会计局采购管理制度

会计局采购管理制度总则目的为规范会计局采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。适用范围本制度适用于会计局机关及所属单位的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开透明原则：采购信息应公开，采购过程应透明，接受社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争选择最优供应商，确保采购质量和效益。4.公正原则：采购活动应公正对待所有供应商，不偏袒、不歧视。5.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。采购组织与职责采购决策机构成立采购领导小组，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行决策和监督。采购执行机构设立采购办公室，负责采购活动的具体组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购流程执行、供应商管理等工作。相关部门职责1.使用部门：提出采购需求，参与采购文件评审，负责采购项目的验收。2.财务部门：负责采购预算编制、资金支付审核等工作。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购合规。采购预算管理预算编制1.使用部门应根据工作需要和事业发展规划，在每年规定时间内编制采购预算草案。2.采购预算应明确采购项目、数量、规格、金额等内容，并按照规定的预算编制格式和要求进行填报。3.财务部门对采购预算草案进行审核汇总，报采购领导小组审议后，按照规定程序报上级部门审批。预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报原审批部门批准。预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.审计部门对采购预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的真实性、合法性和效益性。采购需求管理需求调研1.使用部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的价格、质量、性能等情况。2.采购办公室协助使用部门开展需求调研工作，提供相关市场信息和采购建议。需求确定1.使用部门根据调研结果，结合工作实际，确定采购项目的具体需求，包括技术规格、数量、质量标准、服务要求等。2.采购需求应明确、清晰、合理，避免出现模糊不清或歧义性的表述。需求变更1.在采购活动实施过程中，如因特殊原因需要变更采购需求的，使用部门应提出书面申请，说明变更的原因、内容和影响。2.采购办公室对需求变更申请进行审核，报采购领导小组批准后，按照变更后的需求组织采购活动。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。采购文件编制招标文件1.公开招标和邀请招标采购项目应编制招标文件。2.招标文件应包括招标公告（投标邀请书）、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。谈判文件1.竞争性谈判采购项目应编制谈判文件。2.谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购需求、谈判程序、成交标准、合同条款等内容。询价文件1.询价采购项目应编制询价文件。2.询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价要求、评审方法等内容。单一来源采购文件1.单一来源采购项目应编制单一来源采购文件。2.单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请函、采购需求、供应商提供的货物或者服务情况说明、合同条款等内容。采购文件审核1.采购办公室负责采购文件的编制工作，编制完成后报采购领导小组审核。2.采购领导小组对采购文件的合法性、完整性、公正性等进行审核，提出修改意见，确保采购文件符合要求。采购程序招标采购程序1.发布招标公告（投标邀请书）：采购办公室在规定媒体上发布招标公告（投标邀请书），邀请潜在供应商参加投标。2.发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并提供相关答疑服务。3.开标：按照招标文件规定的时间、地点开标，公开唱标，公布投标人名称、投标价格等内容。4.评标：组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。5.中标公示：将中标候选人名单在规定媒体上进行公示，公示期不得少于3个工作日。6.签订合同：公示无异议后，采购人与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判采购程序1.成立谈判小组：由采购办公室和有关专家组成谈判小组，成员人数应为单数，其中专家不得少于成员总数的三分之二。2.制定谈判文件：采购办公室根据采购需求制定谈判文件。3.邀请供应商：向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。4.谈判：谈判小组与供应商进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。6.签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同。询价采购程序1.成立询价小组：由采购办公室和有关专业人员组成询价小组，成员人数应为单数，其中专业人员不得少于成员总数的三分之二。2.确定被询价的供应商名单：采购办公室根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。5.签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同。单一来源采购程序1.成立采购小组：由采购办公室和有关专业人员组成采购小组，成员人数应为单数，其中专业人员不得少于成员总数的三分之二。2.协商：采购小组与供应商进行协商，就采购项目的价格、技术、服务等条款达成一致意见。3.确定成交供应商：采购小组根据协商结果，确定成交供应商，并将结果通知所有参与协商的供应商。4.签订合同：采购人与成交供应商签订采购合同。供应商管理供应商资格审查1.采购办公室建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.供应商应具备《中华人民共和国政府采购法》规定的条件，并提供相关证明材料。供应商选择1.根据采购项目的需求和特点，从符合资格条件的供应商中选择若干家作为候选供应商。2.通过综合评估供应商的信誉、业绩、产品质量、价格、服务等因素，确定最终的供应商。供应商评价1.建立供应商评价机制，定期对供应商的履约情况进行评价。2.评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、合同履行情况等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。供应商信息管理1.采购办公室建立供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等。2.定期更新供应商信息库，确保信息的准确性和完整性。采购合同管理合同签订1.采购人与供应商应当按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方法、付款方式等条款。合同履行1.采购合同签订后，采购人和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购人应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付货物或提供服务。合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购人和供应商应协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同终止1.采购合同履行完毕，合同终止。2.因不可抗力或其他法定原因导致合同无法履行的，合同终止。3.合同终止后，采购人和供应商应按照合同约定办理结算和清理手续。合同档案管理1.采购办公室负责采购合同档案的管理工作，对合同文件进行整理、归档、保管。2.合同档案应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购文件、验收报告、付款凭证等资料。采购验收管理验收组织1.采购项目完成后，使用部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应由使用部门、采购办公室、财务部门等相关人员组成，必要时可邀请专业技术人员或第三方机构参与验收。验收标准1.验收小组应按照采购合同约定的质量标准、技术规格等要求进行验收。2.验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量、性能、外观等，以及服务的内容、标准、质量等。验收程序1.供应商完成交货或提供服务后，应向使用部门提交验收申请。2.使用部门收到验收申请后，组织验收小组进行验收。3.验收小组通过查阅资料、实地查看、测试检验等方式对采购项目进行验收，并填写验收报告。4.验收报告应包括验收项目、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收结果处理1.验收合格的，采购办公室按照合同约定办理付款手续。2.验收不合格的，采购办公室应及时通知供应商进行整改，整改后重新组织验收。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格的，采购办公室应按照合同约定追究供应商的违约责任。采购监督与投诉处理采购监督1.审计部门对采购活动进行全过程审计监督，确保采购活动的合法性、合规性和效益性。2.财政部门对采购活动进行监