系统安全。2.账号管理：员工应使用公司统一分配的账号和密码登录计算机系统，严禁使用他人账号或共享账号。定期更换密码，密码应包含字母、数字和特殊字符，长度不少于一定位数。3.数据存储：重要数据应进行定期备份，备份数据存储在安全的位置，如外部硬盘、磁带库等，并异地存放。严禁将公司敏感数据存储在个人移动存储设备或未经公司批准的外部服务器上。4.信息发布：在公司内部网站或其他公开渠道发布信息时，应严格遵守审批流程，确保发布的信息不涉及公司秘密。禁止在个人社交媒体、论坛等平台发布公司敏感信息。5.移动设备管理：对员工使用的移动设备（如笔记本电脑、手机等）进行登记备案，并安装必要的安全软件。严禁在移动设备上存储公司机密文件，如需处理敏感信息，应使用公司指定的加密软件进行加密。（四）人员管理1.入职培训：新员工入职时，应进行保密培训，使其了解公司保密制度和规定，明确保密责任和义务。2.签订协议：员工入职后，应与公司签订保密协议，明确保密范围、保密期限、违约责任等内容。3.日常教育：定期组织保密教育活动，提高员工的保密意识，提醒员工注意日常工作中的保密事项。4.离职管理：员工离职时，应进行离职审计，归还所有公司文件、资料和设备，并签订离职保密承诺书，承诺离职后继续履行保密义务。三、保密责任（一）公司责任1.为员工提供必要的保密培训和教育，提高员工的保密意识和技能。2.建立健全保密管理制度和监督机制，确保保密措施的有效执行。3.对违反保密制度的行为进行调查处理，并根据情节轻重给予相应的处罚。（二）员工责任1.严格遵守公司保密制度和规定，自觉保守公司秘密。2.妥善保管公司文件、资料和设备，不得擅自复制、传播、泄露公司秘密。3.在工作中，如发现公司秘密有泄露风险，应及时采取措施，并向公司报告。4.未经公司书面同意，不得在其他单位兼职或从事与公司有竞争关系的业务，不得利用公司秘密为个人或其他单位谋取利益。四、保密监督与检查（一）监督机构公司设立保密管理委员会，负责对公司保密工作进行全面监督和指导。保密管理委员会由公司高层领导和相关部门负责人组成。（二）检查方式1.定期检查：保密管理委员会定期对公司保密工作进行检查，包括文件管理、计算机管理、人员管理等方面，确保保密制度的有效执行。2.不定期抽查：保密管理委员会不定期对公司各部门的保密工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对公司重要项目、关键岗位等进行专项保密检查，确保重点领域的保密工作落实到位。（三）问题处理1.对于检查中发现的违反保密制度的行为，保密管理委员会应及时进行调查，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.对违反保密制度给公司造成损失的员工，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿公司因此遭受的损失。五、奖励与处罚（一）奖励1.对在保密工作中表现突出的员工，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.员工及时发现并阻止公司秘密泄露，为公司挽回重大损失的，公司将给予特别奖励。（二）处罚1.警告：对于初次违反保密制度，情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其立即改正。2.罚款：对违反保密制度，给公司造成一定损失的员工，根据损失大小处以相应的罚款。3.解除劳动合同：对于严重违反保密制度，给公司造成重大损失或泄露公司核心秘密的员工，公司将解除劳动合同，并依法追究其法律责任。4.法律责任：员工违反保密制度，给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿损失；构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑